Запросы с параметрами

Используя параметры, можно более гибко оформить запросы. Так, например, с помощью запроса с параметрами можно отобразить на экране фамилии учащихся, имеющих отличные оценки по определенному предмету обучения. Для этого откройте окно запроса и добавьте в него таблицу. Создайте запрос, отбуксировав необходимые поля в бланк запроса QBE и задав условие выбора. Затем в качестве условия введите параметр, заключенный в квадратные скобки. При выполнении запроса Access отображает на экране этот параметр и ожидает ввода. Ввод параметра становится составной частью выполнения запроса. Так для нашего примера для поля определенного предмета обучения следует ввести условие: >4. В диалоговом окне Параметры запроса, вызываемого изменю Запрос командой Параметры, определяется тип данных для параметров. Здесь в столбец Параметры Вы должны ввести имена параметров, а в столбце Тип данных выбрать тип данных (для нашего примера Целое) из списка. Для завершения изменения типа данных нажмите кнопку ОК.

24. Как составить итоговый запрос?

Вы можете также составить итоговый запрос, позволяющий сгруппировать данные с одинаковыми значениями определенных полей и выполнить необходимые вычисления. Для этого, прежде всего, следует создать новый запрос для таблицы. Затем при помощи команды Групповые операции из меню Вид включить строку Групповая операция. В этой строке для каждого из выбранных полей можно установить одну из функций, например, Группировка, Sum, Avg и др.

Варианты получения итоговых данных

25. Как удалить (заменить) запись в таблице при помощи запроса?

Запрос позволяет автоматически удалить определенные записи в таблице. Для этого составьте запрос, который позволяет найти записи, удовлетворяющие определенным критериям, и отобразите их в режиме таблицы. Если присутствующие в запросе записи подлежат удалению, то преобразуйте этот запрос в запрос удаления. Для этого выберите команду Удаление из менюЗапрос. Процесс удаления запускается выбором пиктограммы Запуск, имеющей форму красного восклицательного знака.

В том случае, если вместо удаления записей требуется их замена, воспользуйтесь запросом замены, который автоматически выполняет изменение данных. Для этого сначала создайте запрос выбора и введите критерии для выбора изменяемых записей. Если результат запроса отвечает заданным требованиям – преобразуйте его в запрос замены. Для этого выберите команду Обновлениеиз меню Запрос. При этом включается новая строка Обновление. В эту строку следует ввести новые выражения для заменяемых записей каждого поля. При этом типы данных этих выражений должны совпадать с типами данных полей исходной таблицы.

26. В каких случаях целесообразно использовать в базе данных таблицу, а в каких – форму?

Если данные в таблице изменяются редко (или в нее редко добавляются записи), то для ввода, изменения и отображения данных следует использовать таблицу. Режим таблицы рекомендуется использовать также тогда, когда необходимо получить полный обзор данных и одним взглядом охватить максимум информации.

Если данные изменяются часто или база данных постоянно пополняется новыми записями, следует пользоваться формой.

Используя формы, Вы можете отображать данные из таблиц любым желаемым способом. Вы можете просматривать именно то, что Вы хотите, и именно тем способом, который Вам нужен.

Форма может служить гарантией сохранности данных от неквалифицированных пользователей. Кроме того, она может послужить и ширмой, закрывающей от посторонних глаз хранящуюся в базе данных конфиденциальную информацию.

27. На базе каких объектов может быть создана форма в Access?

Access-форма может строиться на базе таблицы или запроса. При этом для одной формы можно создать несколько форм, ориентированных на разные категории пользователей.

Вся информация формы содержится в управляющих элементах (полях), связанных с полями базовой таблицы. В этих элементах можно показать содержимое соответствующих полей и внести в них изменения. Другие элементы формы служат оформительским целям и позволяют структурировать форму и выделить группы данных (надписи, линии, прямоугольники и т.д.).

28. Как создать новую форму?

