Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника



ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ




Читайте также:
  1. CASE-технология создания информационных систем
  2. II. Условия и сроки проведения Конкурса
  3. V. Результаты проведения специальной оценки условий труда
  4. А) методика проведения вступительной части.
  5. Адаптация персонала, ее направления. Технология управления адаптацией.
  6. Адресация и технология CIDR
  7. Айғырларының ұрығын ұзақ уақытқа сақтау технологиялары
  8. АЛГОРИТМ ПОДГОТОВКИ ПРОВЕДЕНИЯ ЛЮБОЙ ФОРМЫ ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ
  9. Алгоритм проведения интерактивного занятия.
  10. Алгоритм проведения интерактивного занятия.

 

В работе руководителя, связанной с организацией совещаний, можно выделить три этапа:

1) подготовка совещания;

2) проведение совещания;

3) подведение итогов совещания.

1 этап: Подготовка совещания Подготовка совещания включает:

• планирование совещания;

• подготовку доклада и проекта решения;

• подготовку документов и помещения. Планирование совещания

Запланированные совещания проводят обычно согласно с графиком, который составляют на месяц (квартал).

График согласовывают с общим распорядком дня предприятия. Он состоит из таких пунктов:

1. Кто проводит совещание (директор, заместитель директора, главный бухгалтер и др.).

2. Время проведения (день недели и часа дня), например: второй и четвертый вторник в 16 час|. З0| мин|.

3. Место проведения.

4. Состав собравшихся.

В случае необходимости график дополняют повесткой дня.

Однако регулярные совещания типа ежедневных, а также оперативок, как правило, заранее обусловленной повестки дня не имеют. На них решают текущие, оперативные вопросы деятельности предприятия, подраздела.

Решение о проведении совещания принимает руководитель. При этом следует учитывать, что для участия в совещании от выполнения своих основных долгов отвлекаются, как правило, руководящие работники, которые имеют высокую заработную плату. Очевидно, что принятие решения самим руководителем без привлечения широкого круга работников нуждается в меньших расходах, чем проведение совещания. Следовательно, необходимость и целесообразность созыва совещания следует тщательным образом обдумать.

Однако, нередко совещания проводят ради отчета, формально ("для галочки"), иногда без подготовки и определенной Цели, превращают в форму выяснения взаимных претензий и обид.

Недопустимые попытки подменить решение вопросов, которые следует разрешать на основе единоначалия, коллективным обсуждением их. Следует подчеркнуть, что совещание - это орган при руководителе, который использует его по своему усмотрению. Независимо от того, какое решение будет принято на совещании, право окончательного решения, как правило, сохраняется за руководителем.

Не следует сзывать совещания ради мелких, отдельных вопросов, которые можно выяснить и развязать в процессе работы.



Цель совещания необходимо формулировать четко и однозначно. Правильная формулировка цели и заданий совещания будет способствовать ее организованному проведению, предоставит возможности сосредоточить внимание коллектива на важнейших моментах, отделить второстепенные вопросы, правильно определить состав участников, повысить эффективность и целенаправленность решений, организовать контроль за их выполнением.

Цель проведения совещания может быть разной: получение и разъяснение информации (заслушивают и обсуждают отчеты подчиненных и руководителей, выясняют подробности и др.); обмен информацией, инструктаж подчиненных, консультации, обсуждения, необходимы при подготовке важных решений, определение заданий и путей выполнения их; стимулирование новых идей и предложений; выработка и принятие коллективного решения, разборки конфликтных ситуаций; согласование общих действий, координация сроков, деление ресурсов, определения методов работы разных структур управления; обсуждение запланированных мероприятий, программ и проектов решений и др.

Определяя цель совещания, следует четко представлять ожидаемый результат (разработка рекомендаций, убеждение оппонентов, сообщения новой информации, согласования действий в ситуации, что сложилась, и тому подобное).



Повестка дня совещания должна содержать оптимальное количество вопросов (обычно он состоит из одного-двух| пунктов), их формулировка должна быть четкой и понятной для всех участников совещания.

Разрабатывая повестку дня, необходимо сдерживать логично и психологически оправданной последовательности рассмотрения вопросов.

Первыми в повестку дня включают вопросы, из которых не предусматривается острая полемика. Потом обсуждают наиболее спорные проблемы, дискуссия из которых может быть острой и длительной.

