Гиперссылка - Длина каждой из трех частейгиперссылки не более 2048 знаков.

Мастер подстановок – Тот же размер, что и упервичного ключа поля, используемого в подстановке, обычно 4 байта.

53. Чем отличаются режимы работы с объектами базы данных в MS Access: оперативный режим, режим конструктора?

каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1)оперативный режим – когда просматривается, изменяется, выбирается информация;

2)режим конструктора – когда создается, изменяется макет, структура объекта.

54. Опишите, какие типы данных могут иметь поля в MS Access?

Применение определенного типа данных позволяет избежать ошибок в работе с таблицами - в поле с форматом даты невозможно ввести значение суммы, а в поле с денежным форматом невозможно ввести дату. Кроме того, для различных данных требуется разный объем памяти, и резервирование полей с однородным составом позволяет значительно уменьшить общий размер базы данных.

55. Каково назначение построителя выражений?

Построитель выражений предоставляет удобный доступ к именам полей и элементов управления в базе данных, а также ко многим встроенным функциям, используемым при создании выражений. То, какие именно возможности построителя приложений будут использоваться, зависит только от требований и предпочтений пользователя. ыражения состоят из функций, операторов, констант и идентификаторов (например, имен полей, таблиц, форм и запросов). Построитель выражений позволяет легко находить и вставлять эти элементы, что повышает скорость и точность ввода выражений. Кроме того, построитель выражений помогает определить, какие элементы выражения соответствуют контексту, в котором оно вводится. Это особенно полезно при разработке веб-баз данных, в которых можно использовать только определенные функции. С помощью построителя выражений можно как создавать новые выражения, так и использовать готовые, в том числе выражения для вывода номеров страниц, текущей даты, а также текущей даты и времени.

При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений . Для этого нужно щелкнуть по пустому полю в бланке QBE, а затем по кнопке панели инструментовПостроить, при этом откроется окно Построитель выражений. В верхней части окна расположена пустая область ввода, в которой создается выражение. Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода. Для начала нужно щелкнуть дважды в левом списке по папке Таблицы, и выбрать саму таблицу ,а затем в колонке Код само поле и щелкнуть по кнопке Вставить. Все имена объектов, из которых строится выражение для вычисления, заключены в квадратные скобки, причем перед именем поля может стоять восклицательный знак ( ! ) разделяющий его и имя таблицы. Ошибку при составлении выражения можно отменить , щелкнув по кнопке Отмена. В результате произведенных действий получится выражение. Если щелкнуть по кнопке ОК , то полученный результат будет перенесен в бланк QBE.

56. С какой целью выполняется проектирование базы данных и в чем оно заключается?

При проектировании и эксплуатации БД к ней предъявляются

следующие требования:

1. Адекватность отображения ПО (полнота, целостность (однотипные предметы должны иметь одинаковое имя, должны совпадать типы), непротиворечивость, актуальность данных).

2. Возможность взаимодействия пользователей разных категорий; обеспечение высокой эффективности доступа.

3. Дружественность интерфейса.

4. Обеспечение секретности и конфиденциальности.

5. Обеспечение взаимной независимости программ и данных.

6. Обеспечение надежности БД; защита данных от случайного и преднамеренного разрушения; возможность быстрого и полного восстановления данных в случае сбоев в системе. Лицом, ответственным за создание, эксплуатацию и сопровождение БД является администратор базы данных (АБД).

Проектирование баз данных — процесс создания схемы базы данных и определения необходимых ограничений целостности.

Основными целями проектирования базы данных являются: представление данных и связей между ними, необходимых для всех основных областей применения данного приложения и любых существующих групп его пользователей; создание модели данных, способной поддерживать выполнение любых требуемых транзакций обработки данных; разработка предварительного варианта проекта, структура которого позволяет удовлетворить требования, предъявляемые к производительности системы.

57. Какие операции с данными в таблице базы данных вы знаете?

Ввод данных. Выбрав в окне таблицу, щелкните кнопку «Открыть». Установите курсор в поле и введите значение. По окончании ввода значения поля нажмите клавишу Tab для перехода к следующему полю.

Перемещение по таблице. Как показано на рис. 3, в строке состояния окна таблицы указываются общее число записей в таблице и номер текущей записи. Текущая запись отмечается стрелкой в левой части окна (в области маркировки записей). Для перемещения по таблице служат кнопки переходов в строке состояния (слева направо: переход к первой записи таблицы, к предыдущей записи, к следующей записи и к последней записи таблицы). Чтобы переместить текстовый курсор в произвольную ячейку таблицы, можно просто щелкнуть на ячейке мышью. Кроме того, по таблице можно перемещаться с помощью клавиш Tab, Shift+Tab, стрелок курсора.