Проще всего создать новую форму с помощью Мастера форм. В этом случае после выбора команды Создание формы с помощью мастера, а также источника, на базе которого будет разрабатываться форма и нажатии кнопки ОК, в следующем диалоговом окне Создание форм (рис. 8) необходимо определить какие поля таблицы должны быть отображены в форме. Невыбранные поля в форме не используются. Поля можно выбирать по отдельности и помещать в список Выбранные поля нажатием кнопки >. При нажатии кнопки >> мастер помещает в этот список все имеющиеся поля. Список определяет не только, какие поля данных будут присутствовать в форме, но и их очередность.

Продолжите процесс создания формы, нажав кнопку Далее, в результате чего Мастер форм открывает следующее окно, предназначенное для определения внешнего вида формы. В левой части этого диалогового окна изображен соответствующий образец. Выполните установку и снова нажмите кнопку Далее.

В следующем диалоговом окне Мастер форм предлагает выбрать стиль оформления формы. Выполните установку и снова нажмите кнопку Далее.

В последнем диалоговом окне Мастер форм предлагает определить имя формы. При этом по умолчанию предлагается имя таблицы (или запроса), на которой основана форма. Разумеется, Вы можете ввести и другое имя.

В заключении нажмите кнопку Готово, после чего Access отображает созданную форму на экране.

Перед выполнением последующих действий необходимо сохранить форму. Для этого используется команда Сохранить, Сохранить как… или Экспорт… из меню Файл.

Работая с формой, Вы можете просматривать и редактировать значения полей данных, вводить новые записи в базовую таблицу и удалять из нее ненужные Вам записи.

Команда Создание формы в режиме конструктора используется для проектирования формы. В этом режиме (рис. 9) Вы можете менять взаимное расположение полей, изменять типы и размеры шрифтов, вводить новые заголовки, рисунки, диаграммы, элементы оформления и т.д. Для работы в данном режиме можно использовать кнопки и раскрывающиеся списки на Панели элементов. Например, с их помощью можно выбрать нужный тип и кегль шрифта, рамки объектов и т.д.

Вы можете добавлять, изменять и просматривать данные в таблице, для которой изготовлена форма. Вы также можете пользоваться фильтрами для отбора записей, удовлетворяющих заданным критериям. Для изготовления фильтра используется кнопка Изменить фильтр на панели инструментов. (В отличие от запросов использование фильтров не позволяет запретить вывод отдельных полей таблицы и выполнять вычисления). Для запуска фильтрации используется кнопка Применить фильтр на панели инструментов.

29. Как создать кнопочную форму?

Кнопки позволяют выполнить почти любое действие, например, открыть новую форму, напечатать отчет или разделаться с прошлогодними нало­гами. Когда на форму вставляется элемент управления Кнопка, Access запускает полезный мастер создания кнопки, в котором можно выбрать нужное действие из списка заранее под­готовленных вариантов. Затем мастер поможет создать макрос который сде­лает все, что потребуется.

Варианты в мастере Создание кнопок предоставляют подробное меню возможностей. В группе ленты Инструменты конструктора форм | Конструктор → Элементы управления щелкните кнопкой мыши пиктограмму Кнопка.

Нарисуйте элемент управления Кнопка на форме.

Когда вы закончите, запустится мастер Создание кнопки. Прежде всего, он попросит выбрать действие, которое будет выполняться.

3. Выберите действие, которое хотите выполнить.

В категории Переходы по записям можно применять команды, такие как Первая запись, Последняя запись, Следующая запись, Предыдущая запись, для создания собственных кнопок перехода. Если вы делаете именно это, задайте в свойстве формы Кнопки перехода значение Нет для скрытия стандартных кнопок.

В категории Обработка записей можно создать новую пустую запись (Добавить запись) или обработать текущую запись (например, Удалить запись, Дублировать запись и Печать записи). Можно даже выбрать немедленное принятие изменений пе­ред переходом к другой записи (Сохранить запись) или отмену последнего измене­ния (Восстановить запись).

