Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника



Организация работы с документами в организации

Читайте также:
  1. Cтруктуры внешней памяти, методы организации индексов
  2. FDDI. Кадр. Процедуры управления доступом к кольцу и инициализации работы кольца.
  3. I. Задачи настоящей работы
  4. I. Повышение управляемости организации при внедрении процессного подхода.
  5. II. Организация выполнения курсовой работы
  6. II. Организация проведения аттестации
  7. II. Организация проведения аттестации
  8. II.6.2.) Организация и правоспособность корпораций.
  9. III. Защита курсовой работы
  10. III. КАКАЯ ИНФОРМАЦИЯ НУЖНА РУКОВОДСТВУ ДЛЯ РАБОТЫ

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [27].

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами на предприятии [8].

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документооборот в организации образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Выделяют несколько этапов документооборота:

1) прием и первичную обработку (или экспедиционную обработку) поступающих в организацию документов;

2) предварительное рассмотрение документов;

3) регистрацию документов;

4) организацию движения документов внутри организации (включающую информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

5) обработку (экспедиционную) исполненных и отправляемых документов.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

При организации работы с документами необходимо чётко распределить ответственность и полномочия по управлению документами между всеми работниками организации: руководителями (менеджерами); специалистами в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудниками (персоналом) организации. Для этого в организации должны устанавливаться и внедряться руководящие указания и регламенты работы с документами.

Важную роль в ведении делопроизводства в организации, особенно при смешанной форме делопроизводства, играют работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, – секретари, делопроизводители. Как правило, эти должности занимают лица, не имеющие специальной подготовки в области документационного обеспечения или, в лучшем случае, получившие начальную подготовку на курсах повышения квалификации. Однако эти работники выполняют очень важную делопроизводственную функцию – организацию делопроизводства в структурном подразделении.



Специалист структурного подразделения должен знать, что подготовленный им проект документа необходимо завизировать у всех заинтересованных лиц, а затем представить на подпись руководителю, после чего документ должен быть передан в службу документационного обеспечения (секретарю) на регистрацию и отправку (передачу) адресату.

Руководители структурных подразделений и руководители высшего звена также должны владеть определенным комплексом знаний об организации работы с документами, но для них важны в первую очередь те вопросы, которые непосредственно связаны с процедурой принятия решений и их исполнением.

Особое внимание при работе с документами уделяется документам, которые содержат конфиденциальную информацию, которая может составлять коммерческую, государственную и иную тайну, за разглашение которой отдельные должностные лица несут ответственность. В прил. 3 в качестве примера приведено положение о коммерческой тайне в организации, которое наглядно показывает, какие конкретно сведения могут составлять коммерческую тайну в данной организации.



 


Дата добавления: 2015-01-01; просмотров: 17; Нарушение авторских прав


<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
В прил. 3 приведены наиболее общие требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов строительных норм и правил. | Понятие и виды информационных технологий в управлении
lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2020 год. (0.008 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты