Понятие и виды офисных технологий

Офис – это место, где совершается служба и деловые операции, а также совокупность коммуникационных технологий для обмена информацией в целях поиска оптимальных управленческих решений.

Офисные технологии – информационные технологии, объект и результат которых определяются потребностями реализации управленческой деятельности в рамках конкретной формы осуществления офисной деятельности. Они представляют собой совокупность коммуникационных технологий, позволяющих оптимизировать деятельность по управлению современной организацией.

Объектом офисной технологии является тот или иной вид информационных ресурсов, используемых при реализации задач, работ, процедур и операций информационного обслуживания управленческой деятельности.

Знание офисных технологий необходимо менеджерам и исполнителям разного уровня. В современном офисе можно выделить несколько видов офисных технологий (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Виды офисных технологий, применяемых в управлении организацией

Большая часть управленческой информации фиксируется в виде документов. Ведение документации (делопроизводство) предполагает знание правил создания документов, их оформления, согласования, продвижения на предприятии и хранения.

В связи с практикой введения электронного документооборота сотрудники современного офиса должны владеть методами и средствами обработки электронных документов.

В настоящее время номенклатура технических средств управления претерпевает существенные изменения. На российском рынке появляется разнообразная офисная техника ведущих мировых фирм-произво­ди­телей. Повышается скорость и качество работы, расширяются функции и сервисные возможности офисных аппаратов. Появились принципиально новые экологически безопасные технологии, позволяющие использовать современные технические средства непосредственно в офисе, на рабочих местах сотрудников. Образовались мощные интегрированные системы, сочетающие различные технологии. Технические средства оснащаются процессорами, памятью. Возникла возможность их подключения к персональным компьютерам или включения в корпоративные вычислительные сети в качестве отдельных терминалов.

В связи с расширением и усложнением номенклатуры технических средств пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических средств и конкретных моделей офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь делопроизводственных, процессов.

Более полная классификация технических средств, в основе которой заложен функциональный принцип, предполагает деление средств организационной техники на девять классов (табл. 9.1).

Таблица 9.1