Редактирование таблицы. При вводе данных используется основной стандарт редактирования. Закончив ввод или модификацию данных в конкретном поле, нажмите Tab или Enter (или щелкните мышью в другой ячейке таблицы).

1. Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таблиц с разными типами данных, включая поля объектов OLE.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры(для фильтрации данных).

4. Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:

58. Каково назначение сортировки данных в таблице? Какие бывают виды сортировки?

Сортировка данных позволяет упорядочить данные по возрастанию или убыванию по одному или нескольким столбцам или строкам. Чтобы быстро произвести сортировку только по одному полю в базе данных, выделить любую ячейку в соответствующем столбце и на стандартной панели инструментов нажать кнопкуСортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Для выполнения сортировки строк списка по нескольким полям необходимо:
1. Выделить любые ячейки в базе данных и выбрать команду
Данные/Сортировка;
2. В списке Сортировка по указать название столбца, в котором нужно
выполнить сортировку;

4. Установить переключатель в нужное положение: По возрастанию или По убыванию;

5. Если нужно провести дополнительную сортировку, указывается нужное
поле в списках Затем по и В последнюю очередь по и выберите порядок
сортировки для каждого поля;

6. Установить переключатель ^ Идентифицировать поля п�� в положение
Подписям, если надо исключить из процесса сортировки первый ряд,
иначе установить переключатель в положение Обозначениям столбцов
листа;
7. Чтобы установить дополнительные параметры сортировки, нажмите
кнопку Параметры;

8. В открывшемся окне диалога Параметры сортировки установить флажок Учитывать регистр, чтобы при сортировке учитывать регистр букв;

9. При сортировке списков в раскрывающемся списке Сортировка по
первому ключу выбрать порядок сортировки;

10.Установить переключатель Сортировать в нужное положение: Строки диапазона, - для сортировки по строкам или ^ Столбцы диапазона, - для сортировки по столбцам.
11.Нажать кнопку ОК.

предлагаемые варианты сортировки зависят от типа данных поля. (Вы также можете применить те же самые варианты сортировки, используя команды на вкладке лепты Главная (Ноmе) в группе Сортировка и фильтр(Sort & Filter).)

варианты сортировки для различных типов данных

Для того чтобы вернуть таблицу к первоначальному неотсортированному состоянию, восполь­зуйтесь последовательностью Главная→ Сортировка и фильтр→Очистить все сортировки(Home → Sort & Filter → Clear All Sorts).

Далее приведен порядок, в котором программа Access сортирует любые символы (при стандартной сортировке по возрастанию от А до Я или от А до Z):

1. Пустые значения.

2. Пробелы.

3. Специальные символы (например, знаки пунктуации).

4. Буквы.

5. Числа.

59. Что такое фильтр? Каковы особенности расширенного фильтра?

Фильтр - это набор условий, предназначенных для отбора записей или их сортировки.

При использовании фильтра задается логическое выражение, которое позволит выводить на экран только те записи, для которых это выражение принимает значение“Истина”.

Фильтр набирается в специальном окне фильтра.

В таблице с сотнями или тысячами записей прокрутка таблицы вперед и назад на листе дан­ных – занятие утомительное. Если вам не нужно видеть все записи сразу, в этом случае вам следует урезать лист данных с помощью фильтрации, оставив только интересующие вас записи.

Для фильтрации записей вы задаете условие, которому должна удовлетворять запись для того, чтобы быть включенной в лист данных. Например, интернет-магазин может выби­рать пищевые продукты из полного каталога товаров. Когда применяется условие фильтра, в конце концов, скрываются все записи, не удовлетворяющие вашим требованиям.

Обычный фильтр (quick filter) позволяет выбрать те значения, которые вы хотите включить, и те — которые нужно скрыть, основываясь на текущих данных вашей таблицы. Для применения обычного фильтра выберите столбец, который вы хотите использовать, и затем щелкните мышью направленную вниз стрелку у правого края заголовка столбца. Вы увидите список всех конкретных значений в данном столбце. Первоначально флажок, расположенный у каждого значения, установлен. Сбросьте флажок у тех записей, которые вы хотите скрыть.

Для удаления фильтров из столбца (и отображения всех записей на листе данных) щелкните мышью раскрывающуюся кнопку у правого края заголовка столбца и выберите команду Снять фильтр(Clear Filter).

Не все типы данных поддерживают фильтрацию. К типам данных, ее поддерживающим, относятся Числовой, Денежный, Счетчик, Текстовый, Гиперссылка, Дата/время и Логиче­ский. Поля MEMO не поддерживают обычные фильтры (поскольку, как правило, их значе­ния слишком велики и не помещаются в раскрывающемся списке), но другие типы фильт­ров они поддерживают.

