Формирование выполненных документов в дела

¹ Документы с грифом "Для служебного пользования" после их выполнения формируются в дела. Порядок формирования этих дел предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

Документы с грифом "Для служебного пользования" в зависимости от производственной и информационной потребности позволяется формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

Если в организации создается большое количество одинаковых документов (приказов, инструкций, планов и тому подобное) с грифом "Для служебного пользования" и без этого грифа, целесообразно формировать их в отдельные дела.

По окончании делового года дело "Документы с грифом "Для служебного користування"" пересматривается постраничное членами экспертной комиссии организации и в случае необходимости принимается решение о переформировании документов. Документы постоянного хранения, которые содержатся по этому делу, формируются в отдельное дело, которому предоставляется отдельное заглавие, и которая дополнительно заносится к номенклатуре дел. Документы временного хранения остаются по этому делу согласно с утвержденной номенклатурой дел.

Дела с несекретными документами, в которых накапливается отдельные документы с грифом "Для служебного пользования", должны быть отнесены к категории ограниченного распространения и использования. На обложках и титульных страницах этих дел также проставляется гриф "Для служебного пользования", а в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.

Дела с документами должны иметь внутренние описания.

Использование документов, снятие грифа "Для служебного пользования "

До работы с делами с грифом "Для служебного пользования" допускаются должностные лица, которые имеют опыт работы и непосредственное отношение к этим делам, согласно со списками,' согласованными с канцелярией, а к документам — согласно с указаниями, изложенными в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, которые допускаются к работе с изданиями, определяются руководителями организаций.

Запрещается пользоваться сведениями из документов с грифом "Для служебного пользования" для открытых выступлений или опубликования в средствах массовой информации, экспонировать такие документы на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других общественных местах.

В случае необходимости из письменного разрешения руководителя организации допускается опубликование или передача для опубликования несекретных сведений ограниченного распространения.

Во время| пользования открытой радиосвязью запрещается передавать сведения ограниченного распространения. Такие сведения могут передаваться только с помощью проволочной связи с проставлением на документах и телеграммах штампов "Серия П".

Во время пользования проволочной связью отмечаются лишь телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей, должности адресатов и отпрпвителей| указывать запрещается.

Представители других организаций допускаются к ознакомлению с документами с грифом "Для служебного пользования" с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), во владении и распоряжении которых находятся эти документы, при наличии письменного запроса организаций, в которых они работают с указанием характера заданий, что выполняется.

Выписки из документов и изданий, которые содержат сведения ограниченного распространения, делаются в тетрадях, которые имеют аналогичный гриф, которые по окончании работы посылаются по адресу организации, которая давала разрешение на ознакомление и работу с документами.

Дела и издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в карты учета дел и изданий.

Снятие копий, а также осуществление выписок из документов сотрудниками организации проводится с разрешения руководителя организации (структурного подразделения).

Пользование для посторонних организаций документов, полученных от других организаций, осуществляется по согласованию с организациями-авторами этих документов.

Выдача гражданам Украины изданий с грифом "Для служебного пользования" в массовых библиотеках осуществляется за письменным ходатайством руководителей организаций, в которых работают эти граждане, с указанием темы работы. Эти разрешения действительные на протяжении года.

Запрещается хранить документы с грифом "Для служебного пользования" в библиотеках общего пользования.

В ведомственных библиотеках закрытого типа издания с грифом "Для служебного пользования" выдаются:

• сотрудникам этой организации — по спискам, утвержденным руководителем организации (структурного подразделения), или за его письменным разрешением;

• сотрудникам других организаций — за письменными обращениями этих организаций и из письменного разрешения руководителя организации (структурного подразделения), что хранит эти издания.

Издание с грифом "Для служебного пользования" из письменного разрешения руководителя организации могут выдаваться за межбиблиотечным абонементом на основании письменных запросов руководителей организаций, которым эти издания нужны.

Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения с грифом "Для служебного пользования" периодически пересматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Пересмотр осуществляется во время передачи дел из структурных подразделений к архивному подразделу организации, в процессе хранения дел в архивном подразделе (как правило не менее как один раз на 5-Ю| лет), а также во время подготовки дел постоянного хранения для передачи в государственное архивное учреждение.

Решения о снятии грифа принимаются экспертной комиссией организации-автора документа (издание) или правопреемника. В состав комиссии входят работники канцелярии, режимно-секретного и других подразделов организации.

Решение комиссии оформляется актом, что складывается удовлетворительной формой и утверждается руководителем организации.