КАТЕГОРИИ:
АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Сортировка данных.
Сортировка – это упорядочивание данных по определенным критериям. Для выполнения сортировки данных в табличном процессоре Excel необходимо выполнить следующие действия:
- Выделить область сортируемых данных вместе с заголовками колонок
- Выполнить команду меню Данные – Сортировка
- В появившемся окне установить очередность критериев сортировки, в нашем случае первым критерием является название магазина, вторым – название улицы выхода передачи в эфир, третий критерий остается незаполненным. Также необходимо установить порядок сортировки. Чтобы отсортировать по названиям магазинов в алфавитном порядке устанавливается порядок сортировки по возрастанию. Также по возрастанию устанавливаются и параметр сортировки по названию улицы. Идентификация столбцов БД производится по подписям. Подписями будут являться значения ячеек первой строки в области данных.
Рис. 2. Установка параметров сортировки
После установки необходимых параметров необходимо нажать кнопку «ОК», после чего Excel выполнит сортировку данных.
Использование функций для работы с базами данных для подсчета количества магазинов, в которых экономически эффективными являются объемы среднесуточных продаж как в расчете на продавца, так и на площадь.
Microsoft Excel имеет множество различных функций для обработки данных, в т.ч. и функции для работы с базами данных.
Сам термин «функция» здесь используется в том же значении, что и «функция» в программировании. Функция представляет собой готовый блок программного кода, предназначенный для решения каких-то задач.
Все функции в Excel характеризуются:
-Названием;
-Предназначением (что, собственно, она делает);
-Количеством аргументов (параметров);
-Типом аргументов (параметров);
-Типом возвращаемого значения.
Для подсчета количества передач, соответствующих определенным критериям, используем функцию БСЧЁТА
Функция БСЧЁТА имеет следующий синтаксис:
БСЧЁТА(база_данных;поле;критерий)
где
База_данных — это интервал ячеек, формирующих список или базу данных.
Поле - показывает столбец, используемый в функции.
Аргумент «поле» не является обязательным. Если аргумент «поле» опущен, то функция БСЧЁТА подсчитывает количество записей в базе данных, отвечающих критериям.
Критерий — это интервал ячеек, который содержит задаваемые условия. Любой интервал, который содержит, по крайней мере, одно название столбца и, по крайней мере, одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент критерий.
Для того, чтобы использовать функцию необходимо выбрать нужную ячейку (в ней в дальнейшем отобразится возвращенное функцией значение), установить в нее курсор, ввести в строке формул знак «=», ввести наименование функции и указать в скобках параметры и нажать клавишу ENTER
Рис. 3. Функция БСЧЁТА
Табличный процессор удобно выделяет различными цветами диапазоны ячеек.
Формат описания диапазона ячеек
Диапазон ячеек в Excel задается в следующем формате:
L1:L2
где
L1 – ссылка на первую ячейку диапазона (левый верхний угол)
L2 – ссылка на последнюю ячейку диапазона (правый нижний угол)
В нашем случае диапазон, в котором расположена база данных задается адресами $A$6:$H$25, а диапазон блока критериев адресами $B$31:$C$32
Типы ссылок (типы адресации)
Ссылки в Excel бывают 3-х типов:
- Относительные ссылки (пример: A1);
- Абсолютные ссылки (пример: $A$1);
- Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).
Знак $ здесь никакого отношения к денежным единицам не имеет, это лишь способ указать Excel тип ссылки. Различия между разными типами ссылок можно увидеть, если потянуть за маркер автозаполнения активной ячейки или диапазона ячеек, содержащих формулу со ссылками.