Отмеченный порядок дает возможность начать обсуждение дискуссионных проблем в спокойной обстановке, избежать предубежденности, ослабить внимание эмоциональных факторов. Может быть рекомендуемым и другой подход. Если в повестке дня несколько вопросов, первыми целесообразно обсуждать те, которые касаются всех собравшихся, а затем в более узком кругу те, что остались.

Нередко повестка дня включает "Разное". Поскольку срок не несет конкретной информации, рекомендуется дополнять этот пункт коротким перечнем вопросов, которые подлежат обсуждению, например: "О командировке Василенко B.C.", "О сборах членов общества "Знания", "Об участии в семинаре в доме научно-технической пропаганды" и др. Пункт "Разное" можно не расшифровывать тогда, когда вопросы, которые предусматривается рассмотреть, не нуждаются в решении (информация к сведению).

Состав участников совещания устанавливают согласно с ее целью и повесткой дня. Он определяется степенью деловой заинтересованности потенциальных участников, их компетентностью, желанием и способностью активно участвовать в обсуждении, вносить свои предложения, предполагаемым участием в реализации решений совещания и другими факторами.



Не целесообразно приглашать на совещание работников, присутствие которых на ней не обязательная, поскольку такой порядок стимулирует пассивность, иждивенческое настроение участников, приводит к нерациональному использованию времени специалистов.

Следовательно, на совещание следует приглашать не по соображениям "престижности", а тех, кто может эффективно использовать добытую на ней информацию, то есть привлекать сотрудников, от которых можно ожидать реального взноса в решение обсуждаемых проблем.

Количество участников совещания должно быть минимальным, желательно не более чем 20 чел|. Неоправданное увеличение численности осложняет управление ходом совещания, продлевает дебаты, вызывает в собравшихся чувство неудовлетворения, потерянного времени. С определенной степенью условности можно утверждать, что эффект совещания обратно пропорциональный количеству ее участников.

В том случае, когда речь идет о регулярном проведении совещаний с утвержденной тематикой, может быть определенный постоянный контингент участников.

В некоторых ситуациях руководитель, что имеет информацию о совещании, которое должно состояться, сам разрешает, быть таким, что присутствует ему или направить одного из подчиненных.

Если организаторы совещания заинтересованы в присутствии на ней того или другого работника, в приглашении след это подчеркнуть.

Дату и время проведения совещания устанавливают согласно с планом или за указанием руководителя. В случае необходимости их согласовывают с заинтересованными подразделами и работниками. Длительность совещания не должна превышать 1,5 час|., а оперативной - 30-35 мин|.

Совещание целесообразно проводить во второй половине дня, поскольку первая более производительная для самостоятельной работы. Не рекомендуется проводить более чем одно совещание на день, тем более с постоянным составом участников.

В графике, объявлении или сообщении о проведении совещания отмечают часы ее начала и окончания. Это необходимо не только с точки зрения порядка, уважения к участникам, но и для того, чтобы каждый из них мог планировать свое рабочее время. Если совещание назначенно, например на 14 час|., и работник не знает, когда она закончится, это не дает ему возможности назначить деловые встречи, договориться о совместной работе и др.

Определяя возможную длительность совещания, можно ориентироваться на такие, достаточно условные расчеты: доклад - 15-20 мин|., ответы докладчика на вопрос - 5-7, выступления - 2-5, изложение проекта решения - 3-5, обсуждение и принятие решения - 8-10 мин Следовательно, длительность обсуждения одного вопроса не должна превышать 45-50 хв|. Следует учитывать, что через 20 – З0| мин|. дебатов по одному вопросу люди теряют к нему заинтересованность.

Как показывают исследование, длительность совещания свыше 30-40 мин|. приводит не только к потере времени, но и резко снижает ее эффективность. На конец первых часов работы заметно ослабляется внимание участников, на 60-70-й мин|. они начинают разговаривать, часто изменяют позу, на 70-80-й - развивается физическая усталость, на 80-90-й - у некоторых участников наблюдаются признаки депрессии, на 90-100-й - не исключенные локальные конфликты между участниками, на 100-110-й мин|. некоторые участники готовы принять любое решение. Чрезвычайная усталость приводит к безразличию, резкому снижению интеллектуальных возможностей, конформистского настроения.

Способ оповещения участников зависит от условий работы и расположения организации, круга участников, технических средств. При этом используют график, который сообщают всем участникам, объявлению, приглашению, сообщению по телефону или радиосети и др. Не рекомендуется использовать фразу "Присутствие обязательная". Приглашение следует рассылать как можно раньше. Его текст должен быть четким и не вызывать вопросов у адресата.