Обычные фильтры можно применять в нескольких столбцах. Порядок применения фильтров не важен, поскольку все фильтры кумулятивные, т. е. вы увидите только те запи­си, которые удовлетворяют условиям всех установленных фильтров. Обычные фильтры можно использовать и в комбинации с другими вариантами фильтрации, описанными в следующих разделах. Для удаления фильтров выберите на ленте Главная → Сортировка и фильтр → Удалить фильтр (Ноmе → Sort & Filter → Remove Filter).

Расширенный фильтр - Эта команда позволяет использовать еще более сложные
фильтрации и сразу создавать копию отфильтрованной таблицы. Критерии выбора записей БД должны предварительно формироваться в отдельном прямоугольном блоке ячеек по следующим правилам:
- первая строка блока может содержать ячейки с названиями полей
исходного списка, для которых будут строиться критерии выборки, а также
пустые ячейки или ячейки с новыми названиями – для задания критериев
выборки в виде логических формул;
- в ячейках каждой из расположенных ниже строк задаются критерии
выборки, конъюнктивно (логической операцией И) связанные внутри
строки, то есть запись БД может попасть в выборку только в случае
одновременного выполнения всех условий, заданных в строке (пустые
ячейки не влияют на выборку);
- все строки с критериями выборки связаны между собой дизъюнктивно
(логической операцией ИЛИ), то есть запись БД может попасть в выборку,
если для нее будут выполнены условия хотя бы одной строки блока;
- условия отбора записей из БД можно записывать в ячейках под
заголовками столбцов таблицы критериев в виде:
1. формулы или значения (числового, логического, даты), а также
текстового значения в форме =«=значение» - для выбора из БД
записей с такими же значениями одноименных полей (строчные
и прописные буквы при фильтрации данных не различаются);
2. текстовой формулы или значения (заданного как обычно, без кавычек,
или же в форме =«значение» ) для выбора из БД записей, которые
начинаются с этого значения в одноименных полях;
3. шаблона (маски) – для выбора из БД записей с текстовыми значениями
из одноименных полей, соответствующими шаблону;
4 значения (числового, логического, даты, текстового) или шаблона с
предшествующим знаком отношения (>,>=,<>,<,<=) – для выбора из БД
записей со значениями из одноименных полей, подстановка которых
слева от знака отношения приводит к истинности образующегося при
этом логического выражения;

5. логической формулы в столбце таблицы критериев с именем, отличным от имен полей БД, - для выбора записей БД, на значениях полей которых функция принимает значение ИСТИНА (для задания в качестве аргумента функции любой ячейки поля БД достаточно указать в формуле относительную ссылку на любую ячейку этого поля БД).

60. Зачем в базах данных используются формы? Какие разделы имеются в форме и зачем они предназначены? Какими способами можно создать форму?

формы создаются с нуля и используются для облегчения ввода данных.

Улучшенная компоновки. В форме есть гарантия того, что нужные данные всегда находятся в поле зрения. Можно также использовать цвет, линии и изображения для разделения разных фрагментов содержимого.

Дополнительная информация. Вы можете включить в форму любой нужный вам текст, т. е. можно вставить пояснения, подсказывающие новичкам, какие данные следует предоставить. Можно также добавить вычисляемые данные.

Связи таблиц. Во многих задачах требуется добавление записей в несколько связанных таблиц. Форма позволяет выполнить всю эту работу в одном месте (при этом не нужно открывать два или три листа данных).

Кнопки и другие графические элементы. Формы поддерживают элементы управления: кнопки, ссылки, списки и другие полезные элементы пользовательского интерфейса, которые можно вставлять в форму. Пользователь, работающий с вашей БД, сможет впоследствии щелкнуть мышью кнопку и запустить связанную с ней задачу (например, открыть другую форму или напечатать отчет).

Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для нее одну или несколько форм. Форма - это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы, причем пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме. Таблица и форма — основные объекты в современных информационных системах. Они неотделимы друг от друга и размещены в одном окне документа MS Access на разных вкладках. Формы используются для следующих целей:

• ввода/редактирования данных, помещенных в таблицу;
• организации диалога выбора, предварительного просмотра и печати нужного отчета;
• открытия других форм и отчетов с помощью кнопок данной формы.

Сведения в форме могут быть разбиты на разделы. Все формы содержат область данных, но форма также может включать разделы заголовка формы, верхнего колонтитула, нижнего колонтитула и примечания формы. Каждый раздел формы имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке. В форме имеются следующие разделы.

1. Заголовок, который отображается вверху и содержит общие сведения, например, название формы.

2. Колонтитулы, в которых отображаются сведения для вывода форм на печать, например, название столбцов, дата и номер страницы.

3. Область данных формы, которая включает в себя поясняющий текст, данные, вычисленные значения, графические элементы (рисунки).

4. Примечание формы, в котором содержатся сведения, общие для всех записей, инструкции по работе с формой.

Как и любой объект MS Access, можно создать форму вручную или воспользоваться услугами Мастера форм. Форма создается для конкретной таблицы или конкретного запроса. Подробные сведения о создании и использовании форм можно получить, выбрав в справке MS Access тему «Работа с формами». Для создания формы необходимо в окне базы данных щелкнуть значок Формы в списке Объекты. Нажав кнопку «Создать» на панели инструментов окна базы данных, в диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор и имя таблицы, на которой нужно основать форму, например Учащиеся, как показано на рис. 10, после чего нажмите кнопку «ОК».

После этого форма будет открыта в режиме Конструктора. В режиме Конструктора разделы представлены в виде полос, и каждый содержащийся в отчете раздел представлен один раз. Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположением элементов управления, таких, как надписи и поля.

Для размещения поля таблицы в форме следует взять его мышкой в таблице и оттащить в область данных

Программа Access предоставляет легкий и довольно развитый способ создания формы. Он позволяет создать действующую форму, основанную на таблице или запросе. Выберите на ленте Создание → Формы → Форма (Create → Forms → Form). На экране появляется новая вкладка с формой в Режиме макета. Если нужно добавить поля на форму следует открыть окно «Список полей». Для этого выберите на ленте Работа с макетами форм | Формат → Элементы управления → Добавить поля (Form Layout Tools | Formatting →Controls → Add Existing Fields). Затем перетащите в форму с помощью мыши нужное поле из окна Список полей. Для удале­ния поля щелкните его кнопкой мыши и нажмите клавишу <Delete

Разделенную форму создать легко — нужно просто выбрать на ленте Создание → Фор­мы → Разделенная форма (Create → Forms →Split Form).

61. Какие элементы управления могут иметь объекты базы данных: форма, отчет, страница доступа к данным?

ОТЧЕТ

· Эмблема (в левом верхнем углу). В новом отчете она выглядит как тетрадь с охватываю­щим кругом.

§ Заголовок отчета (непосредственно рядом с эмблемой). Для начала им может стать имя таблицы или запроса, на базе которых создается отчет (например, Products).

§ Дата и время (которые обновляются при каждом открытии отчета). Первоначально они выводятся в правом верхнем углу.

§ Номер страницы. Он выводится внизу каждой страницы, в центре. В Режиме макета (Layout) программа Access считает, что все данные, включенные в отчет, занимают одну страницу, поэтому придется воспользоваться прокруткой, чтобы увидеть этот элемент в конце страницы.

§ Данные отчета (после заголовка). Для изменения первоначального расположения таб­лицы на странице отчета щелкните кнопкой мыши один из заголовков столбцов и пере­тащите его вниз (для того чтобы отодвинуть заголовок отчета от данных) или вверх (для того чтобы удалить свободное пространство между ними).

§ Итоги (внизу, в некоторых столбцах). Программа Access автоматически добавляет итоги для числовых полей. Например, когда впервые создается отчет ProductCatalog. Access вставляет итог в конец столбца Price, указывающий для всех видов изделий стоимость покупки одного изделия. (Это сомнительный итог — для его замены выберите столбец и затем укажите другой вариант групповой операции из меню Работа с макетами отчетов | Формат → Группировка и итоги → Итоги (Report Layout Tools | Formatting → Grouping & Totals → Totals).)

Вы можете вставлять дополнительные элементы управления по следующим причинам:

• для включения дополнительной текстовой информации, такой как подзаголовки, отказ от гарантийных обязательств, пояснительные заметки, название компании и т. д.;
• для вывода разделительных линий между областями в разделе Область данных;

· для выделения важной информации с помощью дополнительных рамок;

· для вывода эмблемы в верхнем или нижнем

■ Элемент управления Подпись хранит маленькие или большие фрагменты неменяющегося текста. Например, все заголовки столбцов с именами полей — Подписи.

■ Элемент управления Поле содержит динамические выражения — иначе говоря, текст, который может меняться.

■ Элемент управления Рисунок содержит изображение.

■ Элемент управления Линия позволяет рисовать вертикальные, горизонтальные и наклонные линии. Он удобен для графического отделения содержимого и замены границ, не позволяющих добиться желаемого эффекта.

Элемент управления Прямоугольник позволяет рисовать отформатированные прямо-угольники вокруг других элементов управления для выделения содержащейся в них ин­формации.

■ Элемент управления Вставить или удалить разрыв страницы дает возможность разбить раздел Область данных на отдельные страницы — точно в том месте, которое вы укажете. Это очень полезно, если в Области данных хранится большой объем информации или если печатаются формы, которые должны выводиться на отдельных страницах (например, счета для разных клиентов).