Понятие, состав и роль администрации в организации

В русском языке слово «администрация» имеет несколько значений:

– органы исполнительной власти и управления;

– должностные лица управления, руководящий персонал какой-либо организации;

– распорядители, ответственные устроители, исполнители;

– подразделение, комплексно обеспечивающее процессы функционирования и управления в организации.

В организации администрация находится на верхнем уровне управления и частично охватывает средний уровень.

Администрация – подразделение, комплексно обеспечивающее процессы функционирования и управления в организации [25].

На практике под администрацией понимается одноименное подразделение организации и состав руководителей. Официальное выделение администрации в каждой организации является необходимым как для внешних контрагентов, так и для членов организации. Состав, позиционирование и полномочия администрации разнообразны.

В организации необходимо закрепление места администрации в организационной структуре управления. Это устанавливает минимально необходимый и максимально возможный состав администрации и определяет ее роль в построении и осуществлении процессов управления организацией.

Делегирование руководителем ряда функций специально подобранным помощникам, их специализация на выполнении конкретных операций обусловили формирование при руководителе организации первых административных подразделений. Это определило место администрации в иерархии управления.

Положение руководителя определяет ее первый уровень, администрация занимает второй уровень, далее идут специалисты, после – исполнители. Специалисты и исполнители управленческих подразделений верхнего уровня не только составляют большинство сотрудников администрации, но и на практике во многом определяют содержание её деятельности. Это, в частности, проявляется в процедурах, структурах, инструкциях взаимодействия представителей администрации организации с внешней средой.

Вся совокупность полномочий и содержание практической деятельности персонала управления по их осуществлению целиком и полностью относятся к администрированию.

На нижнем уровне управления функции менеджмента и администрации объединяются и реализуются руководителем в отношении своих непосредственных подчиненных. Здесь менеджмент, администрация и управляющая система в целом объединяются в своем воздействии на управляемую систему организации.

Администрирование становится непосредственным инструментом менеджмента, вместе с которым руководитель использует и широкий спектр других, например, экономических или психологических мер воздействия. Освоение и применение всего разнообразия форм и методов руководства подчиненными на всех уровнях также во многом обеспечивается администрацией.

Установление иерархии, закрепление полномочий, введение субординации в управляющей системе проявляется при построении организационной структуры, что содержательно разрабатывается, конструктивно разрешается и практически реализуется администрацией организации.

Роль и место администрации в организации зависит от следующих факторов:

– приоритетов собственника в постановке контроля бизнеса;

– специфики деятельности организации;

– динамики рынка;

– экономических показателей работы;

– стиля руководства;

– особенности кадрового состава организации (профессионализм, квалификация);

– уровня развития в организации корпоративных отношений;

– уровня развития в организации конкуренции среди персонала (внутриорганизационная конкуренция).

В организациях с высоким уровнем профессионализма и квалификации постановка и реализация административных функций выполняется безупречно автоматически, в так называемом запрограммированном режиме.

В организациях, где в силу объективных обстоятельств целенаправленно формируются низкоквалифицированные и слабоподготовленные кадры, система администрирования базируется на жёсткой централизации, тотальном контроле и постоянном санкционировании. Неизбежное нарушение законодательства, договорных отношений, ответственности переводит управление ими в латентную, нередко криминальную сферу, что неприемлемо для административного менеджмента.

Состав администрации представляет собой перечень должностей, входящих в неё.

В табл. 8.1 представим в качестве примера состав администрации в государственной (муниципальная администрация одного из городов РФ) и коммерческой (небольшая коммерческая организация) структурах.

Таблица 8.1