РАБОТА МЕНЕДЖЕРА С КОММЕРЧЕСКОЙ И ТАЙНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

ПЛАН:

1. Сущность понятия коммерческой тайны

2. Защита документов коммерческой тайны на предприятиях

3. Порядок учета, хранения и использования конфиденциальной информации, которая является собственностью государства

1. Сущность понятия коммерческой тайны

Суть понятия коммерческой тайны есть в таких положениях:

• это любая деловая информация, что имеет действительную или потенциальную ценность для предприятия по коммерческим причинам, разглашение которой может нанести вреда предприятию. Она не является общеизвестной или общедоступной на законных основаниях. Эти сведения соответствующим образом отражаются, а фирмой осуществляются надлежащие мероприятия по сохранению ее конфиденциальности. Эта информация не является государственным секретом и не защищается авторским и патентным правом. Эта информация не касается негативной деятельности предприятия, которая может наносить вред обществу (нарушений законов и неэффективной работы, административных ошибок, загрязнения окружающей среды и тому подобное).

27 марта 1991 года Верховной Радой Украины был принятый Закон "О предприятиях в Украине". Согласно с частью 1 статьи ЗО| этого Закона "под коммерческой тайной предприятия имеют в виду сведения, связанные с производством, технологической информацией, управлением, финансами и другой деятельностью предприятия, что не является государственной тайной, разглашение (передача, пропитка) которых может нанести вреда его интересам".

Кроме того, в статье ЗО| раздела 2 Закона Украины "Об информации" от 2.10.1992р. дано определение конфиденциальной информации: "Конфиденциальная информация — это сведения, которые находятся во владении, пользовании или распоряжении отдельных физических или юридических личностей и распространяются за их желанием, в соответствии с предусмотренными ими условиями".

Вместе с тем, 9 августа 1993 года Кабинетом Министров Украины в соответствии с частью второй статьи З0 Закона Украины "О предприятиях в Украине" утвержденный перечень сведений, которые не составляют коммерческую тайну:

• учредительные документы, документы, которые позволяют заниматься предпринимательской или хозяйственной деятельностью и ее отдельными видами;

• информация за всеми установленными формами государственной отчетности;

• данные, необходимые для проверки вычисления и уплаты налогов и других обязательных платежей;

• сведения о количестве и составе работающих, их заработную плату в целом и за профессиями и должностями, а также наличие свободных рабочих мест;

• документы об уплате налогов и обязательных платежей, информация о загрязнении окружающей естественной среды, несоблюдение безопасности условий труда, реализация продукции, что наносит вреда здоровью, а также другие нарушения законодательство Украины и размеры нанесенного при этом вреда;

• документы о платежеспособности;

• сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, союзах, объединениях и других организациях, которые занимаются предпринимательской деятельностью;

• сведения, которые в соответствии с действующим законодательством подлежат объявлению.

Согласно с этим постановлением предприятия обязанные подавать перечисленные сведения органам государственной исполнительной власти, контролирующим и правоохранительным органам, другим юридическим лицам в соответствии с действующим законодательством, за их требованием.

Таким образом, коммерческая тайна — это производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и другая документируемая информация, которую используют для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращения потери, получения добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, которые позволяют успешно конкурировать, прибыль фирмы и др.

К условиям, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне относятся:

• действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

• отсутствие свободного доступа к этой информации на законной основе;

Работа персонала с коммерческой тайной информацией

• принятие владельцем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Обеспечение сохраненности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдение следующих условий:?

• определение сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия;

• обеспечение порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то предприятие не будет иметь законной основы для привлечения к ответственности работников за распространение или передачу сведений, которые составляют коммерческую тайну.

Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два больших блока:

1) научно-техническая (технологическая) информация;

2) деловая информация.

Научно-техническая информация содержит: сведения о конструкциях машин и оборудования; схемы; материалы, которые используются; рецептуры; методы и способы производства (особенно о новых изделиях, которые разрабатываются); новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПК.

Деловая информация содержит:

• сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, кроме финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и др.);

• сведения о размере прибыли, себестоимости виробляємої| продукции и ін|.;

• планы развития предприятия (тактические и стратегические);

• планы и объемы реализаций продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, об уровнях цен, наличии товаров);

• анализ конкурентоспособности выработанной продукции, эффективность экспорта и импорта, время выхода на рынок, что предлагается;

• планы рекламной деятельности;

• списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, ведомости о взаимоотношении с ними

их финансовое положение, проведенных операциях и объемах, условиях действующих и новых контрактов и др.

Перечень и объем сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем организации. Руководитель может привлечь для проведения этой работы аналитиков специалистов.

