Система управління організацією.

Система управління організацією включає сукупність усіх служб організації, всіх підсистем та комунікацій між ними, а також процесів, що забезпечують функціонування організацією.

Управління організацією — це безперервний процес впливу на продуктивність працівника, групи або організації в цілому з метою досягнення найкращих результатів з позиції поставленої мети. "Управляти - означає вести організацію до її мети витягуючи максимальні можливості зі всіх наявних в її розпорядженні ресурсів". - так охарактеризував процес управління А. Файоль.

Процес управління передбачає узгоджені дії, які і забезпечують, зрештою, здійснення загальної мети або набору цілей, що стоять перед організацією. Для координації дій має бути спеціальний орган, що реалізує функцію управління. Тому в будь-якій організації виділяються керуючу та керовану частини. Схема взаємодії між ними показана на рис. 5.1.

Кожна з позначених частин має певну самостійність і власне призначення. Об'єкт управління — система, що виконує рольову функцію організації, тоді як суб'єкт управління підтримує виходи цієї системи на рівні, що задовольняє задані умови її функціонування. Зв'язок у системі управління об'єднує суб'єкт та об'єкт управління в єдине ціле. її слід розглядати як джерело інформації для вироблення управлінських дій. Через канали зв'язку рухаються потоки інформації, що живлять всі підсистеми організації та забезпечують досягнення її мети.

У керуючу частину входить дирекція, менеджери та інформаційні підрозділи, що забезпечують роботу керівної ланки. Цю частину організації прийнято називати адміністративно-управлінським апаратом. Кінцевим продуктом керуючої частини є інформація. Керівна ланка — необхідний елемент будь-якої організації.

На цьому рівні ухвалюються управлінські рішення як результат аналізу, прогнозування, оптимізації, економічного обґрунтування та вибору альтернативи з багатьох варіантів досягнення поставленої мети. Управлінське рішення ухвалюється з метою подолання проблеми, що виникла.

Відзначимо, що управлінське рішення — це результат колективної творчої праці. Воно завжди має узагальнений характер. Навіть коли керівник самостійно ухвалює рішення, то колективний інтелект прямо або опосередковано впливає на процес розробки індивідуального управлінського рішення.

Головними суб'єктами здійснення управлінської діяльності є менеджери. Менеджер - це член організації, що здійснює управлінську діяльність та вирішує управлінські завдання.

Менеджери займають ключові позиції в управлінні організацією. Вони в організації виконують різноманітні ролі. Найважливішими з них є такі.

Роль щодо ухвалення рішення. Вона виражається в тому, що менеджер визначає напрям руху організації, вирішує питання розподілу ресурсів, здійснює поточні коректування.

Інформаційна роль. Вона полягає в тому, що менеджер збирає інформацію про внутрішнє та зовнішнє середовище, поширює інформацію у вигляді фактів і нормативних установок, роз'яснює політику й основні цілі організації.

Керівна роль. Менеджер формує відносини всередині і за межами організації, мотивує членів організації на досягнення цілей, координує їх зусилля та виступає як представник організації.

Залежно від позиції менеджерів в організації, завдань, що вирішуються, характеру функцій, що реалізуються, ці ролі можуть бути властиві їм більшою чи меншою мірою. Проте кожен менеджер обов'язково ухвалює рішення, працює з інформацією і є керівником певної групи працівників.

Керована ланка — це різні функціональні підрозділи, що зайняті забезпеченням трансформаційного процесу. Те, що надходить на вхід керованої частини, і те, що є її виходом, залежить від типу організації. Так наприклад, якщо йдеться про ділову організацію, що здійснює управління фінансами, скажімо, про банк, то на його вхід надходять грошові кошти або їх замінники (цінні папери, векселі, акції і т. ін.). Виходом є інформація щодо управління фінансовими потоками та грошовими коштами. У багатьох випадках банк здійснює виплату наявних грошових коштів.

Управління організацією можна представити у вигляді процесу здійснення певного типу взаємопов'язаних дій з формування і використання ресурсів організації для досягнення нею своїх цілей. Управління включає тільки ті функції та дії, які пов'язані з координацією та встановленням взаємодії всередині організації, з мотивацією до здійснення виробничої та інших видів діяльності, з цільовою орієнтацією різних видів діяльності.

Зміст і набір дій та функцій, що здійснюються в процесі управління, залежать від типу організації, її розмірів, сфери діяльності, рівня в управлінській ієрархи, функції всередині організації та від інших чинників. Для всіх процесів управління в організації характерна наявність однорідних видів діяльності. Всі види управлінської діяльності можна згрупувати в чотири основні функції управління: планування, організація, керівництво і контроль.