Подготовка доклада и проекта решения

Подготовка доклада - один из элементов, ответственности организации совещания. Плохой доклад может дискредитировать проблему, покачнуть авторитет руководителя, снизить эффективность совещания.

Подготовка доклада предусматривает: выбор докладчика, собственно подготовку доклада, ее обсуждения и коррекции.

При выборе докладчика учитывают такие факторы:

• значение проблемы; иногда целесообразно, чтобы с докладом выступал руководитель, подчеркивая тем самым важность вопроса;

• наличие среди подчиненных работника, что знает эту проблему, умеет изложить материал и пользуется авторитетом у коллег;

• необходимость в процессе совещания вести полемику по узкопрофессиональным вопросам, к которой руководитель может быть не готов (например, в период перехода предприятий и объединений на новые условия ведения хозяйства на многочисленных сборах трудовых коллективов и совещаниях выступали с докладами, как правило, не первые руководители, а главные экономисты, начальники плановых, экономических, финансовых отделов и другие работники);

• желание руководителя активизировать подчиненных, повысить степень их участия в проведении тех или других мероприятий. Руководитель обсуждает с докладчиком цель, которую он ставит перед

совещанием, основные идеи доклада, ее структуру, предполагаемые решения.

В зависимости от важности выступления, сложности проблемы, уровня подготовки руководителя (докладчика) и аудитории при подготовке к выступлению составляют короткий или развернутый план, тезисы, конспект или полный текст доклада.

План доклада может состоять из таких пунктов: вступление, основная часть доклада, предложения (рекомендации), вывод.

Во вступлении формулируют цель (задание) совещания, положения, которые определяют ее актуальность, предполагаемые результаты (произвести рекомендации, принять решение и тому подобное). Следует четко определить предмет обсуждение и направление дискуссии.

В основном разделе формулируют все вопросы, которые подлежат рассмотрению, подают их характеристику (причины, факторы, обстоятельства, условия) и отмечают пути решения.

Важно, чтобы в докладе не было отклонений от основной темы и она была убедительной. Для проверки этого используют, например, такие контрольные вопросы:

• дает ли возможность вмещенная в докладе информация сделать определенные выводы или разработать рекомендации?

• добавляет ли эта информация что-нибудь к знаниям присутствуют и новое к исходным предпосылкам?

• есть ли информация доклада достаточно аргументированной

освещенных в ней выводов и рекомендаций?

Если предмет обсуждения определен и понятен таким, что присутствует, то вспомогательную информацию можно сократить и освещать только действительно важные, необходимые сведения.

Фактические данные доклада должны быть абсолютно достоверными.

Рекомендации следует выделить особенно. В ряде случаев целесообразно подавать альтернативные варианты, чтобы присутствуют могли самостоятельно сделать выбор.

Вывод может быть представлен в виде итогов или

выводов. В первом случае речь идет о сжатом перечне основных положений доклада, во втором - на основе изложенных аргументов делают выводы и обобщения. В обоих случаях в выводе не рекомендуется использовать новые данные и аргументы.

Материал доклада необходимо выкладывать четко и объективно. ' Следовательно, все положения доклада необходимо тщательным образом продумать, систематизировать и подавать только компетентное установленные факты, данные и характеристики. Непоследовательность, неопределенность, несогласованность, противоречивость суждений, слушатели, как правило, легко чувствуют, что и резко снижает доверие к информации.

Вкладывая сущность дела, следует избегать второстепенных деталей и подробностей. Доклад не нужно перегружать фактами и цифрами, ее основу должны составлять собственное положение, а примеры (цифры, описания, факты) приводят лишь с целью аргументации, убеждения, привлечения внимания.

Необходимо акцентировать внимание на главном выделять аспекты ; которые могут неоднозначное восприниматься слушателями, то есть вызывать полемику, помогать участникам совещания осознать новые элементы, которые есть в докладе, аргументировать предложенные решения и выводы.

Автор доклада должен четко представлять состав и подготовку аудитории, чтобы не повторять известные участникам совещания положения, оперировать доступными и необходимыми фактами.

Целесообразно ознакомить участников совещания с докладом предварительно. Это даст возможность глубже выучить ее содержание, избежать многих вопросов непосредственно на совещании, сократить ее длительность. В некоторых случаях такой порядок дает возможность отказаться от зачитывания доклада и начать совещание непосредственно из ее обсуждения.

