Кривая работоспособности и ее применение в управлении руководителем.

Работоспособность каждого человека в течение дня подвержена определенным колебаниям, составляющим естественный ритм жизнедеятельности (рис. 3).

Слишком продолжительная и интенсивная работа не эффективна, так как снижается концентрация внимания и работоспособность. Поэтому следует рассматривать перерывы не как потерю времени, а как время, необходимое для заряда новой энергией. Поэтому следует иметь в виду, что руководитель должен учитывать и планиро­вать не только рабочее, но и свободное время. Ведь старая истина гласит: «Кто не умеет работать, тот не умеет и отдыхать».

Психологами и физиологами установлено, что решение вопросов, требующих интенсивных затрат умственной и физической энергии, следует планировать в дообеденные часы. Менее производительные часы рекомендуется отводить для проведения со­вещаний, работы над корреспонденцией и т.д. Предполагают, что принимать ответственные решения и вообще браться за какое-либо серьезное дело лучше всего в 11, 17 и 22 часа.План работы руководителя должен быть реальным и не перегруженным, в нем должен содержаться резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (например, один час в день или полдня в неделю).

Практическая польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей заключается в том, что руководитель лучше узнает свою работу, оценивает имеющиеся ресурсы и эффектив­ность их использования.

Р

а

+50%

б

о

т

о

с

п

о

100%

с

о

б

н

о

с

т

ь

-50%

8.00 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6 Время суток

Рисунок 3. Кривая работоспособности

ТЕМА 3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

Индивидуальный план руководителя.

Планирование личной работы руководителя - это первое и важное звено в рациональной организацииего личной работы. Оно в обязательном порядке предполагает уста­новление вполне определенных сроков, как достижения поставленных целей и решения задач, так и проведения мероприятий конкретного содержания. Уста­новление сроков выполнения - важный и ответственный момент в планиро­вании. Умение экономно расходовать время является признаком высокой куль­туры управления признаком воспитанного и организованного делового чело­века. Закон прост:чем больше времени руководитель затрачивает на планирование ра­бот, тем меньше его уходит на непосредственное решение проблемы, а это тем самым экономит общее время(рис. 1).

Если на планирование своего рабочего дня Вы затрачиваете 8 минут и последовательно придерживаетесь плана, то ежедневно Вы можете выиграть 1 час времени для выполнения наиболее важных задач. Чем лучше Вы умеете распределить (спланировать) свое время, тем лучше Вы сможете использовать его для достижения профессиональных и личных целей. Ваше преимущество заключается в планировании своей работы.

Рис. 3. Выигрыш времени при планировании

Индивидуальный план работы руководителя должен составляться на день, неделю, месяц, квартал, год. При этом он может использовать календари с делениями, специальные карточки, еженедельники, графики, таблицы и т.д. («белые карточки «не запоминать ничего»).

Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представле­ния, что он делает, когда, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направле­ниям:

- работа с документами;

- работа с кадрами;

- решение социально-экономических вопросов;

- решение коммерческих (производственных) вопросов;

- совещания, переговоры, беседы;

- командировки;

- непроизводительные затраты времени (резерв).

Долгосрочные и среднесрочные планы.

Необходимость и целесообразность планирования – это постулат, который не обсуждается.

«Планируйте свою жизнь на день, неделю, месяц, год и более» - эта фраза звучит постоянно. Однако нам прежде всего необходимо иметь долгосрочные, среднесрочные и текущие цели.

Как отмечают иностранные специалисты, достигшие высочайших вершин в политике и бизнесе, только 3 % работоспособного населения Земли имеют сформулированные письменно долгосрочные цели, около 10 % имеют цели и планы, но они не оформлены письменно, остальные 87 % не имеют ни целей, ни планов.

Известные ученые в области управления Г.Хэмел и К.К.Прахалад, авторы книги «Competing for the Future» («Конкурируя за буду­щее»), уверены, что менеджеры уделяют планированию будущего (стратегическому) слиш­ком мало времени. По их мнению, действует «правило 40—30—20». Со­гласно этому правилу, «управляющие высшего звена 40% своего време­ни тратят на размышления о внешнем мире и 30% — на то, чтобы вглядеться на три-четыре года вперед. Из времени, затрачиваемого на размышления о будущем, не более 20% расходуется на попытки создать коллективное видение будущего (остальные 80% посвящены перспекти­вам того дела, которым занимается сам менеджер). Таким образом, высокопоставленный администратор только 2,4% своей энергии расхо­дует на создание такого видения», а высшие менеджеры должны от 20 до 50% своего времени посвящать заглядыванию в будущее. По их мнению, задача руководителей — видеть будущее до того, как оно наступило, и раньше, чем что бы то ни было.

Причины, по которым большинство руководителей избегают постановки целей и разработки долгосрочных планов:

- они не знают и не умеют их разрабатывать;

- они считают, что это слишком сложно и долго;

- даже если они сами составляют планы и разрабатывают цели, они в них не верят;

- они начинают с долгосрочных планов, а немедленное отсутствие результатов приводит их в состояние шока и длительного стресса.

