Організація роботи кадрової служби підприємства

Тема 6. Служби персоналу: організація і функції

План:

1. Організація роботи кадрової служби підприємства

2. Діловодство в роботі кадрової служби підприємства

Організація роботи кадрової служби підприємства

Робота з кадрами підприємства здійснюється спеціалізованим функ­ціональним підрозділом підприємства – кадровою службою (використовуються також такі назви, як: відділ кадрів, служба кадрів, відділ по роботі з персоналом і т. д.), Усі ці назви мають однакове значення для діяльності підприємства і виконують функції орга­нізації роботи з персоналом конкретного підприємства.

Роль кадрової служби в апараті управління безупинно росте, оскільки на даному етапі економічного розвитку виникає необхідність в обґрунтованому підборі, організації навчання, підвищенні кваліфікації, правильній оцінці і вихованні кадрів підприємства. Особливо зростає роль кадрових служб щодо набору випускників технікумів, інститутів і універ­ситетів, які володіють сучасними знаннями з таких дисциплін, як: мар­кетинг, менеджмент, стратегія, ціноутворення і т. п. Крім цього, необхідно також систематично підвищувати кваліфікацію як працівників апарату управління, так і працівників, зайнятих оперативною діяльністю.

За статусом служба управління персоналом є самостійним струк­турним підрозділом підприємства. Керує діяльністю служби, як прави­ло, директор з кадрів, у підпорядкуванні якого можуть знаходитися ряд відділів, секторів, або груп окремих працівників, утворених за функціо­нальним принципом (відділ кадрів, сектор навчання і розвитку персона­лу, група стимулювання і оплати праці, менеджер з комунікацій, інже­нер з техніки безпеки та охорони праці і т. д.).

Напрямки діяльності кадрової служби обумовлені тими ж чинника­ми, що і всього підприємства. Вони визначають функції служби управлін­ня персоналом. До функцій кадрової служби підприємства належать:

· визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів;

· організація підбору, розміщення і виховання персоналу;

· дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників;

· організація діловодства з роботи з персоналом;

· оцінка і атестація персоналу підприємства;

· організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу;

· формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управ­ління просуванням за службою;

· поліпшення умов роботи і рішення соціальних питань;

· розвиток мотивації, кар'єри працівників.

Організація роботи з персоналом у підприємстві повинна бути спря­мована на виконання задач кадрової політики і являє собою певну систе­му різних видів кадрової роботи. Усі види роботи з персоналом у підприємстві пов'язані з функціями кадрової служби, взаємозалежні між собою, мають конкретний науковий і практичний зміст, а також мотивують працю працівників кадрової служби щодо їх виконання. Слід зазначити, що робота кадрових служб має свою специфіку відповідно до особливостей керованого об'єкта, що характеризу­ються профілем його діяльності (виробнича, комерційна, фінансова і т. д.). Структура кадрової служби може бути різною у залежності від спе­цифіки, масштабів діяльності підприємства, стратегії і тактики роботи з персоналом.

Для малого приватного підприємства найбільш характерним є здій­снення функцій кадрової служби одним працівником або сполучення по­сади кадровика з якою-небудь іншою (функції кадрово­го діловодства виконує секретар, бухгалтер, юрист). А функції менеджера з персоналу приймає на себе сам директор підприємства – сам підбирає працівників, сам призначає їм зарплату, сам вирішує, які курси підвищен­ня кваліфікації їм необхідні і т. д.

Примітка: світовий досвід показує, що «критичною масою», при якій з'яв­ляється реальна потреба у створенні самостійного структурованого управління кадрами за допомогою професіонала в області людських ресурсів, можна вважати наявність у підприємстві 50–70 працівників. Саме в цьому випадку відкриття посади менеджера з персоналу є еко­номічно виправданим.

Середнє за чисельністю підприємство вимагає створення спеціальної групи фа­хівців з кадрів (2–4 фахівця) або відділу кадрів.

У великій виробничій або комерційній структурі виникає необхід­ність у створенні розгалуженої служби управління персоналом по різних напрямках діяльності в області людських ресурсів, що очолюється дирек­тором по персоналу або заступником генерального директора (рис. 1).

Рис. 1. Організаційна структура служби управління персоналом

При цьому директор по персоналу особисто вирішує наступні питання:

· філософія і політика підприємства стосовно роботи з персоналом;

· організаційна і функціональна структури підприємства;

· статистична звітність;

· трудове законодавство;

· зв'язки з професійними об'єднаннями, клубами;

· зв'язки з урядовими, міськими, місцевими профільними організаціями.

Діяльність кадрової служби підприємства регламентується Поло­женням про кадрову службу. Поло­женням про кадрову службу включає наступні розділи:

1. Загальні положення: повинно бути зазначено, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління і підлег­ла керівнику підприємства.

2. Задачі відділу: вказуються задачі щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни. Задачі відповідного підрозділу (відділу кадрів, служби персона­лу, управління персоналом і т. д.), як правило, полягають у такому:

· розробка і реалізація кадрової політики підприємства відповідно до внутрішніх стандартів і сучасних концепцій управління персоналом;

· створення і підтримка інформаційно-аналітичної бази для прийнят­тя рішень з питань управління персоналом;

· організація безпечних умов роботи працівників підприємства, мате­ріального і морального стимулювання їхньої діяльності.