Текст доклада и особенно ее выводы должны иметь рубрикацию, то есть их следует распределить на разделы, подразделы, пункты. Отдельную мысль следует освещать в одном или нескольких абзацах. Это облегчает ссылку на доклад, дает возможность более целеустремленно и предметно ее обсуждать.

Если докладчик предусматривает, что ряд положений доклада может вызывать резкое несогласие некоторых работников, то целесообразно предварительно обсудить эти положения с ними. Возможно, что можно будет избежать разногласий к совещанию, достичь взаємоприйнятих решений и тем самым сократить обсуждение доклада непосредственно на совещании, избежать непонимания, острой полемики и тому подобное.

Проекты доклада и решения целесообразно обсуждать с заместителями и специалистами. Это даст возможность учесть более широкий спектр мыслей, интересы отдельных подразделов и служб.

В ряде случаев одновременно с докладом готовят проект решения. Если доклад является результатом индивидуального творчества руководителя (докладчика), то в выработку проекта решения совещания следует вовлекать специалистов, руководителей, тех работников, которые его будут выполнять.

Подробное согласование проекта решения к его вынесению на обсуждение участников совещания даст возможность избежать непродуктивных дебатов, беспредметной полемики, расходов времени на согласование действий, обработку формулировок и тому подобное. Разработанный проект решения обсуждают с руководителем.

Проект решения должен быть конкретным, содержать четкие и однозначные формулировки с указанием исполнителей, сроков выполнения, предполагаемых результатов, форм контроля.

Формулировать каждый пункт след с учетом реальной возможности проверки его выполнения (критерии, количественные показатели, названия объектов и др.). Нецелесообразно использовать формулировку типа "усилить", "обеспечить", "поднять", "обратить особенное внимание...", поскольку они, как правило, беспредметные и не дают возможности эффективно контролировать ход выполнения решений.

В некоторых случаях решения совещания входит в состав протокола, иногда его оформляют в виде отдельного документа. В последнем случае оно, как и протокол, подлежит регистрации.

На практике при проведении совещаний во многих случаях отказываются от докладов. Подготовленную вместо доклада информацию предварительно передают участникам совещания. Эффективность таких совещаний выше, чем традиционных. Участники имеют возможность серьезнее ознакомиться с материалом, тщательнее продумать свою позицию.

Подготовка документов и помещения

Подготовка документов для участников совещания имеет за цель:

• сократить время на изложение доклада;

• убедиться в том, что все ознакомленные с положениями и фактами, которые будут обсуждаться на совещании;

• сконцентрировать внимание участников на тех вопросах, которые докладчик считает основными.

Документы, которые перед началом совещания раздают участникам, содержат основные тезисы|, выводы, предложения, а также описания, выдержки из директивных и нормативных документов, статистический материал, схемы и тому подобное.

Следует учитывать, что при условии надлежащей подготовки аудитории в некоторых случаях можно обойтись вообще без доклада, предложив участникам материал, где отражены основные положения ее.

Документы для участников совещания следует готовить и вручать предварительно. Практика вручения таких документов непосредственно перед началом или тем более во время совещания неоправданная, поскольку участники лишенные возможности серьезно выучить документы, обсудить их со специалистами.

Предлагаемые участникам документы систематизируют, скрепляют или кладут в папку. Недопустимо требовать возвращение документов после совещания.

Подготовка участников к совещанию предусматривает:

• определение своей роли в решении заданий, поставленных перед совещанием, выяснение своей позиции по вопросам, которые предусматривается обсудить;

• подробное ознакомление с документами;

• четкая формулировка вопросов к ведущему и участникам;

• подготовку материалов (данных, аргументов, фактов) к полемике;

• подготовку текста выступления.

Помещения подбирают с учетом численности участников, чтобы каждый мог хорошо видеть и слушать докладчика. Помещением, где проводят совещание, как правило, есть кабинет руководителя или зал (комната) для совещаний.

Помещение может быть оборудовано экраном, демонстрационной доской, средствами для демонстрирования слайдов. Для участников необходимо создать комфортные условия (удобные кресла или стулья, письменные принадлежности, минеральная вода и др.).

Если есть возможность, совещание не рекомендуется проводить в кабинете руководителя, где некоторые из участников могут чувствовать давление подчеркнуто официальной обстановки, находиться в неравноправному с владельцем кабинету положении. Это может в некоторых случаях сковывать инициативу, сдерживать желание выразить собственное мнение.

Если совещание проводят в кабинете руководителя, то на время ее проведения телефон переключают на секретаря, прекращают принимать посетителей и сотрудников.

