Діловодство в роботі кадрової служби підприємства

Раціональна організація роботи з управління персоналом вимагає відповідного діловодного забезпечення.

Метою діловодного забезпечення є організація роботи з документа­ми, що формуються в системі управління персоналом.

Діловодство складає повний цикл обробки і руху документів з моменту їхнього створення до завершення виконання і передачі в інші підрозділи. Оформлення документів базується на державних стандартах уніфі­кованих систем документації.

Документи з оформлення прийому, звільнення, переміщення пра­цівників, надання відпусток, заохочення, стягнення, складають групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів відносяться: накази з особового складу; заяви; контракти з працівниками підприємства; трудові книжки; особисті картки і т. д.

Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства. Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом.

Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів. У складі даної підсистеми розроблені уніфіковані форми документів, що забезпечують реалізацію задач з при­йому, переведення, звільнення, заохочення, надання відпусток, оформ­лення дисциплінарних стягнень, а також інструкції щодо застосування уніфікованих форм документів. З кожної із задач існує форма документів: анкета; доповнення до анкети; заява; представлення; графік; пояснюваль­на записка; доповідна записка і т. д.

Право прийому працівників на роботу належить керівнику підпри­ємства. Керівник може передавати надане йому право прийому на роботу працівників, як правило, тільки тим особам із складу адміністрації, сфера керівної діяльності яких поширюється на все підприємство в цілому. При прийомі на роботу працівнику необхідно пред'явити:

· паспорт;

· трудову книжку;

· диплом про освіту (якщо є);

· автобіографію;

· заяву про прийом на роботу.

На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника. Якщо питання про прийом на роботу вирішено по­зитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. При прийомі на роботу працівник кадрової служби зобов'язаний пе­ревірити усі дані, внесені працівником у представлені документи.

Одним з основних документів з роботи з персоналом підприємства є особиста картка, у якій вказується: П.І.Б., дата народження, громадянство, номер і серія паспорту, домашня адреса працівника.

Дані про стаж роботи, а також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці.

При прийомі на роботу подається письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, спеці­альність і посаду. Для заяви характерні наступні реквізити: адресат, автор, на­йменування виду документу (заява), текст, підпис укладача, дата складання. Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.

Наказами з персоналу підприємства оформляються: прийом, пере­міщення за службою, звільнення, надання відпусток, оголошення заохо­чень, заходи впливу до порушників і т. д. Оформляються накази з особового складу на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про пере­ведення на іншу роботу і т. д. У наказах з персоналу підприємства кон­статуюча частина, як правило, відсутня. Розпорядницька частина поді­ляється на пункти. Кожен пункт такого наказу починається дієсловом, що позначає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАДАТИ і т. д. При цьому прізвище варто друкувати цілком прописними буквами, а ім'я і по батькові рядковими, потім вказується посада, структурний під­розділ, зміст дії по відношенню до особи, про яку складається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається робітник.

У наказі про надання відпустки вказується вид відпустки, кількість наданих робочих днів, а також дати початку і закінчення відпустки. Наказ з персоналу підприємства повинен з кожного пункту містити підставу, в якій вказуються документи, що виступили підставою для видання наказу. Після підписання наказу керівником підприємства він повинен бути переданий структурним підрозділам, діяльність яких безпосередньо пов'язана з даним наказом (бухгалтерія, відділ кадрів і т. д.), для відповідного узгодження.

Для обліку і контролю за роботою з наказами з персоналу підпри­ємства ведеться журнал реєстрації наказів за такою формою:

Автобіографія – це документ, який автор складає самостійно. Ав­тобіографія типової форми не має і складається довільно. Однак, окремі складові частини і реквізити повинні міститися в автобіографії обов'язко­во. Пишуть автобіографію рукописним способом. Форма викладу – опо­відальна. Уся інформація викладається у хронологічному порядку і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову ква­ліфікацію працівника. В автобіографії, як правило, вказують: назву документа, ім'я, по батькові і прізвище автора, число, місяць і рік народження, дані про бать­ків; освіту і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; сімейний стан і склад родини; домашню адресу і телефон; дату; особистий підпис.

На кожного працівника підприємства у кадровій службі формується особиста справа. До особистої справи входять:

· внутрішній опис документів, що знаходяться в особистій справі;

· заява про прийом на роботу;

· контракт між працівником і підприємством;

· особовий листок з обліку кадрів;

· автобіографія;

· копія документа про освіту;

· витяги з наказів (про прийом, переміщення, звільнення);

· довідки та інші документи, що стосуються даного працівника;

· трудова книжка.

До того ж, у кадровій службі підприємства повинна вестися алфавіт­на книга.

Трудова книжка – це основний документ, що підтверджує діяль­ність працівника, і є основою для встановлення загального, безупинного і спеціального стажу. При прийомі на роботу трудова книжка заповнюєть­ся на усіх працівників, незалежно від виду діяльності і форми власності підприємства.

У трудову книжку вносяться: дані про працівника (П.І.Б., дата народження, освіта, професія, спеціальність), дані про роботу (при­йом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення). При звільненні усі записи, внесені в трудову книжку, повинні бути завірені підписом ке­рівника підприємства з печаткою.

Для реєстрації трудових книжок у підприємстві ведуться журнали реєстрації трудових книжок за такою формою:

Підготовка документів з особового складу вимагає дотримання усіх норм і вимог, що забезпечує їхню юридичну чинність.