3. Функції відділу: визначаються, виходячи із встановлених перед ним задач. Типовими основними функціями підрозділу є:

· участь у розробці і реалізації цілей і політики підприємства в об­ласті управління людськими ресурсами; розробка і реалізація комп­лексу планів і програм розвитку персоналу;

· прогнозування і планування потреби в персоналі, участь у рішенні задач, пов'язаних із задоволенням кожного працівника умовами, змістом і характером роботи. Поліпшення якісного складу персона­лу підприємства; створення умов, що стимулюють постійне зрос­тання професійної компетенції;

· формування резерву кадрів на основі аналізу загальної і додаткової потреби в персоналі і політики планування кар'єри (створення і по­стійне доповнення інформаційної бази даних кадрового резерву персоналу; ор­ганізація залучення кандидатів; розробка способів і методів відбору кандидатів; розробка процесів наймання і звільнення працівників);

· організація навчання персоналу із застосуванням методів діагности­ки і оцінки ефективності персоналу (організація професійного тес­тування нових працівників; організація перепідготовки і підвищення кваліфікації персоналу; відбір персоналу для навчання; розробка форм навчання; роз­робка адаптованих програм навчання; підбір викладачів, проведення постійного моніторингу ринку ділової і професійної освіти);

· забезпечення соціальної рівноваги, впровадження заходів щодо під­тримки сприятливого соціально-психологічного клімату у підпри­ємстві, проведення психологічного тестування персоналу, контроль за адаптацією персоналу у підприємстві;

· підвищення ефективності роботи персоналу на основі раціоналіза­ції структур і штатів, управління дисципліною;

· удосконалення організації оплати і стимулювання працівників під­приємства (аналіз робочих місць; проведення розподілу персоналу за категоріями; розробка форм і систем оплати; розробка компен­саційного пакету; організація процесу оцінки ефективності праці працівників; контроль ротації кадрів);

· забезпечення дотримання норм трудового законодавства в роботі з кадрами;

· постійне удосконалення форм і методів управління кадрами на основі впровадження сучасних науково обґрунтованих, зокрема, комп'ютерних, технологій роботи з персоналом, уніфікація доку­ментації з кадрового діловодства;

· здійснення консультування і підготовки рекомендацій керівництву з питань правомірного захисту від протиправних дій по відношенню до діяльності підприємства;

· організація захисту життя та здоров'я працівників і майна підпри­ємства, зокрема, протипожежної безпеки;

· впровадження заходів щодо техніки безпеки;

· здійснення представницьких функцій від імені підприємства у зовнішніх організаціях, що пов'язані з виконанням задач підрозділу;

· виконання функцій підрозділу по зв'язках із громадськістю, ЗМІ.

4. Права відділу: виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства. До прав відділу кадрів можуть належати такі:

· вносити керівництву пропозиції щодо удосконалення діяльності підприємства, інших структурних підрозділів. Брати участь у під­готовці перспективних планів розвитку підприємства, складанні його бюджетів;

· залучати до роботи в межах затвердженого бюджету консультантів, фізичних і юридичних осіб з укладанням відповідних угод;

· запитувати необхідну інформацію в межах, необхідних для рішення задач підрозділу;

· запитувати в межах встановленого регламенту і затверджених форм необхідні офіційні документи. Контролювати розставлення і пра­вильність використання працівників, стан трудової дисципліни у підрозділах підприємства;

· вносити керівнику пропозиції про заохочення або застосування у встановленому порядку передбачених законом дисциплінар­них заходів до працівників підприємства, що винні у пору­шенні законодавства, рішень органів управління підприємства, наказів і розпоряджень вищого керівництва та інших норматив­них актів підприємства.

5. Відповідальність відділу: обмовляються відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників, у залежності від посадових функцій, і в цілому відділу кадрів.

Проте, у реальній практиці рідко можна зустріти фор­мально закріплені взаємозв'язки кадрового підрозділу з іншими структу­рами підприємства. Разом з тим, у багатьох сучасних підприємствах нала­годжено ці зв'язки, оскільки таке формальне закріплення є засобом щодо запобігання конфліктних ситуацій між структурними підрозділами. Варіант такої формалізації може виглядати таким чином: підрозділ з управління людськими ресурсами:

· разом з керівниками інших структурних підрозділів підприємства розробляє кадрову політику і плани її реалізації з урахуванням кон­кретних умов на майбутній період і вносить пропозиції на розгляд керівництва;

· періодично (раз у рік або за вимогою) представляє керівництву підприємства аналітичні записки про кадрову ситуацію з виявлен­ням проблем і пропозиціями щодо їх рішення. Разом з фінансовим підрозділом проводить аналіз матеріальних і соціальних стимулів для максимально повної реалізації потенціалу кожного працівника. Контактує з адміністративно-господарською службою з питань, пов'язаних із задоволенням соціально-побутових потреб працівни­ків (оперативне медичне обслуговування, харчування, постачання промисловими і продовольчими товарами, транспорт та ін.);

· спільно зі службою безпеки розробляє пропозиції щодо поперед­ження витоку комерційної інформації підприємства, перевірки лояльності працівників, забезпечення безпечних умов праці, вирі­шення питань, що виникають в екстремальних ситуаціях.

Подальше удосконалення організації роботи з кадрами у підприєм­стві повинно базуватися на розробці моделі менеджера кадрової служби (рис. 2).

Рис. 2. Модель менеджера кадрової служби підприємства

Отже, тільки ефективна кадрової роботи на даному етапі економічного розвитку може забезпечити обґрунтований підбір, організаційне навчання, підвищення кваліфікації, правильну оцінку і виховання кадрів підприємства.