Щоб координувати дію керованої частини, необхідно використовувати систему наукового управління, обґрунтовану Ф. Тейлором у книзі "Принципи наукового управління". Ф. Тейлор вперше відокремив процес планування праці від самої праці, виділивши, таким чином, одну з основних управлінських функцій. Основні положення системи наукового управління за Тейлором формулюються так: створення наукового фундаменту, що замінює традиційні методи роботи, які практично склалися; відбір і навчання співробітників на основі наукових критеріїв; взаємодія між адміністрацією та виконавцями з метою практичного впровадження науково розробленої системи організації праці; рівномірний розподіл праці і відповідальності між адміністрацією та виконавцями.

Пізніше Г. Емерсон сформулював 12 принципів продуктивності праці, що належать до ланки управління організацією, визначивши справжню місію та призначення управлінської праці: чітко поставлені цілі; здоровий глузд; компетентна консультація; дисципліна; справедливе ставлення до персоналу; швидкий, надійний, повний, точний, постійний облік; диспетчерування; нормування операцій; ефективне планування; нормалізація умов праці; стандартні письмові інструкції; винагорода за продуктивність.

Найчіткіше завдання управління організацією сформулював А. Файоль. Він виділив шість сфер діяльності організації, якими необхідно управляти: технічну, комерційну, фінансову, бухгалтерську, адміністративну і захисну. На його думку, найбільш характерними завданнями ланки управління є: планування загального напряму діяльності та передбачення кінцевого результату; організування, тобто розподіл та управління використанням матеріальних і людських ресурсів; видання розпоряджень для підтримки дій працівників в оптимальному режимі; координація різних дій для досягнення загальної мети; вироблення норм поведінки членів організації та проведення заходів щодо дотримання цих норм; контроль за поведінкою членів організації.

А. Файоль сформулював характерні ознаки процесу управління на початку XX ст. Відтоді в діяльності організацій відбулися значні зміни: ускладнилася їх структура, науково-технічна революція в галузі природничих наук привела до виникнення нових складних технологій, стрімке впровадження засобів обчислювальної техніки в різних сферах людської діяльності помітно вплинуло на технологію ухвалення управлінських рішень та на процедуру контролю за виконанням рішення.

Особливістю діяльності ділової організації нині є робота в умовах напруженої конкуренції не тільки усередині країни, але і на міждержавному рівні. Прискорений розвиток засобів комунікації, електронних засобів, що забезпечують зберігання та обробку інформації, призвів до виникнення нового інформаційного середовища, в якому функціонують організації. Це, у свою чергу, викликало зміну вимог, що висуваються до систем управління.

Сучасна система управлінських функцій може бути представлена таким переліком основних завдань:

• координація та інтеграція зусиль членів організації щодо досягнення загальної мети;

• організація взаємодії та підтримка контактів між робочими групами і окремими членами організації;

• збір, оцінювання, обробка та зберігання інформації;

• розподіл матеріальних і людських ресурсів;

• управління кадрами (розробка системи мотивації, боротьба з конфліктними ситуаціями, контроль діяльності членів організації та груп);

• контакти із зовнішніми організаціями, ведення переговорів, маркетингова і рекламна діяльність;.

• інноваційна діяльність;

• планування, контроль за виконанням рішень, корекція діяльності залежно від зміни умов роботи.

У сучасній науці управління організацією прийнято говорити про мистецтво управління як складну комбінаційну гру.

Стосовно організації можна виділити три основні принципи, що характеризують її як керовану систему:

• принцип обґрунтованості: організація підкоряється певним закономірностям, що визначають її внутрішні причин-но-наслідкові зв'язки, її функціонування та життєдіяльність;

• принцип цілеспрямованості: організації властиве прагнення до досягнення поставленої мети, що забезпечує з часом новий стан організаційної системи;

• принцип модельованості: організація як складна система може бути представлена багатоманіттям моделей, кожна з яких відображає певну грань її сутності.

Система управління є формою реального втілення управлінських взаємозв'язків. Вона виступає ніби у вигляді реально існуючої субстанції, за допомогою якої управління набуває конкретного змісту й конкретного вияву, а функція управління — практичної реалізації. В реальній дійсності управлінська діяльність — це функціонування системи управління.

Система управління складається й функціонує не тільки у відповідності зі змістом функції управління й характером відносин, які лежать в основі управлінських взаємозв'язків, а й у відповідності з умовами, в яких формується система управління, а також у відповідності з іманентно належними системі управління принципами її побудови, функціонування й перетворення.