Варианты размещения участников совещания могут быть разными. Однако не рекомендуется, чтобы они сидели спиной друг к другу. Целесообразно использовать продольный или овальный стол (65-70 см длины стола| на одного человека), а кресла размещать по периметру кабинета.

Помещение должно быть светлым, с доброй вентиляцией и звукоизоляцией, обеспечивать свободный обзор иллюстративного материала.

Надлежащей организации совещания будет способствовать привлечение к обслуживанию технического персонала, заданием которого является обеспечение участников совещания средствами для записи, стенографирования, ведения протокола, выполнения текущих печатных работ и оперативных поручений руководителя, демонстрирования плакатов и тому подобное.

2-й этап: Проведение совещания

Проведение совещания включает:

• открытие совещания;

• объявление доклада;

• ответы на вопрос;

• обсуждение доклада. Открытие совещания

Открывая совещание, руководитель, как правило, объявляет короткую вступительную речь. Он повідомлює состав собравшихся, в случае необходимости поименно называет всех или некоторых участников. Среди участников совещания не должно быть неизвестных лиц.

Потом объявляют повестку дня совещания и повідомлюють регламент. При этом целесообразно указать (напомнить) цель и задание совещания, коротко охарактеризовать проблемы, поставленные перед его участниками (актуальность, важность, трудности, которые возникают при их решении), подчеркнуть их практическое значение..

Мобилизации внимания участников будут способствовать такие советы:

• желательно подчеркнуть связь между повесткой дня совещания и профессиональными или должностными интересами ее участников.

Очевидно, что задания функциональных звеньев управления разные, не всегда совпадают интересы линейных подразделов. Тем выше будет оценено умение руководителя указать роль каждого из них в решении поставленных перед совещанием заданий;

• целесообразно предложить участникам совещания ряд конкретных вопросов, которые предусматривается обсудить и развязать; эти вопросы в повестке дня могут быть не отражены. Полезно выразить мнение о возможных последствиях тех или других решений, принятых на совещании.

Длительность вступительной речи, как правило, составляет 5-7 мин|. Объявление доклада.

После вступительной речи начинается доклад или сообщение. Такой порядок установлен традиционно. Однако не всегда он оправдан. В ряде случаев доклад может заменить короткая информация, представленная участникам в письменном виде, тезисы доклада или ее текст.

Текст доклада должен содержать конкретные предложения, которые будут предметом обсуждения.

Доклад должен быть коротким и четким, при этом следует сделать необходимые акценты. Этому будут способствовать смысловая точность, логика изложения, грамотный язык, необходимая эмоциональность.

Доклад должен вызывать интерес аудитории. Тяжело надеяться на активное обсуждение, если вопросы, нарушенные в доклады, далекие для участников совещания, в целом оставляют их безразличными.

Следует уделять внимание мотивации, которая способствует привлечению внимания слушателей, учитывать реакцию аудитории и изменять эмоциональное построение выступления в соответствии с ней.

Важнейшим элементом, что способствует успешному восприятию доклада, есть смелая и откровенная формулировка трудных, не развязанных вопросов. Это всегда привлекает аудиторию, мобилизирует ее внимание. Доклад должен быть информативным для определенной аудитории. Повторение известных истин может лишь отвлечь внимание участников совещания, снизить интерес к обсуждаемой проблеме.

Перед руководителем нередко возникает проблема: определить свой взгляд или после обсуждения вопроса участниками совещания. Очевидно, что если руководитель в докладе, который следует обсудить, достаточно категорически определит свою позицию или тем более решение, то большой является достоверность того, что многие участники от выступления откажутся, а если и выступят, то это будут лишь дополнения, уточнения, которые не изменяют сути сказанного руководителем. Кроме того, не исключено, что некоторые участники совещания всячески будут поддерживать докладчика. Это нередко порождает лесть, подхалимаж и также не способствует объективной оценке ситуации. Очевидно, что в обоих случаях, хотя и по различным причинам, интеллектуальный потенциал участников полностью не будет использован.

Следовательно, целесообразно, чтобы определение проблемы не сопровождалось изложением взглядов руководителя на способы ее решения. Это даст возможность участникам свободно выразить свои предложения, обменяться мнениями. Руководитель имеет возможность оценить предложения, которые поступили, учесть все факторы, глубже понять проблему. В конце обсуждения он выкладывает и обґрунтовує свои взгляды и соответствующие решения.

