Разработка, согласование и применение должностной инструкции

Положения о подразделениях организаций не обеспечивают администрирования деятельности внутри них. Здесь значение приобретает структура организации и подразделений, штатное расписание, состав и содержание должностных инструкций персонала подразделения.

Должностная инструкция является одним из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем.

Должностная инструкция – это правовой акт, регламентирующий организационно-правовое положение работника, его обязанности, права и ответственность и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Таким образом, должностная инструкция определяет состав и содержание должностных обязанностей сотрудника и фактически реализуемый им спектр взаимодействия внутри подразделения, всей организации и вне её.

Процесс разработки должностной инструкции состоит из ряда этапов (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Процесс разработки должностной организации

При разработке должностных инструкций рекомендуется ввести положение о разработке должностных инструкций, в котором оговаривается порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указываются лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.

Можно выделить три метода разработки должностных инструкций:

1) анализ и корректировку существующих кадровых документов;

2) составление должностных инструкций по результатам опроса (анкетирования) сотрудников на рабочих местах;

3) составление должностных инструкций методом, идущим от описания бизнес-процессов.

Должностные инструкции разрабатываются службой управления персоналом организации. Они в обязательном порядке согласуются с юрисконсультом организации и утверждаются руководителем организации. Инструкции составляются на все включенные в штатное расписание должности и объявляются работникам при заключении трудовых договоров. Работники должны быть ознакомлены с должностной инструкцией под роспись. Изменения в должностную инструкцию вносятся только на основании приказа руководителя организации.

Должностные инструкции разрабатываются на основе квалификационных характеристик (требований) к должностям служащих, утвержденных Министерством труда и социального развития РФ.

Основная часть (текст) должностной инструкции обязательно должна иметь следующие разделы:

I. Общие положения – данный раздел должен содержать следующее:

– наименование должности;

– квалификационные требования;

– непосредственная подчиненность;

– наличие и состав подчиненных (для руководящих должностей);

– порядок назначения и освобождения от должности;

– порядок замещения по должности;

– нормативные и организационно-правовые документы, которыми руководствуется работник в своей деятельности.

II. Функции – в разделе перечисляются основные направления деятельности работника.

III. Должностные обязанности – в данном разделе перечисляются конкретные задачи, операции и т. д., которые выполняет работник.
При этом их целесообразно делить на обязанности:

– выполняемые самостоятельно;

– выполняемые совместно с другими работниками и подразделениями.

IV. Права – в этом разделе указываются права, которыми в пределах своей компетенции обладает работник для выполнения возложенных на него должностных функций и обязанностей.

V. Ответственность – данный раздел содержит описание меры ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством РФ.

При необходимости в документ могут быть внесены и дополнительные разделы, например:

– критерии оценки качества работы;

– порядок аттестации;

– режим работы;

– взаимоотношения и связи по должности;

– порядок утверждения и изменения должностной инструкции.

Согласованная и утвержденная инструкция должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации. Хранить её следует в соответствии с установленным порядком делопроизводства в отделе кадров организации.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор (контракт) с работником. Она является тем документом, который необходим при разрешении конфликтных ситуаций и трудовых споров между работником организации и работодателем. Должностные инструкции являются практическим инструментом, позволяющим осуществлять разделение труда в организации. В качестве примера в прил. 2 приведена должностная инструкция.

Контрольные вопросы и задания

1. В чём заключается матричное моделирование функционального взаимодействия?

2. Что представляет собой функциональная матрица?

3. Из каких основных этапов состоит анализ, проводимый на основе функциональной матрицы?

4. Что такое положение о структурных подразделениях?

5. На каких основных принципах базируется разработка положений о структурных подразделениях?

6. Из каких основных разделов должно состоять положение о структурном подразделении?

7. Охарактеризуйте основные разделы положения о структурном подразделении организации на примере конкретного отдела (управления).

8. Перечислите основные недостатки положений о структурных подразделениях, характерные для большинства организаций в настоящее время.

9. Что подразумевается под классификационной упорядоченностью функций и обязанностей структурных подразделений?

10. Что представляет собой должностная инструкция?

11. Из каких основных этапов состоит процесс разработки должностной инструкции?

12. Кто отвечает за составление должностной инструкции в организации?

13. Какие методы могут быть использованы при разработке должностных инструкций?

14. Из каких основных разделов в обязательном порядке должна состоять должностная инструкция?

15. Какие дополнительные разделы на усмотрение организации могут быть внесены в должностную инструкцию.

Рекомендуемая литература:[6, 8, 9, 12, 13, 20, 25, 27].