Основная цель защиты конфиденциальной информации заключается в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить распространение ее к конкурентам. В некоторых случаях требуется защита и "чужих" коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может оставить предприятие без выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты коммерческой тайны содержит:

• установление правил отнесения информации к коммерческой тайне;

• разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, которые составляют коммерческую тайну, инструкций за соблюдением режима конфиденциальности;

• ограничение доступа к носителям информации, которые вмещают коммерческую тайну;

• использование организационных, технических и других средств конфиденциальной информации;

• осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Как и все сотрудники фирмы, менеджер должен при вступлении на работу подписать обязанность| о неразглашении коммерческой тайны (об ответственности за ее сохранение).

В этом документе основными являются следующие обязанности:

1) не разглашать сведений, которые составляют коммерческую тайну, которые будут доказаны станут ли известны при выполнении служебных долгов, в том числе, на протяжении определенного срока после освобождения из фирмы;

2) придерживаться доказанных до відома* сотрудника требований по защите коммерческой тайны;

3) не использовать сведения, которые составляют коммерческую тайну без ведома на это ее владельца;

4) не иметь никаких обязанностей перед другими лицами и предприятиями.

За информированностью менеджеры большинства предприятий есть вторые лица после руководителя. Менеджер имеет доступ к самым многообразным источникам информации. Он может ее получать:

• организовывая разные парады, приемы, переговоры;

• принимая и обрабатывая корреспонденцию;

• составляя и контролируя выполнение документов;

• проводя телефонные переговоры;

• принимая посетителей и др.

Менеджер является основной фигурой для лиц, которые добывают многообразную информацию. Потому ему необходимо проявлять умную осмотрительность в разговорах с потенциальными партнерами или клиентами, для которых любая информация может стать важной.

Менеджер часто должен отвечать нарезные вопросы. Нужно все время четко проводить границу: обычные, рядовые вопросы и вопросы "скользящие", ответы на которые раскрывают конфиденциальные стороны работы фирмы. В этом случае нужно спросить себя: "Имеет ли право собеседник знать данную информацию? Необходима ли она ему в работе?". На "скользящие" вопросы ответа должны быть уклончивые. Хотя за рекомендациями японских специалистов, самый умный ответ на подобный вопрос — "не знаю", а за деловой этикой такой ответ для менеджеров нежелательная. Можно также порекомендовать собеседнику обратиться с этим вопросом к руководителю фирмы.

В большинстве конфиденциальной информации необходимо руководствоваться рекомендациями руководителя фирмы или службы безопасности предприятия. Менеджер за видом своей деятельности должен знать, кто и к какой информации или оборудованию имеет допуск и придерживаться установленных правил. И если, например, рядовой работник фирмы вдруг заинтересовался конфиденциальным документом, нужно быстро и тактически остановить эту попытку.

Особенно внимательным нужно быть до предметов, которые "забывают" посетители. Обычный блокнот, фломастер, портмоне или другие предметы могут оказаться техническими устройствами для подслушивания и "снятия" самой важной информации, например, сразу после переговоров и выхода посетителей. Нельзя оставлять посетителей в кабинете самих, так как профессионалы могут легко на протяжении секунды установить подслушивающее устройство. Все оставленные или найденные предметы нужно быстро передать в службу безопасности предприятия. Разобраться с ними — задание специалистов.

Менеджер, как и другие работники фирмы, должен осознавать значимость конфиденциальной информации для успешной работы и процветания фирмы, а также знать о приемах и методах, которыми могут пользоваться конкуренты по сбору такой информации.

Существуют испытанные на практике рекомендации относительно защиты конфиденциальной информации.

Для ограничения доступа к информации коммерческой тайны руководитель выдает специальный приказ о введении "Перечня сведений, которые вмещают коммерческую тайну предприятия", мероприятия по охране этих сведений, устанавливает круг лиц, которые имеют доступ к этой информации, и правилу работы с документами, которые имеют гриф "Коммерческой тайны". Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

Приблизительно перечень сведений, которые составляют коммерческую тайну предприятия может быть таким:

• объемы кредитов, что получила или хочет получить фирма;

• названия контрагентов фирм;

• объемы производства (месяц, квартал, год);

• объемы прибыли (месяц, квартал, год);

• деление прибыли;

• цели, задания, тактика переговоров с партнерами;,

• условия коммерческих контрактов, услуг;

• степень заинтересованности| в приобретении товаров или услуг;

• заработная плата работников фирмы;

• характер и репутация персонала фирмы;

• регионы сбыта продукции;

исследований фирмы. В случае необходимости этот перечень может быть дополнен и

также заверенный подписью руководителя с проставлением новой даты.