Формирование содержания положений о подразделениях

Основными нормативными документами, содержащими систему распределения полномочий на предприятии, являются положения о подразделениях и должностные инструкции.

Положение представляет собой внутренний организационно-методи­че­ский норматив организации, определяющий порядок создания и ликвидации, место, роль, полномочия и взаимодействие каждого её подразделения [8].

Положения о структурных подразделениях целесообразно разрабатывать на основе матрицы функционального взаимодействия, о которой говорилось в предыдущем подразделе.

Разработка положений о структурных подразделениях базируется на следующих принципах:

1) функции подразделений должны определяться теми, кто самым непосредственным образом участвует, зависит, а главное – содержательно использует их результаты;

2) принцип постоянной заинтересованности и соответствующего участия в этих процессах каждого подразделения;

3) унификация структуры нормативно-методических материалов организации обусловливает достаточно жесткие требования к определению содержания и наименования их разделов, которые должны четко и однозначно применяться в самых разнообразных подразделениях.

Положения должны разрабатываться на каждое структурное подразделение аппарата управления предприятия. В положениях устанавливаются рациональное распределение целей, функций между структурными подразделениями, взаимоотношения с другими подразделениями, регламент прав и ответственности руководителей подразделений.

Положения о структурных подразделениях являются юридическими документами и предусматривают принцип однозначной ответственности за невыполнение обязанностей. Положения о подразделениях включают следующие разделы:

– общие положения;

– цели деятельности;

– функции;

– организационную структуру подразделения;

– взаимосвязи с другими подразделениями;

– права начальника подразделения;

– ответственность начальника подразделения.

По мере необходимости положение должно пересматриваться и уточняться. В качестве примера в прил. 1 приведено положение о структурном подразделении.

Характерными недостатками действующих положений в организациях являются:

 нечеткость и запутанность, что способствует пересечению функций;

 рассогласование обязанностей, прав и ответственности, что удлиняет процессы принятия и реализации решений, нередко порождает конфликты, снижает уровень ответственности исполнителей;

 неполный перечень всех функций и обязанностей (в основном описываются внешние, специальные функции, но мало отражаются функции информационные, учета, контроля, нормирования);

 предпочтительная ориентация на текущую, оперативную работу при игнорировании функции перспективного направления работ, хотя такая работа, даже выполненная качественно и вовремя, не обеспечивает интенсивного развития производства и конкурентоспособности организации;

 отсутствие механизма контроля возложенных функций и обязанностей (хотя систематическая оценка труда работников и, прежде всего, выполнение ими возложенных на них функций создают здоровый психологический климат в подразделении, имеют важное психологическое значение для развития сотрудников, особенно в профессиональном отношении, а также большое воспитательное значение);

 отсутствие многих современных прогрессивных принципов и методов управления, что снижает эффективность и качество управления;

 непрозрачность отражаемых взаимосвязей документооборота организации, так как в них определяются потоки информации, но не называются конкретные документы;

 слабая формализация управленческого взаимодействия по горизонтали, между смежными подразделениями, поэтому их эффективность часто зависит от того, сложились или не сложились личные отношения между руководителями соответствующих подразделений;

 неопределенность роли положений и должностных инструкций в системе управления и отсутствие принципов их развития и совершенствования, что приводит к быстрому старению разработанных положений, они не отслеживают непрерывно происходящие изменения в производстве, структуре, системе управления, в кадровом корпусе организации, а в конечном итоге положения и должностные инструкции перестают играть активную организующую роль в системе управления;

 непринятие участия самих руководителей в разработке этих документов.

Ликвидация указанных проблем оптимизирует должностные инструкции и систему делегирования полномочий в организации, искомым состоянием которой является классификационная упорядоченность функций и обязанностей подразделений.

Классификация позволяет глубже вникнуть в работу подразделений, охватить все стороны их деятельности, унифицировать процесс разработки. Внешние функции и обязанности проявляются во взаимодействии с производством, смежными службами, внешней средой, внутренние – внутри подразделения. Специальные функции и обязанности характерны только для работы данного подразделения, а общие – для всех или большинства подразделений. Рутинные функции и обязанности повторяются периодически и выполняются по неизменной технологии, творческие – всегда по-новому.

Каждому виду функций соответствует свой метод планирования, контроля, стимулирования. Работы по стабильным рутинным функциям и обязанностям, у которых постоянны входные и выходные формы документов и сроки выполнения, не вписываются в планы отдела. Основанием для их выполнения являются положения о подразделениях или должностные инструкции, куда они вписываются в конкретной форме.

Внутренние функции большей частью контролируются непосредственным руководителем, стоящим ступенью выше по иерархической лестнице, а внешние – производственными и функциональными службами, для которых выполняются работы или которые являются следующим звеном в последовательности прохождения этих работ. Творческие функции требуют больше внимания, усилий, квалификации, знаний, энергии, обеспечивают развитие и конкурентоспособность организации и поэтому выше оплачиваются и стимулируются.

В целом классификационная упорядоченность позволяет логически соразмерить все функции, определить объективную роль каждой в процессе управления, найти рациональный метод ее планирования и контроля и благодаря этому повысить организующую роль положений и инструкций в системе управления.