В категории Работа с формой можно закрыть текущую форму (Закрыть форму) или напечатать ее (Печать текущей формы). Можно также открыть другую форму (Открыть форму), наиболее часто применяемое действие кнопки, поскольку помогает переходить от задачи к задаче.

В категории Работа с отчетом можно работать с другими отчетами, используя такие команды, как Открыть отчет, Просмотр отчета и Печать отчета. Эти действия помо­гают перейти от просмотра данных (в форме) к их печати (в отчете).

В категории Приложение вы ограничены одним действием — очевидным Выйти из приложения.

В категории Разное вы найдете варианты для запуска отдельного запроса Выполнение запроса) или макроса (Запуск макроса).

4. Щелкните мышью кнопку Далее.

Следующий шаг зависит от выбранного действия. Некоторым действиям требуется до­полнительная информация. Если вы выбрали отображение формы или печать отчета, программа Access попросит выбрать форму или отчет, которые хотите использовать.

После того как дополнительная информация введена, Access попросит ввести текст кнопки и выбрать изображение

5. Введите какой-либо текст и выберите рисунок. Затем щелкните мышью кнопку Далее.

Эти данные потом можно изменить, корректируя свойства Подпись (Caption) и Рисунок (Picture) (которые выводятся на вкладке Макет).

6. Задайте имя кнопки.

Имя выводится в списке Окна свойств. Чем лучше выбрано имя, тем легче найти кнопку.

7. Щелкните мышью кнопку Готово.

Для испытания кнопки перейдите в Режим формы и щелкните кнопку мышью.

30. Что считают отчетами в Access?

Отчетами в Access считают документы, предназначенные для печати. В отчете Вы не можете осуществлять ввод данных или их редактирование. Вы можете только просматривать данные и располагать их в желаемом порядке.

По структуре и оформлению отчет подобен форме. Однако по сравнению с формой отчет обладает большей гибкостью в представлении данных. Он позволяет группировать данные, что значительно улучшает структуру документа.

31. Как создать отчет в Access ?

Для создания отчета необходимо:

1. Выбрать вкладку Отчеты в окне загруженной базы данных.

2. В диалоговом окне выбрать Создание отчета в режиме конструктора для самостоятельного создания нового отчета или Создание отчета с помощью мастера для автоматического создания отчета на основе выбранных полей.

3. Выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос, на основании которых будет формироваться отчет.

4. Кликнуть кнопку ОК.

5. В диалоговых окнах, которые в последующем появятся, выбрать поля, которые будут представлены в отчете, а также способы их сортировки или группировки, макет отчета (в столбец, табличный, выровненный) и его ориентацию (книжную или альбомную), стиль оформления (выделенный, компактный, простой, строгий, формальный, черно-белый), задать имя отчета и дальнейшие действия (просмотр отчета или изменение структуры отчета);

6. Нажать на кнопку Готово.

Для распечатки отчета нужно либо щелкнуть на кнопке Печать панели инструментов, либо открыть меню Файл и выбрать команду Печать.

32. Можно ли в отчете осуществлять ввод и редактирование данных?

Каждый отчет разделен на области, которые обладают вполне самостоятельными функциями (рис. 10). Выделяют следующие типы областей отчетов: заголовок отчета; верхний колонтитул; заголовок группы; область данных; примечание группы; нижний колонтитул; примечание отчета.

Запуск режима редактирования отчета осуществляется кликом кнопки Конструктор на вкладке Отчеты. Используя мышь и инструменты редактирования, Вы можете изменять размеры областей отчета, менять размеры полей, шрифты, вводить элементы оформления и т.д.

Для того чтобы вставить новое поле, понадобится помощь панели Списокполей (Field List) (рис. 10.5). Для ее вывода выберите Работа с макетами отчетов | Формат → Элементы управления → Добавить поля(Report Layout Tools | Formatting → Controls →Add Existing Fields).

33. Что называется базой данных (БД)?