Возможен и такой порядок, при котором уже в начале совещания руководитель выкладывает свою позицию. Он целесообразный тогда, когда в коллективе достаточно крепкие демократические традиции и есть уверенность в том, что каждый желающий без препятствий выразит свое мнение.

Большое значение для успеха выступления имеет культура речи того, кто выступает. Как правило, при этом имеют в виду правильность и четкость произношения, логичность языка, ее выразительность и эмоциональность.

Правильность языка, то есть соответствие ее общепринятым языковым нормам, обеспечивает взаимопонимание. Слушатели немедленно чувствуют отклонение от правил произношения. Это ослабляет их внимание, отвлекает от восприятия содержания выступления, снижает доверие до того, кто выступает.

Необходимо следить за языком дикторов радио и телевидения, за тем, как используются слова и выражения в художественной литературе, публицистике, газетных и журнальных публикациях. Следует постоянно обращаться к словарям, справочникам, пособиям.

Точность языка решающей мерой зависит от знания предмета языка. Используемые слова должны отвечать предмету изложение так, чтобы тот, кто выступает, и слушатели однозначно понимали друг друга. Осложняют восприятие языка, снижают образность ее штампы, канцеляризмы, частое употребление вставных слов.

Логичность языка является основой ее доступности, действенности, уместности. Логическое изложение предусматривает непротиворечивую суждений, раскрытия реальных, настоящих связей и отношений.

Богатство языка определяется, в первую очередь, тем, насколько большой активный словарный запас того, кто выступает. Важно также, как он умеет использовать этот запас. Очевидно, что чем более широкий активный запас, тем более выразительной будет его речь. Богатство языка - отображение общей культуры человека.

Достижению цели во многом способствует эмоциональность языка, что повышает восприятие, усиливает влияние на аудиторию, активизирует связь между тем, кто выступает, и слушателями. Особенно это важно во время полемики или дискуссии.

Ответы на вопрос

По окончании доклада (сообщения, информации) докладчик отвечает на вопросы, которые ему задают в устной или письменной форме.

Умение формулировать вопрос - важный фактор управления дискуссией. Кроме того, лицо, что проводит совещание, должно уметь своевременно переключать внимание из одной темы на другую, уместно акцентировать проблемы, требовать от каждого участника дискуссии однозначно и четко выражать свою позицию.

Отвечать на вопрос необходимо и тогда, когда с докладом (в письменной форме) участники были ознакомлены предварительно.

Цель ответов на вопрос - разъяснить изложенное в докладе, углубить и дополнить материал согласно с просьбой участников, убедить их в достоверности информации. Однако вопросы не должны выходить за пределы обсуждаемой темы, отворачивать внимание участников от основной цели совещания.

Порядок постановки вопросов и ответов на них должен быть четко определенный. Следует ориентировать участников на конкретную и точную формулировку вопроса.

Нередко во время ответов на вопрос возникает полемика. В ее основу чаще всего положена подмена вопроса суждением. Такой обмен мнениями непродуктивный и далеко не всегда интересный другим участникам парады. Кроме того, он нарушает нормальный ход совещания.

Отвечая на вопрос, следует придерживаться таких рекомендаций:

1. Если в письменном виде задано несколько вопросов, перед тем как отвечать, нужно ознакомиться с их содержанием. Распределить их так, чтобы вопросы, на которые есть наиболее аргументированные ответы, зачитывали последними.

2. Если вопросы задают в письменном виде, то их следует полностью зачитывать, ничего не изменяя в тексте.

3. Ответы на вопрос должны быть логическими, исчерпывающими по содержанию, понятными за формой и откровенными. Попытки замаскировать или скрыть истину приводят к неосведомленности участников, к созданию обстановки, когда участники совещания не будут стремиться выкладывать свои взгляды и активно участвовать в выработке решения. В последнем случае цель совещания достичь не удается.

4. Тот, кто отвечает на вопрос, должен учитывать цель и задание совещания, его основную тему, предполагаемые результаты.

5. Неэтично оценивать вопрос и тем более лицо, которое его поставило.

6. Тональность ответов на вопрос должна быть выдержанной, доброжелательной, а разговор - взаємоповажною на ровных.

7. Не нужно противопоставлять себя аудитории; вопрос нередко можно разбирать и искать ответы на них вместе с аудиторией.

8. Отвечая на вопрос, следует опираться на знания, которые имеют слушатели. Новую информацию целесообразно подавать лишь в случае необходимости.


Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 37; Нарушение авторских прав







lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2021 год. (0.038 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты