Примечание. Этот вариант доступен, только если у вас на рабочем компьютере установлена программа Access

Этот вариант доступен, только если у вас на рабочем компьютере установлена программа Access. Если вы переходите на Web-страницы SharePoint на чьем-либо компьютере, не имею­щем установленной программы Access, экспорт выполнить не удастся.

Вот как действует этот метод.

1. На узле группы найдите список, который хотите импортировать.

2. Выберите последовательность ссылок Actions → Open with Microsoft Access(Действия → Открыть с помощью Microsoft Access).

На экране появится диалоговое окно, позволяющее выбрать БД и режим копирования или связывания данных (рис. 21.17).

Рис. 21.17.В данном примере таблица CafeteriaMenuldeasэкспортируется с узла SharePoint. Программа Access даже пока не открыта

3. Введите имя БД, которую хотите использовать.

Если задан несуществующий файл БД, программа Access создаст его. (Это обычный ва­риант.) Если же указывается существующая БД, Access добавляет таблицу в эту БД.

4. Выберите импорт копии списка или создание связанной таблицы.

В случае связанной таблицы данные всегда хранятся в программе SharePoint. Программа Access применяется для их модификации. В этом варианте существует единственная ко­пия данных и все выполняют корректировки в одном и том же месте.

В случае создания копии у вас появляются два отдельных набора данных (список SharePoint и таблица в вашей БД), которые могут изменяться независимо друг от друга. Вы не сможете синхронизировать эти две порции данных. Преимущество такого подхода в том, что для внесения изменений нет необходимости сохранять подключение к серверу SharePoint.

На вашем компьютере откроется программа Access с выбранной в пункте 3 базой данных. Возможно, потребуется повторная регистрация на узле SharePoint. Затем связанная или скопированная таблица создается и вносится в вашу БД (рис. 21.18).

Рис. 21.18. Теперь таблицу CafeteriaMenuldeas можно редактировать прямо в программе Access. Сообщение "Online with SharePoint" (подключение к SharePoint) в правом нижнем углу строки состояния Свидетельствует о том, что все нормально — можно вносить изменения и они будут немедленно сохранены на сервере

Вместе с выбранной (в пункте 1) таблицей программа SharePoint также экспортирует таблицу с именем User Information List(список сведений о пользователе), которая включа­ется в вашу БД. Эта таблица содержит участников вашего узла SharePoint, что важно, т. к. у всех списков SharePoint есть два скрытых поля (Created By (кем создано) и Modified By(кем изменено)), обозначающих создателя элемента и пользователя, внесшего последние изменения в элемент. Вам не нужно беспокоиться об этих подробностях, поскольку Access поддерживает их автоматически (несмотря на то, что их можно увидеть на листе данных, выбрав на ленте последовательность команд Home → Records → More → Unhide Columns(Главная → Записи → Дополнительно → Отобразить столбцы)).

Когда начнете использовать вашу БД, вы заметите на панели сообщений в верхней части окна (рис. 21.18) кнопку Publish to SharePoint Site(Опубликовать на узле

SharePoint). Щелкните мышью эту кнопку для сохранения копии файла БД Access в биб­лиотеке документов (Document Library) на узле SharePoint, откуда другие пользователи смогут ее загрузить.