база данных - это инструмент для хранения и организации информации. Примерами баз данных являются: записная книжка, справочники, словари. Обычно БД представляются в виде совокупности взаимосвязанных файлов или таблиц, предназначенных для решения конкретной задачи. База данных включает в себя набор файлов данных, доступ к которым организован через систему управления базами данных (СУБД).

СУБД — это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

СУБД Access входит в состав Microsoft Office и предназначена для работы с реляционными БД, т.е. представленными в табличной форме.

Характерной особенностью баз данных, созданных в Access, является хранение создаваемых таблиц и средств для обработки данных в одном файле, имеющем расширение .mdb. Достоинством Access является возможность создания СУБД (т.е. программы управления) без программирования. Однако, для сложных СУБД применение программирования на встроенном языке Visual Basic for Applications (VBA) позволяет повысить эффективность системы управления.

Основным элементом БД является таблица. Столбцы таблицы БД называются полями, а строки —записями. Первым этапом создания таблицы БД является задание ее структуры, т.е. определение количества и типа полей. Вторым этапом является ввод и редактирование записей в таблицу. БД считается созданной, даже если она пустая.

Рассмотрим основные свойства полей БД.

1. Имя поля — определяет как надо обращаться к данным поля (имена используются как заголовки таблиц).
2. Тип поля— определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле (текстовые, числовые, дата, Memo, денежный, счетчик и др.).
3. Размер поля — определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в поле.
4. Формат поля — способ форматирования данных в ячейках.

База данных, размещенная и работающая на одном компьютере, называется локальной, а на нескольких связанных между собой компьютерах — распределенной БД.

34. Что такое система управления базой данных (СУБД)?

БД является частью сложной системы, называемой системой управления базой данных (СУБД). Эта система включает в себя собственно БД, программные, технические, языковые и организационно методические средства, обеспечивающие централизованное накопление и коллективное многоцелевое использование данных.

СУБД Access входит в состав Microsoft Office и предназначена для работы с реляционными БД, т.е. представленными в табличной форме. В отличие от табличного процессора Excel

При проектировании и эксплуатации БД к ней предъявляютсяследующие требования:

1. Адекватность отображения ПО (полнота, целостность (однотипные объекты должны называться однотипно и тип переменных не должен изменяться), непротиворечивость, актуальность данных).

2. Возможность взаимодействия пользователей разных категорий; обеспечение высокой эффективности доступа.

3. Дружественность интерфейса.

4. Обеспечение секретности и конфиденциальности.

5. Обеспечение взаимной независимости программ и данных.

6. Обеспечение надежности БД; защита данных от случайного и преднамеренного разрушения; возможность быстрого и полного восстановления данных в случае сбоев в системе. Лицом, ответственным за создание, эксплуатацию и сопровождение БД является администратор базы данных (АБД).

35. Что представляет собой СУБД Access? В чем его отличие от табличного процессора Excel?

СУБД Access входит в состав Microsoft Office и предназначена для работы с реляционными БД, т.е. представленными в табличной форме. В отличие от табличного процессора Excel

Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:
- СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
- СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах
практически невозможно.

- СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы,
содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных
таблиц.

Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные — прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам.

С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы баз данных могут включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.

Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации вы просто можете запутаться в большом количестве файлов. Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично, т. е. не превышая ограничений на ресурсы памяти компьютера.

В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.

Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.

Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

36. Какие БД называются реляционными?

Реляционные базы данных - это набор двумерных простых таблиц. Недостатки реляционных баз данных - хранение только однородной информации, сложности в добавлении новых структур и взаимоотношений. Преимущества - прежде всего очень высокая скорость поиска - по этому параметру у реляционных баз данных конкурентов нет, высокая стабильность, обилие софта для их поддержки и разработки, удобность для очень широкого круга задач.