Система управління розкладається на підсистеми, виділення яких наглядно проявилось порівняно недавно. Першою підсистемою є те, що раніше було прийнято розглядати як систему управління — сукупність управлінських органів, підрозділів і виконавців, які виконують закріплені за ними функції й вирішують поставлені перед ними завдання, а також сукупність методів, за допомогою яких здійснюється управлінський вплив. Таку підсистему системи управління можна розглядати як єдність організації, технології й методів управління. При подальшому розгляді цю підсистему управління будемо називати структурно-функціональною підсистемою системи управління (СФП). Звичайно тільки структурно-функціональна підсистема підлягає найретельнішому аналізу й описанню при розгляданні питань побудови й функціонування системи управління. Уже час розроблено загальну теорію функцій управління, кадрів управління, організаційних структур управління, а також технології й методів управління.

Структурно-функціональна підсистема виступає в ролі «хребта» системи управління. Причому при визначеному рівні розвитку управління цей «хребет» системи управління фактично еквівалентний системі управління в цілому. Але будь-який розвинений організм не еквівалентний тільки своєму тілу. Є ще щось виключне, що умовно можна назвати «душею» організму. Чим вищий рівень розвитку організму, тим вищий важіль цієї його підсистеми. «Що ж можна вважати душею системи управління?» Відповідь на це можна отримати, якщо проаналізувати другу підсистему системи управління. Головними частинами цієї підсистеми є такі блоки:

—управлінська ідеологія й вартісна орієнтація системи управління;

—інтереси та поведінські нормативи учасників процесу управлінської діяльності;

—інформація й інформаційне забезпечення комунікацій у системі управління.

Сукупність цих блоків в основному покриває всю підсистему, що розглядається, хоча стосовно до відповідних систем управління можна вказати на існування додаткових блоків, які відіграють певну роль у даній підсистемі. Такими блоками можуть бути, наприклад, блоки національних інтересів і навіть національних управлінських стереотипів. Ці блоки треба принципово відрізняти від першого виділеного блока управлінської ідеології, оскільки вони є виразниками визначених у суспільстві видів ідеології взагалі, а не тільки управлінської ідеології.

Основні названі блоки й блоки, які виникають у конкретних умовах і які мають явно виражений ситуаційний характер, находяться в динамічній взаємодії як між собою, так і з елементамиструктурно-функціональної підсистеми системи управління. При цьому в різних системах управління залежно від загальних властивостей системи, її характерних особливостей, а також від рівня розвинутості системи управління й умов здійснення управлінської діяльності міра прояву окремих блоків, а також характер їх взаємодії можуть бути різними. Однак у будь-яких випадках розглянута підсистема системи управління має загальну властивість. Суть її полягає в тому, що вона зв'язує воєдино на основі розвитку інформаційних каналів і зв'язків цілі організації, які здійснюються в критеріях функціонування, управлінську ідеологію, інтереси й критеріально-нормативну базу робітників управління, процедури й організацію управлінської праці. Це дозволяє охарактеризувати таку підсистему як інформаційно-поведінську підсистему системи управління. Реальні форми прояву цієї підсистеми:

—управлінські теорії й управлінська ідеологія;

—формальні й неформальні відносини серед управлінського колективу й представниками зовнішнього оточення;

—рівень організаційного розвитку, а також рівень розвитку кожного окремого члена управлінського колективу;

— інформованість робітників, носії інформації, форми колективу.
В даний час у зв'язку з об'єктивно діючим процесом прискореного й розширеного розповсюдження інформації, а також у зв'язку зі значним збільшенням вагомості синергічного ефекту, який отримуємо від органічно здійснюваних разом дій, різко зростає роль інформаційно-поведінської підсистеми системи управління. Існує декілька достатньо виражених типів інформаційно-поведінських підсистем.

Першийтип характеризується наявністю формальної організації діяльності й відносин в системі управління. Діяльність потребує наявності формального контролю. Інтереси робітників і їх вміння спрямовані ззовні організації. Формальні відносини між робітниками з приводу роботи, неформальні відносини пов'язані з інтересами, які знаходяться за межами організації. Рівень інформованості замалий, доступність інформації низька як через формальні обмеження, так і з причини слабкості й нерозвинутості технічної бази звернення до інформації та її розповсюдження.

Другийтип інформаційно-поведінської підсистеми характеризується наявністю неспокою у відносинах, наявністю конфліктних ситуацій, намаганням окремих членів колективу до внесення змін за рахунок інших членів, або шляхом організаційних перебудов. Відстороненість, характерна для першого типу. Немає органічної зацікавленості в реальному підвищенні ефективності та якості функціонування усього колективу. Як і при першому типі, тут домінують власні цілі й інтереси, які знаходяться за межами інтересів організації. Для таких відносин характерна наявність груп. Офіційна система інформування функціонує погано, низький рівень доступності інформації, часті спроби приховування інформації або введення обмежень на отримання інформації. В той же час дуже широко практикується неформальний збір і розповсюдження інформації. Широко практикуються закриті судження або ж судження у вузькому колі окремих осіб.

