Обсуждение доклада

Правильная и четкая организация обсуждения доклада (информации, текста) имеет большое значение для достижения цели совещания.

В процессе обсуждения доклада оказываются мнения участников совещания, раскрываются сильные и слабые стороны идей, заложенных в докладе, формулируются разные взгляды, рождаются новые идеи, подходы и методы.

Именно в процессе обсуждения, диалога с участниками руководитель достает новую информацию, выясняет интересы участников совещания.

Полемика должна происходить в деловой, конструктивной и доброжелательной обстановке. Право выступить на совещании должен иметь каждый ее участник. Ограничивать возможность выступлений не следует. Аргументы типа "У нас нет времени", "Я знаю, о что вы будете говорить" унижают достоинство сотрудников и не добавляют авторитета руководителю. Тем более недопустимо ограничивать выступления тех, чья позиция и аргументация не совпадают с мнением руководителя. Однако при этом никто не должен выступать по одному вопросу более чем один-два| раза.

Если совещание имеет сугубо информационный, ознакомительный характер, руководитель может ограничить количество участников дискуссии, однако это рассматривают в виде исключения.

Не следует, пользуясь правом головы (руководителя), немедленно давать оценку выступлениям или тому, кто выступает, тем более негативную. От этого во много исчезает желание выступать.

Необходимо способствовать тому, чтобы "диктатура" большинства не препятствовала свободному выражению взглядов меньшинства.

Напоминание аудитории о необходимости придерживаться повестки дня и регламента, не уклоняться от обсуждения поставленных вопросов целесообразное, однако перебивать тех, кто выступает, диктовать ему условия, тем более в ультимативной форме, недопустимо.

Нельзя навязывать участникам совещания свою позицию, выкладывать ее след мягко, используя глаголы изъявительного, а не повелительного наклонения. Например: "Может стоит задуматься над...", "Все, о что здесь шло речь, безусловно, полезно, однако вне поля зрения осталось...", "Не стоит ли рассмотреть проблему из другого взгляда...".

Свое несогласие с любой идеей необходимо выражать конкретно, избегая оценочных характеристик ("неубедительно", "с этим нельзя согласиться", "маловероятно" и др.).

Рекомендации ведущему (голове) совещания:

1. Не следует начинать совещание до тех пор, пока приглашенные не заняли места, разместили свои материалы, пока не утих общий шум. Нужно избегать просьб об установлении тишины.

2. Совещания нужно открывать точно в установленное время независимо от того, присутствуют ли все приглашенные в момент открытия. Председатель должен занять свое место за 3-5 мин|. к началу заседания, давая понять, что приближается время открытия.

3. Целесообразно информировать присутствующих о составе участников, о том, кто и почему отсутствует на совещании или сколько человек из приглашенных прибыли на совещание.

4. Необходимо напомнить таким, что присутствует цель заседания, повестку дня, установить регламент. Регламент должен предусматривать 10-15-минутные перерывы после каждых 80-90 мин|. работы. Время, которое отводят для выступления, составляет, как правило, 5-10 мин|. Опыт свидетельствует, что за это время человек, который подготовился к выступлению, успевает изложить свои рассуждения.

5. Рекомендуется выяснить, нет ли у участников вопросов, замечаний, предложений относительно повестки дня, регламента и состава собравшихся. Если они есть, руководитель в зависимости от формы организации совещания принимает решение сам или вместе с участниками совещания.

6. Руководитель должен способствовать тому, чтобы выступил каждый желающий. При этом никто не должен злоупотреблять вниманием других. Ведущий имеет право вежливо напомнить тому, кто выступает, о регламенте, цели совещания и вопроса, который обсуждается, предложить выкладывать свои мнения ближе к теме. Однако при этом недопустимые реплики "Говорите за темой", "Это нам неинтересный" и др.

7. Руководитель, что ведет совещание, не должен одновременно выполнять другие обязанности - подписывать документы, разговаривать по телефону, вести переговоры с сотрудниками и др.

8. Особенное внимание ведущий должен уделять высказыванием оппонентов. Людей, которые ради интересов дела раскрывают неверность принятых методов, выкладывают новые взгляды, нетривиальные подходы к решению проблем, необходимо всесторонне стимулировать. Именно к таким выступлениям следует привлекать внимание участников совещания. Руководитель должен создать обстановку, когда тот, кто выступает, должен быть уверен в том, что он не пострадает за критику. Даже когда руководитель не согласен с тем, кто выступает, его критика должна быть максимально корректной и аргументированной.

9. Ведущий совещания не должен допускать дублирований в выступлениях. Необходимо вежливо указать, что докладчик повторяется, что эти положения уже раздавались, отношение к ним известно и повторное обращение к ним лишено смыслу.

10. Важнейшее задание головы - организовать и поддержать полемику, заинтересованный, откровенный и доброжелательный обмен мнениями между участниками совещания. Для этого он заостряет одни проблемы, просит выразить мнение из других, не допускает бестактных выступлений и реплик, с уважением относится к каждой мысли.

11. Обязанность головы - поддерживать в зале атмосферу заинтересованности, доброжелательности. Не следует вступать в полемику с участниками совещания, навязывать им свое мнение.

Авторитету ведущего совещания будут способствовать такие рекомендации: благодарить каждого оратора за выступление; все сообщения делать стоя за исключением коротких комментариев; называть не только фамилию того, кто выступает, но и его имя, отчество и должность.

