Создание базы данных (БД)

В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной упорядоченной информации, объединенной вместе по определенному признаку, например, телефонные списки, списки клиентов, транзакций, активов, пассивов и др. Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно упростить обработку таких данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками.

В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно.

Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях.

Что касается терминов база данных и список, то это фактически синонимы. Но однако, будем придерживаться принятого в Microsoft соглашения и называть таблицы в документах Excel списками. Базой данных будут называть файлы таблиц, созданные другими системами обработки данных, такими как Microsoft Access, dBase или Microsoft FoxPro.

В ячейки электронной таблицы вводятся наименования столбцов таблицы:

-Название магазина (текстовый);

-Улица (текстовый);

-Дом (текстовый);

-Площадь торговых залов, кв. м. (числовой)

-Количество продавцов, чел (числовой)

-Средний объем суточных продаж, р (числовой)

-Средний объем на продавца, р (числовой)

-Средний объем на площадь, р (числовой)

Последние два поля таблицы являются автоматически вычисляемыми полями, кроме того, для выполнения заданий нам потребуются дополнительные данные, которые прямо не относятся к основной базе данных. Это:

-Минимальный объем на продавца (числовой)

-Минимальный объем на площадь (числовой)

Рис. 1. База данных Excel. Показаны вычисляемые поля и дополнительные данные.

Для изменения шрифта, выравнивания, формата данных в ячейке нужно выделить ячейку и воспользоваться командой Формат – Ячейки.

Заполнение вычисляемых полей:

Под заголовком «Средний объем на продавца, р.» выделяется ячейка G7 ивСтроке формул вводится формула, затем нажимается клавиша Enter. Далее с помощью маркера автозаполнения (черный крест возле правого нижнего угла выделенной ячейки или ячеек) заполняются остальные ячейки. Аналогично поступаем и с полем «Средний объем на площадь, р».