Относительные ссылки
Если вы ставите в какой то ячейке знак «=», затем щелкаете левой кнопкой мыши на какой то ячейке, Excel подставляет после «=» относительную ссылку на эту ячейку. Эта ссылка «запоминает», на каком расстоянии (в строках и столбцах) Вы щелкнули ОТНОСИТЕЛЬНО положения ячейки, где поставили «=» (смещение в строках и столбцах). Например, вы щелкнули на ячейку тремя столбцами левее и на две строки выше. Если после нажатия Enter потянуть вниз за маркер автозаполнения, эта формула скопируется во все ячейки, через которые мы протянули. И в каждой ячейке эта ссылка будет указывать на ячейку, расположенную на 3 столбца влево и 2 строки вверх ОТНОСИТЕЛЬНО положения ссылки. Это можно проверить, дважды щелкнув на одной из скопированных формул, или выделив ее, и нажав F2. Для лучшего понимания вспомните, как ходит шахматный конь. Он ходит буквой «Г» и из центра доски бьёт 8 клеток. «Упростим» немного правило хода коня: представим, что он может ходить только одной буквой «Г» — 2 клетки вперед и одну вправо. На какую бы клетку доски мы не поставим коня, каждый раз он ОТНОСИТЕЛЬНО своего положения отсчитывает смещение в строках и столбцах — 2 строки вверх и один столбец влево. Точно таким же образом работают относительные ссылки, только правило их «хода» задает пользователь. Каждый раз, когда мы тянем за маркер автозаполнения формула, содержащую относительные ссылки, Excel пересчитывает адреса всех относительных ссылок в ней в соответствии с их «правилом хода» (у каждой относительной ссылки в формуле может быть свое «правило»).
Абсолютные ссылки
Как было сказано выше, если потянуть за маркер автозаполнения формулу, содержащую относительные ссылки, Excel пересчитает их адреса. Если же в формуле присутствуют абсолютные ссылки, их адрес останется неизменным. Проще говоря — абсолютная ссылка всегда указывают на одну и ту же ячейку.
Чтобы сделать относительную ссылку абсолютной, достаточно поставить знак «$» перед буквой столбца и адресом строки, например $A$1. Более быстрый способ — выделить относительную ссылку и нажать один раз клавишу «F4», при этом Excel сам проставит знак «$». Если второй раз нажать «F4», ссылка станет смешанной такого типа A$1, если третий раз — такого $A1, если в четвертый раз — ссылка опять станет относительной. И так по кругу.
Смешанные ссылки
Смешанные ссылки являются наполовину абсолютными и наполовину относительными. Знак доллара в них стоит или перед буквой столбца или перед номером строки. Это самый сложный для понимания тип ссылки. Например, в ячейке записана формула «=A$1». Ссылка A$1 относительная по столбцу A и абсолютная по строке 1. Если мы потянем за маркер автозаполнения эту формулу вниз или вверх, то ссылки во всех скопированных формулах будут указывать на ячейку A1, то есть будет вести себя как абсолютные. Однако, если потянем вправо или влево — ссылки будет вести себя как относительные, то есть Excel будет пересчитывать ее адрес. Таким образом, формулы, созданные автозаполнением, будут использовать один и тот же номер строки ($1), но изменится номер столбца (A, B, C…).
Подготовка блока критериев. Контактация строк.
При решении нашей задачи возникла дополнительная проблема. Необходимо автоматически передать данные о минимальных экономически выгодных объемах продаж, которые хранятся в ячейках B27 и B28 и могут быть изменены пользователем, в блок критериев функции БСЧЁТА.
Критерии функции БСЧЁТА для работы с числовыми данными в общем виде представляют собой строки следующего вида:
Оператор сравнения [пробел] число
где
Оператор сравнения– логический оператор = (равно), > (больше), < (меньше), >= (больше или равно), <= (меньше или равно)
Пробел – пробел, не являющийся обязательным символом.
Число –цифровое значение, с которым собственно и производит сравнение обрабатываемых данных функция БСЧЁТА
Пример: >= 5000
Табличный процессор Excel в большинстве случаев автоматически конвертирует (преобразует) числа в строки и обратно в зависимости от выполняемой над данными операции, либо выдает ошибку в случае невозможности конвертации (например, в случае использования такой формулы =23+АБВ). В данном случае нам необходимо сформировать именно строку, а соответственно и указать табличному процессору, чтобы он воспринимал наше число, как часть строки.
Для контактации (соединения) строк в формулах используется оператор & (коммерческое эт, амперсанд).
Например, если в ячейке A1 мы имеем строку «мама мыла», а в ячейке B1 « раму», то если в ячейке C1 написать формулу =A1&B1 мы получим результат «мама мыла раму», а если вместо & использовать знак +,то ошибку #ЗНАЧ!
Также необходимо учитывать то, что строки в формулах должны быть заключены в кавычки. Пример: "строка"
Исходя из указанного выше, формула в ячейке блока критериев функции БСЧЁТА B32должна иметь вид =">= "&$B$27а в ячейке С32 =">="&$B$28
Дата добавления: 2015-01-05; просмотров: 122; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав |