Протокольні вимоги до дипломатичних документів

Дипломатичні документи - це офіційні документи, "державні папери", тому велике значення має правильний вибір виду документа: він повинен відповідати кожному конкретному випадку. При цьому слід враховувати зміст і призначення документа, традиції країни перебування. Для вирішен­ня поточних справ, технічних питань, наприклад прискорення видачі віз, реєстрації автомобіля, тощо обирається вербальна нота. Для інформу­вання про позицію держави у тому чи іншому питанні прийнято користува­тися особистою нотою, меморандумом. Для підтримання контактів та дру­жніх стосунків використовують приватний лист напівофіційного характеру, вітальну листівку, телеграму.

Дипломатичні документи повинні мати бездоганний зовнішній вигляд. Вони повинні друкуватися на папері вищого ґатунку машинної різки, як правило, формату А-4. Абсолютно не припустимі в текстах оригіналу підчистки й виправлення. Текст повинен бути красиво відформатованим по всьому аркуші.

У дипломатичному листуванні неприпустимі неточності, викривлення фактів. Обов'язковим складовим елементом багатьох дипломатичних докуме­нтів є формули ввічливості, компліменти - так звані протокольні формули, які задають тональність всьому документові. Особливо наочно це прояв­ляється, коли має місце відхилення від загальноприйнятих протокольних формул - у бік більш теплих або більш офіційних. У наш час утвердились дві основні тенденції щодо структури документів дипломатичного листування, у тому числі щодо про­токольних формул - французька або європейська та англо-американська, поширена в англомовних країнах. Різниця між цими стилями полягає в особливостях написання формули звертання, заключної компліментарної формули, написання адреси. Англо-американський стиль складання дип­ломатичних документів передбачає ширше використання напівофіційної і приватної кореспонденції. Зауважимо, що форма і стиль документів дип­ломатичного листування України ближчі до французького стилю.

Не менш важливим, ніж зміст дипломатичного документа є правиль­ність написання титулу, імені та прізвища особи, якому адресується кон­кретний документ. Вони повинні точно відповідати записам в офіційних документах, які виходять від іншої сторони.

Важливим у дипломатичному листуванні є також правильне написан­ня офіційних назв держав, що може мати політичний характер. Щоб уникнути непорозумінь у сфері офіційного іменування держав, ООН видає спеціальні брошури з переліком офіційних назв її країн-членів переважно англійською і французькою мовами.

Суттєвим компонентом дипломатичного листування є мова, якою складаються дипломатичні документи. Формально представництва мо­жуть вести кореспонденцію мовою своєї держави. Однак найчастіше представництва ведуть листування мовою країни перебування або до­дають до оригіналів переклади документів на цю мову. Протокольним правилом є врахування місцевої практики в цьому питанні. За домовленістю сторін дипломатичне листування може вестися тре­тьою мовою.

Важливим принципом дипломатичного листування є принцип взаєм­ності. На вербальну ноту прийнято відповідати вербальною нотою, на особистий лист - особистим листом, на візитну картку - візитною карт­кою.

Існує протокольне правило: кожний дипломатичний документ вима­гає відповіді. Відсутність відповіді в дипломатії сприймається як відпо­відь негативного характеру. Наприклад, тривала затримка з відповіддю на запит на агреман може бути формою відмови надати агреман відпо­відній особі. Як­що немає особливих причин, відповідь на ноту, лист, інший дипломатичний документ треба не затримувати і надавати в найкоротший термін. На візитну картку - протягом 24 годин, на телеграму, лист - від З до 10 днів. Не вимагають відповіді лише прощальна нота глави пред­ставництва, який від'їжджає з країни, лист з подякою за виявлену гос­тинність, лист із висловленням співчуття.

Дипломатичні документи, як правило, повинні вручатися особисто адресату або направлятися з кур'єром і віддаватися під розписку спеціа­льній уповноваженій особі. Посилати дипломатичну кореспонденцію по­штою не рекомендується. Поштою можуть розсилатися лише запрошен­ня на дипломатичні прийоми, а також вітальні телеграми та телеграми із висловленням співчуття.

Мова дипломатичних документів повинна бути тактовною і ввічливою. При складанні дипломатичних документів необхідно уникати різких ви­падів, особливо персоніфікованих, дотримуватись принципів міжнарод­ної ввічливості. Дипломатична кореспонденція повинна бути складена в спокійній інтонації, навіть у випадку розв'язання складних питань.

Мова дипломатичних документів повинна бути простою і лаконічною, думки повинні викладатися чітко, ясно, логічно. Дипломатичні документи не можуть бути двозначними. Слово в дипломатичному документі повинно абсолютно точно відповідати своєму смисловому навантаженню. Якщо слово в певному контексті можна трактувати по-різному, його краще замінити на інше.

Дипломатичні документи не повинні перевантажуватись надмірним фактичним і цифровим матеріалом; якщо він викликає особливий інте­рес, то подається у вигляді додатків або таблиць. Усі матеріали, які йдуть у додатках, повинні мати посилання на джерело.

Таким чином, дипломатичне листування є надзвичайно важливою складовою усього комплексу дипломатичної практики. Повноцінний і діє­вий дипломатичний документ, який дозволить спрогнозувати, передба­чити відгук на нього країни - адресата, може бути складений лише з урахуванням всіх протокольних та мовних вимог до нього. Грамотно складений, бездоганно сформульований і оформлений документ є більш переконливим і таким, що може принести бажані результати.