CУБД Access

Система управления базами данных (СУБД )– это совокупность программ и языковых средств, предназначенных для управления данными, введения базы данных и обеспечение взаимодействия с прикладными программами.

Основная особенность СУБД – это наличие процедур для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры

Основные характеристики СУБД Access:

· Обладает всеми достоинствами Windows технологий;

· В Access таблицы формы запросы и отчеты хранятся в общем файле базы данных;

· В состав Access включен ряд специальных программ, таких как конструкторы и мастера ;

· В Access имеется аппарат, который называется «построитель выражений»;

· В Access имеется язык программирования VBA. Имеется одновременный доступ нескольких пользователей к общей базе данных;

· В Access имеются средства, необходимые для работы с другими базами данных различных форматов.

СУБД Access является системой управления базами данных реляционного типа. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты. Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных.

Данные, используемые в Access могут быть следующих типов:

· Тестовые (символы по умолчании);

· Числовые (это числа использованных символов за исключением денежных символов. Размеры: целое, длинное целое, числа с плавающей точкой);

· Дата время (символы по умолчании);

· Денежные (это денежные значения и числовые данные, позволяющие производить вычисления без округления);

· Счетчик (это уникальные последовательные номера шагом единица, который идентифицирует записи в таблице);

· Логические (это поля, которые могут одно из двух значений);

· Гиперссылка (это строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес ссылки на различные ресурсы);

· Мастер подстановок (создает поле, позволяющее выбрать с помощью раскрывающегося меню значение из другой таблицы или из списка значений);

Прежде чем заносить данные в таблицы нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается:

· Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблицы);

· Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

· Размер поля – определяет предельную длину данных (в символах), которые могут размещаться в данном поле;

· Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

· Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

· Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при заполнении базы.

Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах:

· один-к-одному – каждой записи из одной таблицы соответствует только одна запись в другой таблице;

· один-ко-многим – каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице;

· многие-к-одному – множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;

· многие-ко-многим – множеству записей из одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице.

С каждой таблицей могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Ключи – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице.

Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.

Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ – это одно или несколько полей (столб­цов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.

Необходимо еще раз заметить, что в поле первичного ключа должны быть только уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается в отличие от поля вторичного или внешнего ключа, где совпадение значений в строках таблицы допускается.

К компонентам СУБД Access относятся:

· Таблицы (таблицы, в которых данные располагаются в строках и столбцах);

· Запросы (позволяет получить нужные данные из одной или нескольких таблиц);

· Формы (это интерфейсы, которые используются для работы с данными и часто содержат кнопки для выполнения различных команд);

· Отчеты (служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах);

· Макросы (это последовательность команд для автоматизации выполнения операций в среде Access без программирования);

· Модули (являются объектами, которые можно использовать для добавления функциональных возможностей в базу данных);

Основные функции СУБД Access:

· Создание базы данных в виде файлов на внешнем носителе;

· Загрузка и редактирование базы данных;

· Сохранение базы данных при изменении структуры и содержимого базой данных;

· Поиск информации в базе данных по запросу;

· Формирование отчетов позволяющих, представить информацию в упорядоченном виде;

· Обеспечение целостности данных;

· Обеспечение безопасности за счет шифрования данных, защиты паролем, разграничение уровней доступа.

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