Делопроизводство специалиста по социальной работе

Важными документами становятся приказы, распоряжения и решения министерств, местных исполнительных комитетов власти, подведомственных им «отделов образования», «комитетов (управлений) по социальной защите населения» в зависимости от того, где, в какой отрасли работает специалист социальной работы. Итак, социальному работнику, необходимы знания нормативных документов для оказания конкретной помощи в каждом конкретном случае. Проблема определения нормативно-правового поля деятельности специалиста социальной работы сопрягается с проблемой определения приоритетности института, чьи интересы защищаются социальным работником. С точки зрения системы профессиональных ценностей, специалист социальной работы должен представлять интересы прежде всего клиента, затем – общества в целом, и только потом – государства и своего учреждения. Такую систему приоритетов не всегда легко соблюдать, ее приходится отстаивать, иногда даже вступая в конфликты с руководством или с коллегами. Однако если присутствует осознание законности, гуманности и моральной правоты своей профессиональной деятельности, всегда находятся убедительные аргументы в защиту своего клиента, своего дела и своей профессии.

Документы учреждения представляют определенную систему, которая отражает отдельные стороны его работы или всю работу в целом. Что зафиксировано, прежде всего, в Уставе учреждения, в приказах, где последовательно документируется распорядительная деятельность руководителя, в протоколах – работа педагогического совета, в журналах – успеваемость учащихся и т. д. Системы документирования получили название делопроизводства, что включает создание документов, работу с ними, хранение.

В Республике Беларусь действует Государственная система документационного обеспечения. Существуют общие требования к документам и службам документационного обеспечения, установлены стандарты, имеющие определенное назначение, состав, набор реквизитов и их расположение. Каждый документ состоит из отдельных его элементов, разные виды документов имеют разный набор реквизитов, определяющих назначение документов ( протокол, акт, приказ и т.д.). Служебные документы составляются на бланке на стандартном листе бумаги. Существует 2 вида бланков – бланк письма; и бланк общий – для всех остальных документов.

Реквизиты бланка-письма: государственный герб; эмблема организации; наименование министерства; наименование организации; автор документа (организация в именительном падеже); наименование структурного подразделения; индекс предприятия связи; полный почтовый адрес; номер телефона/факса.

Реквизиты общего бланка: государственный герб; эмблема организации; наименование министерства; автор документа (организация в именительном падеже); наименование структурного подразделения; вид документа (или место остается свободным для последующего заполнения) – приказ, служебная записка, ходатайство и пр.; место составления или издания документа ( в соответствии с административно-территориальным делением, например, г.Борисов, Минской обл.). На общем бланке помечается дата, индекс, заголовок, отметка о контроле, гриф утверждения. Кроме этого, на оба вида бланков наносятся ограничительные отметки в виде черточек-уголков для переменных реквизитов. Для писем – это – дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок текста, отметка о контроле, место адресата.

Государственный герб может помещать на своих бланках только организации, имеющие специальное разрешение от вышестоящего министерства. Он размещается сверху над серединой реквизита «наименование министерства».

Ссылка на индекс и дату входящего/исходящего документа является важнейшим поисковым признаком, позволяющим при получении письменного ответа определить, в какое структурное подразделение направить его на исполнение; найти копию инициативного документа, на который принял ответ. Ссылка переписывается цифровым способом (А 25/ 7).

Адресное документирование (т.е. указание получателя, адресанта) пишется на документах, отправляемых в другие организации либо руководству. Указывают – наименование учреждения в именительной падеже (что?); наименование структурного подразделения в именительной падеже; должность получателя в дательном падеже (кому?); фамилию, имя отчество в дательном падеже; почтовый индекс.

Согласование документа – это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности.

Внутреннее согласование проводиться с финансовой службой, юристами, заместителями руководителей. Оформляется визой, состоящей из личной подписи главного бухгалтера, даты. Место на документе – ниже подписи в зависимости от вида документа (заявление, служебная записка, приказ и пр.). Для каждого документа свой перечень необходимых виз при его оформлении.

Внешнее согласование (в зависимости от содержания) – либо с вышестоящей организацией, либо с научно-исследовательским учреждением. Оформляется протоколом обсуждения проекта. Справкой с грифом согласования.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, пишется прописными буквами без кавычек, наименование должности, организации, личной подписи, расшифровки подписи (Иванов И.И.), даты.

Место графа согласования – там же после подписи, если грифов несколько – на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных внешних согласованиях оформляется отдельный лист согласований.

Гриф утверждения это удостоверение некоторых видов документов, оно санкционирует их содержание, распространяет действие на определенный круг лиц и организаций. Утверждают следующие документы: планы, уставы, положения, инструкции, штатные расписания, акты, протоколы. Утверждение происходит после подписания документа. Существует 2 варианта оформления: 1) простое утверждение руководителем, подпись, дата; 2) издание распорядительного документа (приказ, постановление). Оформляется в правой верхней части с указанием должности руководителя, учреждения, подписи, даты. Слово УТВЕРЖДАЮ пишется без кавычек.

Отметка о поступлении – фиксируется время приема документа в организацию, входящий регистрационный номер (индекс); место документа – правый угол нижнего поля первой страницы.