Поэтому необходимо иметь огромное желание правильно ставить правильные долгосрочные и среднесрочные цели и разрабатывать планы по их реализации. Однако поставленная цель - это только первый шаг. Современная теория в области постановки целей и последующего планирования предполагает последующие шаги:

2. необходимо представить себе картину жизни, которая бы полностью соответствовала вашим идеалам и жизненным ценностям. В жизни каждого человека можно выделить четыре основные сферы деятельности:

духовная;

финансовая;

образование;

отдых, спорт, хобби и развлечения.

Существуют эффективные и простые методики для определения личных целей в каждой из сфер. Одна из них – «Лучевые диаграммы».Суть её в том, что на чистом листе бумаги в центре записывается Ваше имя и оно обводится. Вокруг него в произвольном порядке размещаются ваши жизненные ценности. Ими могут быть : «семья», «здоровье», «работа», «Карьера», «благополучие», «финансы», «общественная деятельность», «дача», «отдых» и т.д. (рис. 2).

Затем последовательно рассмотрите каждую позицию и отметьте возле неё все идеи и цели, которые при этом при этом будут возникать. Делается это быстро, произвольно, бессистемно, не задумываясь: важная, нужная, большая или маленькая цель. Главное, что она возникла у Вас. Цели могут идти вперемешку долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные.

Потом на отдельный лист выписываются все цели, которых вы хотите достичь. Затем располагаете последовательно каждую цель в центре нового листа и рассматриваете её более детально., разбивая её на подцели. И далее на задачи.

Все цели имеют разные приоритеты по важности, срочности, продолжительности, результатам своевременного (несвоевременного), качественного (некачественного) выполнения работ. Самый лучший способ – расставлять приоритеты по всем делам, даже мелким.

3. необходимо разработать планы по реализации долгосрочных и среднесрочных целей.

Необходимо научиться правильно планировать, поэтому нужно постоянно совершенствоваться в этом направлении.

Рисунок 2. Лучевая диаграмма целей

Краткосрочные и оперативные (ежедневные) планы

Краткосрочное планирование – это планы, которые, в зависимости от необходимости, могут составляться на 6 временных периодов: год, полугодие, квартал, месяц, декаду, или неделю.

Оперативные (ежедневные) планы - это планы на день, расписание на один день.

Начинать планирование времени рекомендуется с составления плана работы на день, так как:

ü День – это наименьшая и хорошо обозримая единица систематического планирования;

ü Каждый день можно рассматривать в качестве нового начала, если предыдущий день был неудачным;

ü Тот, кто не умеет придерживаться плана работы на день, не сможет также придерживаться и планов на более длительные периоды (месяц, год).

На планирование требуется ежедневно 8 минут. Зафиксируйте (запишите) задачи, виды деятельности и встречи, которые Вы хотели бы и должны выполнить в конкретный день:

Необходимые задания из Вашего списка на неделю или месяц; невыполненные задания предыдущего дня; дополнительно возникшие дела на этот день; встречи; телефонные звонки; корреспонденция; периодически повторяющиеся дела.

Преимущества планирования рабочего времени руководителя.

Чем лучше Вы умеете распределить (спланировать) свое время, тем лучше Вы сможете использовать его для достижения профессиональных и личных целей. Ваше преимущество заключается в планировании своей работы.

7 аргументов в пользу письменного планирования:

1) планы, удерживаемые просто в памяти, проигрывают в обзорности («с глаз долой, из сердца вон») и подвержены частым изменениям;

2) письменное планирование означает разгрузку памяти;

3) письменно зафиксированный план имеет психологический эффект самомотивации к деятельности, а ваши действия при осуществлении задач конкретного дня будут более целенаправленными и сориентированными на строгое выполнение запланированного;

4) письменный план поможет Вам меньше отвлекаться (т.е. концентрироваться) , а это в свою очередь будет заставлять Вас выполнять запланированные задания;

5) благодаря контролю за выполнением плана на день, вы не потеряете из виду невыполненные пункты (перенос их на следующий день);

6) Вы сможете достичь большего успеха, чем лучше сумеете оценить свою потребность во времени и возможные помехи. Таким образом Вы сможете запланировать «буферное время» для непредвиденных событий.

7) Письменные планы, собранные в скоросшивателе, одновременно являются информацией (документацией) о проделанной работе и в определенных случаях могут служить доказательством или протоколом Вашей деятельности или бездействия.

Главные направления совершенствования процесса планирования и использования рабочего времени:

1) совершенствование процесса делегирования;

2) выделение приоритетов в управленческой деятельности;

3) оптимизация процесса постановки собственных мотивирующих целей и целей подчи­нённых;

4) совершенствование процесса планирования и организации рабочего времени;

5) внедрение эффективной системы контроля за реализацией намечен­ных планов.