Списки автозаповнення в табличному процесорі MS Excel. Створення списків автозаповнення користувача. Створення списків за допомогою імпорту значень комірок листа.

Списком називають набір рядків таблиці, що містить пов'я­зані між собою дані. Розрізняють списки користувача і спис­ки — бази даних.

Списки користувача створюються користувачем для подаль­шого автозаповнення таблиці даними. Елементами списку ко­ристувача можуть бути або дані, що вже набрані у таблиці, або дані, які вводяться користувачем безпосередньо під час ство­рення списку.

Створення списку користувача на основі існуючих даних

• Виділяється діапазон комірок, який містить елементи майбутнього списку користувача;

• вибирається пункт меню Сервис/Параметры...,

• на вкладниці Списки натискається кнопка Импорт і Ok.

Створення нового списку користувача

• Вибирається пункт меню Сервис/Параметры...;

• на вкладинці Списки вибирається Новый список;

• в зоні Элементы списка вводяться елементи списку, по­чинаючи з першого. Після введення чергового елемента натис­кається клавіша Enter;

• по закінченню введення всіх елементів списку натискає­ться кнопка Добавить і Ok.

Списком (базою даних) називають набір даних, що містить інформацію про певні об'єкти. У Microsoft Excel такою базою даних є таблиця, рядки в якій, починаючи з другого, називають записами, стовпчики — полями. Перший рядок списку містить назви полів (стовпчиків).

Під час створення списку — бази даних у середовищі Microsoft Excel слід дотримуватися певних правил:

• на одному робочому аркуші не можна розміщувати біль­ше одного списку;

• список має бути відокремлений від інших даних робочого аркуша щонайменше одним порожнім стовпчиком і одним по­рожнім рядком;

• список не може містити порожніх рядків (стовпчиків);

• заголовки полів мають бути унікальними, тобто не може бути повторів назв заголовків полів;

• бажано, щоб формати заголовків полів відрізнялися від форматів записів;

• не може бути порожнього рядка або навіть порожньої ко­мірки між заголовками полів і записами;

• в усіх рядках списку в однакових стовпчиках мають роз­ташовуватися однотипні дані.

Список (база даних) Microsoft Excel подано такими параме­трами:

• діапазоном бази даних або іменем діапазону та

• адресами назв полів або їх порядковими номерами у базі даних.

Наприклад, діапазоном бази даних таблиці замовлень є ко­мірки A11:L24 (або ім'я діапазону — Базаі, яке було надане вказаному діапазону), а адресами назв полів є All — поле № п/п (порядковий номер 1), ВИ — поле Прізвище клієнта (порядковий номер 2) і так далі до адреси L11 — поле Спла­чено (порядковий номер 12).