Рекомендации тому, кто выступает на совещании:

1. Принимая участие в полемике, не следует читать текст выступления, даже если он был подготовлен предварительно. Наличие текста, тезисов или плана выступления безусловно полезно, поскольку предоставляет уверенности тому, кто выступает, организует его язык, дает возможность сдерживать регламента, облегчает ведение протокола. Однако нужно учитывать, что текст выступления, составленный к началу совещания в соответствии с повесткой дня, в ходе совещания может нуждаться в коррекции или даже оказаться неприемлемым. Следовательно, текст не должен ограничивать возможностей того, кто выступает; он может быть лишь основой для изложения его мыслей. Кроме того, чтение текста выступления, как правило, лишено эмоциональной расцветки, образности, создает представление формального акта и потому негативно воспринимается аудиторией. Живое, непосредственное изложение всегда лучше, чем обычное чтение. Какой бы не было реакции аудитории, основная идея выступления должна быть доказана до слушателей.

Принимая участие в дискуссии и выражая свое несогласие, необходимо подчеркнуть сначала, что из ряда вопросов взгляды ваши и оппонента совпадают; желательно привести один-два| аргумента, что это доводят.

В ходе выступления следует обращаться ко всей аудитории, а не к отдельному оппоненту. Это способствует деловому и спокойному обсуждению. Необходимо четко аргументировать причины своего несогласия с оппонентом. При этом относиться к нему с уважением, не допуская образ; самая резкая критика не должна унизить его. Выступая, нужно критиковать мысль, а не человека. Аргументация должна быть направлена против идеи, принципа, метода, а не их носителя.

Выступления должны ґрунтуватися на взглядах, идеях того, кто выступает, однако при этом основными должны быть цель совещания, интересы аудитории, сущность вопроса, который обсуждают. Типичная ошибка многих участников полемики - подмена рассмотрения вопроса повестки дня освещением собственных проблем, пожеланий и требований.

Каждое выступление должно заканчиваться конкретными предложениями. Если их нет, выступать нецелесообразно. Влияние на аудиторию существенно усиливается благодаря правильно избранной тональности, эмоциональной расцветке выступления, заинтересованному отношению к обсуждаемым проблемам. Еще больше усиливают эффект от выступления яркие примеры, аргументированные аналогии (образные сравнения, афоризмы и др.). Выступление должно быть не только полезным и деловым, но и интересным для слушателей.

9. Необходимо, чтобы выступление было максимально коротким. При этом следует учитывать реакцию аудитории и, если это нужно, корректировать свое выступление, однако в связи с этим не должна, обычно, страдать его основная мысль.

10. Указывая на слабые стороны в других выступлениях, пытайтесь не спорить с участниками совещания, а устно задавая вопрос, убедить в ошибочности их взглядов.

11. Готовясь к выступлению, целесообразно записывать важные предложения других участников совещания. Это даст возможность избежать повторения, изменить акценты, поддержать или отклонить определенные рассуждения.

12. Выкладывать свои мнения след точно и конкретно; выступать только по существу вопроса. Необходимо быть объективным, отмечать не только негативные, но и позитивные стороны; вести разговор о деле, а не о ее значении. Говорить след медленно и негромко, невзирая на раздражение, избегать общих фраз, сдерживать регламента.

13. Не рекомендуется продолжать полемику во время перерыва, который следует использовать, чтобы отдохнуть.

3-й этап: Подведение итогов совещания Подведения итогов совещания включает: принятие решения;

• подписание протокола;

• контроль за выполнением принятых решений. Принятие решения - кульминация совещания.

Существуют следующие способы подготовки проекта решения и вариантов его принятия:

1) к началу совещания руководитель, его помощники или инициативная группа готовят проект решения, который вручают участникам, обсуждают в ходе совещания и принимают с изменениями и дополнениями, внесенными во время обсуждения; при обсуждении такой порядок может быть принципиально измененный;

2) проект готовят к началу совещания, однако участников с ним не знакомят; его авторы в ходе совещания вносят в проект изменения и дополнения, а затем предлагают его для обсуждения и принятия;

3) ведущий совещания готовит решение на основе обобщения мнений участников; как правило, такие решения имеют компромиссный характер и являются приемлемыми для представителей разных взглядов;

4) проект решения готовят в ходе совещания на основе внесенных предложений; таких проектов решения может быть несколько;

5) проект решения готовит руководитель, убеждая потом участников в целсообразности его принятия;

6) решение принимают на основе единоначалия; руководитель формулирует его, игнорируя предложения всех или большинства участников, выкладывая при этом лишь аргументы, которые обусловили такое решение.

При подготовке проекта решения следует, во-первых, обсудить все важнейшие принципиальные положения, которые входят к нему. Во-вторых, необходимо четко отметить, что следует сделать, кто, когда и за какими критериями будет оценивать результат, кто и как будет контролировать ;,. выполнение решения.

До составления проекта решения следует привлекать активнейших участников совещания, в частности, тех, чьи предложения вошли в этот проект. Руководитель (ведущий совещания) обязан своевременно подписать протокол, а технический секретарь (референт, инспектор из делопроизводства '. или другой работник) - выполнить комплекс операций относительно контроля за выполнением принятых решений, своевременного их доведения до заинтересованных лиц.