Третій тип характеризується наявністю зацікавленості в кінцевих результатах функціонування системи управління, бажанням до отримання значущих результатів за рахунок вдосконалення внутрішніх відносин, розвитком усіх членів організації і підвищенням рівня спільної трудової діяльності. Широке розповсюдження мають групові форми спільної діяльності, однак вони мають формальний характер. Для цього типу характерна доброзичливість у відносинах, прагнення до вирішення конфліктних ситуацій, відвертість у висловлюваннях, схильність до співпраці. Важливою характеристикою цього типу є поява активності в здійсненні виробничої діяльності, зародження творчого відношення до праці, виникнення самодіяльних починів. Визнається роль і важливість широкої інформованості, створюється атмосфера гласності й широко розповсюджені відкриті обговорення.

Четвертийтип інформаційно-поведінської підсистеми характеризується наявністю такого стану системи управління, при якому складається органічне поєднання особистих інтересів з прагненням до отримання високих кінцевих результатів функціонування організації в цілому. Для даного типу характерна орієнтація на кінцеві результати, самоорганізація й самоспрямованність. Стан відносин у системі настільки високо розвинутий, що дозволяє системі гнучко адаптуватися до нових задач й умов, тобто здійснювати саморозвиток і саморегулювання системи управління. Збереження, отримання необхідної інформації, передача та оброблення її здійснюється за допомогою швидкодіючих і високопродуктивних технічних засобів. Інформація та інформованість є органічними складовими функціонування системи управління.

Третьою підсистемою системи управління є підсистема саморозвитку системи управління. Поява підсистеми саморозвитку системи управління відображає виникнення в системі управління таких рис, як прагнення до самовдосконалення, гнучкість та адаптивність до змін, орієнтація на інновації, пошук і розробка прогресивних ідей і прискорене введення їх у практику функціонування системи управління.

Підсистема саморозвитку управління не тільки відображає названі якості системи управління, вона є генератором цих якостей, вона ж несе в собі механізм їх відтворення, закріплення, розповсюдження й практичного впровадження. Ця підсистема є джерелом і провідником потреб системи управління у самовдосконаленні й одночасно носієм механізму, через який здійснюється розвиток системи управління.

Підсистема саморозвитку системи управління може бути розділена на дві частини.

Перша частина підсистеми орієнтує систему управління на постійне вдосконалення й розвиток. Вона забезпечує потребу системи управління у змінах в напрямі поліпшення, а також потребу в постійному оновленні.

Для цієї частини підсистеми характерне вирішення таких завдань і виконання таких функцій:

—розробка, введення в систему управління і постійна підтримка адекватного рівня стимуляторів, які спонукають систему управління до самовдосконалення;

—постійний аналіз рівня функціонування системи управління, її потенційних можливостей, а також аналіз динаміки завдань, які стоять перед системою управління, і аналіз змін навколишнього середовища;

- виявлення нових тенденцій і напрямів розвитку систем управління, що спостерігаються в світовій практиці менеджменту, а також аналіз використовуваних форм і методів поновлення систем управління.

Ця частина підсистеми саморозвитку дуже тісно пов'язана з інформаційно-поведінськото підсистемою системи управління; її функціональні можливості значною мірою визначаються рівнем розвинутості інформаційно-поведінської підсистеми. Це пов'язано з тим, що готовність до змін, адаптивність, мобільність, зацікавленість у високих кінцевих результатах функціонування системи управління, орієнтація на результат спільної діяльності задаються станом інформаційно-поведінської підсистеми.

Друга частина підсистеми саморозвитку системи управління забезпечує розвиток системи управління. Найбільш суттєві завдання, які вона вирішує:

—опрацювання траєкторій саморозвитку системи управління, яка включає в себе пошук можливостей вдосконалення, опис нового стану системи управління, розробку процедури і перехід у новий стан, а також визначення засобів забезпечення цього переходу;

—організація переходу системи управління в новий стан, яка включає в себе складання програми переходу, розподіл завдань і позицій між суб'єктами переходу, розподіл функцій координації і коригування їх діяльності в процесі переходу;

—аналіз результатів переходу, узагальнення досвіду роботи по переводу системи управління в новий стан, отримання висновків по розвитку підсистеми саморозвитку системи управління.

Важливим напрямом функціонування підсистеми, розвитку системи управління є розвиток кадрів системи управління. Це зумовлено тим, що єдино можливим реальним рухом системи управління може бути тільки рух її кадрів, по-перше,по вертикалі, по-друге, по горизонталі і по-третє,вглибину (поліпшення поведінки і здатностей у спілкуванні, зростання позитивного відношення до роботи, підвищення професійної кваліфікації, виробничого кругозору і навичок роботи тощо).