Организация работы с документами в организации

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [27].

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами на предприятии [8].

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документооборот в организации образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Выделяют несколько этапов документооборота:

1) прием и первичную обработку (или экспедиционную обработку) поступающих в организацию документов;

2) предварительное рассмотрение документов;

3) регистрацию документов;

4) организацию движения документов внутри организации (включающую информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

5) обработку (экспедиционную) исполненных и отправляемых документов.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

При организации работы с документами необходимо чётко распределить ответственность и полномочия по управлению документами между всеми работниками организации: руководителями (менеджерами); специалистами в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудниками (персоналом) организации. Для этого в организации должны устанавливаться и внедряться руководящие указания и регламенты работы с документами.

Важную роль в ведении делопроизводства в организации, особенно при смешанной форме делопроизводства, играют работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, – секретари, делопроизводители. Как правило, эти должности занимают лица, не имеющие специальной подготовки в области документационного обеспечения или, в лучшем случае, получившие начальную подготовку на курсах повышения квалификации. Однако эти работники выполняют очень важную делопроизводственную функцию – организацию делопроизводства в структурном подразделении.

Специалист структурного подразделения должен знать, что подготовленный им проект документа необходимо завизировать у всех заинтересованных лиц, а затем представить на подпись руководителю, после чего документ должен быть передан в службу документационного обеспечения (секретарю) на регистрацию и отправку (передачу) адресату.

Руководители структурных подразделений и руководители высшего звена также должны владеть определенным комплексом знаний об организации работы с документами, но для них важны в первую очередь те вопросы, которые непосредственно связаны с процедурой принятия решений и их исполнением.

Особое внимание при работе с документами уделяется документам, которые содержат конфиденциальную информацию, которая может составлять коммерческую, государственную и иную тайну, за разглашение которой отдельные должностные лица несут ответственность. В прил. 3 в качестве примера приведено положение о коммерческой тайне в организации, которое наглядно показывает, какие конкретно сведения могут составлять коммерческую тайну в данной организации.