Реляционные базы данных характеризуются наличием некоторых типов таблиц и ключей, позволяющих определить отношения между таблицами. Для того чтобы понять принципы разработки реляционных баз данных, требуется дать определения различных типов реляционных ключей и таблиц:

• Базовая таблица. В реляционной базе данных базовой таблицей называется таблица, которая включает один или несколько столбцов свойств объекта и содержит первичный ключ, который однозначно определяет этот объект. Более того, базовая таблица должна содержать первичный ключ. Базовые таблицы часто называют первичными, поскольку они имеют первичный ключ.
• Промежуточная таблица. Таблица, не являющаяся базовой (т. к. она не объединяет свойства объекта или не содержит поле первичного ключа), которая используется для обеспечения связей между другими таблицами, называется таблицей отношений. Ключевые поля в таблицах отношений должны быть внешними ключами, связанными с первичными ключами базовой таблицы. Проще говоря, таблица отношений состоит только из внешних ключей и не содержит независимых элементов данных.
• Первичный ключ. Первичный ключ состоит из набора значений, которые однозначно определяют запись базовой таблицы. Любому значению первичного ключа должна соответствовать одна и только одна строка таблицы. Первичный ключ включает одно поле только в том случае, если это поле не содержит повторяющихся значений.
• Составные ключи. Если для выполнения условий, накладываемых на значения первичного ключа, заданный ключ включает несколько полей таблицы, то тогда он называется составным.
• Внешние ключи. Внешний ключ — это столбец, значения которого соответствуют значениям первичного ключа другой связанной таблицы.

· Импорт таблиц из другой базы. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их на­звания и свойства, а также и содержимое базы. Необходимые прав­ки вносят вручную.

· Режим Связь с таблицамиприменяется в тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком. Это напоминает подклю­чение к таблице для совместного использования её данных.

· Мастер таблиц. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь получен­ными ответами, создает структуру таблицы автоматически.

· Режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Полег, Поле2... и т. д. — и один стандартный текстовый тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.

· Конструктор предоставляет возможность одновременно задавать поля будущей таблицы и устанавливать свойства этих полей.

37. Как СУБД Access хранит создаваемые таблицы и средства для обработки данных?

Характерной особенностью баз данных, созданных в Access, является хранение создаваемых таблиц и средств для обработки данных в одном файле, имеющем расширение .mdb. Достоинством Access является возможность создания СУБД (т.е. программы управления) без программирования. Однако, для сложных СУБД применение программирования на встроенном языке Visual Basic for Applications (VBA) позволяет повысить эффективность системы управления.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).

Хранение:

файл-сервер. Согласно этой архитектуре в компьютерной сети выделяется машина - сервер для хранения файлов централизованной базы данных. Файлы базы данных могут быть переданы на рабочие станции для обработки: ввода, корректировки, поиска записей. При большой интенсивности доступа к одним и тем же файлам производительность системы падает. В этой системе сервер и рабочие станции должны быть реализованы на достаточно мощных компьютерах.(Access)

клиент-сервер – архитектура, используемая не только для хранения файлов централизованной базы данных на сервере, но и выполняющая на том же сервере основной объем работы по обработке данных. Таким образом, при необходимости поиска информации в базе данных рабочим станциям - клиентам передаются не файлы данных, а уже записи, отобранные в результате обработки файлов данных. Такая архитектура позволяет использовать маломощные компьютеры в качестве рабочих станций, но обязательно в качестве сервера используется очень мощный компьютер.

38. Каковы основные элементы БД?

Основным элементом БД является таблица. Столбцы таблицы БД называются полями, а строки — записями.

Поле – это признак объекта, выделенный в отдельный столбик и которому задано имя.

Запись – совокупность значений полей, которые относятся к конкретному объекту.

Экземпляр записи – отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

Файл (таблица) – совокупность экземпляров записей одной структуры.

39. В чем заключается первый этап создания таблицы БД? Второй этап?

Первым этапом создания таблицы БД является задание ее структуры, т.е. определение количества и типа полей состав полей, их имена, тип данных, ключи, индексы и другие свойства полей.