Введение. Прикладные программы (приложения) предназначены для того, чтобы обеспечить применение вычислительной техники в различных сферах деятельности человека

Прикладные программы (приложения) предназначены для того, чтобы обеспечить применение вычислительной техники в различных сферах деятельности человека. Помимо создания новых программных продуктов разработчики прикладных программ большие усилия тратят на совершенствование и модернизацию популярных систем, создание их новых версий. Новые версии, как правило, поддерживают старые, сохраняя преемственность, и включают в себя базовый минимум (стандарт) возможностей.

Если прикладные программы, предназначенные для решения определенного круга задач из различных предметных областей, объединяют в организованные специальным образом программные комплексы и дополняют соответствующей документацией, то тогда полученный программный продукт называют пакетом прикладных программ (ППП). Хорошо себя зарекомендовали пакеты для решения типовых инженерных, планово-экономических, общенаучных задач; пакеты для обеспечения систем автоматизированного проектирования и систем автоматизации научных исследований; пакеты педагогических программных средств.

Чтобы пользователь мог применить ППП для решения конкретной задачи, пакет должен обладать средствами настройки. Установка ППП на компьютер выполняется квалифицированными пользователями, а непосредственную эксплуатацию осуществляют, как правило, обычные пользователи – потребители информации, во многих случаях, деятельность которых весьма далека от компьютерной области.

Все прикладные программы и ППП можно условно разделить на 3 большие группы (рис.1):

Рис..1. Классификация прикладных программ по назначению

1. Проблемно-ориентированные пакеты прикладных программ

Проблемно-ориентированные ППП -это узко специализированные программы, предназначенные для выполнения определенной задачи в некоторой прикладной области.

На первом этапе развития проблемно-ориентированные программы создавались на базе языков программирования высокого уровня, а компьютер с установленной на нем узко специализированной программой, назывался автоматизированным рабочим местом (АРМ) пользователя. Были разработаны: АРМ руководителя, АРМ конструктора, АРМ экономиста, АРМ бухгалтера, АРМ следователя и др.Как правило, такие АРМы создавались (по заказу) ведущими вычислительными центрами (ВЦ) страны, однако с началом перестройки создание многих АРМов перешло в руки отдельных программистов, перешедших в бизнес из ВЦ страны, а затем фирмам, объединившим таких программистов. Кроме АРМов, популярными проблемно-ориентированными программами сегодня являются:

Программы автоматизации, учета и управления современным предприятием. Бухгалтерские программы.

Примером может служить программный продукт «1С: Предприятие».

Бухгалтерские программы предназначены для ведения бухгалтерского учета, подготовки финансовой отчетности и, иногда, финансового анализа деятельности предприятии. Для предприятий, совершающих небольшое количество хозяйственных операций, может оказаться достаточным применение простейших и недорогих программ бухгалтерского учета типа «1С: Бухгалтерии», Инфо-Бухгалтер фирмы Информатик, Турбо-Бухгалтер фирмы «ДИЦ» и др.

Для предприятий с большим объемом хозяйственных операций требуются более продвинутые возможности учета, многие из которых уже не относятся к бухгалтерскому учету: складской учет, учет торговых операций, контроль за выполнением договоров, управленческий учет, финансовый анализ деятельности предприятия и т. д. Для таких предприятий целесообразно применение программных комплексов фирм Парус, Инфософт, Инфин, Атлант-Информ, КомТех+ и др.

Программы автоматизированного проектирования.Эти программные продукты автоматизируют процесс создания конструкторской и технологической документации (различных чертежей, спецификаций, деталировок), необходимой для выпуска изделий или строительных объектов. (Программа AUTOCAD, ArCon, ArchiCAD).

Математические системы компьютерной алгебры. Совсем недавно пользователь ЭВМ для выполнения математических расчетов для решения какой-либо задачи разрабатывал компьютерную программу на алгоритмическом языке. В процессе совершенствования компьютерной техники и ее программного обеспечения появились универсальные системы символьной математики или компьютерной алгебры, рассчитанные на ПК.В качестве примера систем, ориентированных на символьные вычисления можно назвать: Mathematica, Maple V, а так же MathCAD.

Переводчики иностранных текстов, средства проверки орфографии и распознавания текста. Эти программы весьма условно можно отнести к данному классу программ. Основная их задача- осуществление автоматического перевода текстов с одного языка на другой. Наиболее популярными программами автоматического перевода с русского языка на английский и с английского на русский сейчас стали Socrat и Promt.

Promt может быть ориентирован на домашнего пользователя в виде своей упрощенной версии, с хорошим пользовательским интерфейсом - Magic Gooddy.

К программным средствам проверки орфографии и распознавания текста можно отнести программу FineReader. Эта программа позволяет сканировать текстовые документы, распознавать их, осуществлять проверку орфографии и преобразовывать в стандарты текстовых процессоров. Эта программа позволяет сканировать изображения, которые в последствии можно редактировать графическим редактором.

Специализированные системы управления базами данных (СУБД).Мир СУБД велик и практически безграничен, поскольку базы данных применяются сегодня везде – от крупной корпорации до пользователя домашним компьютером. СУБД позволяют осуществлять ввод, хранение, поиск и корректировку информации в базах данных. Специализированные СУБД создаются в тех случаях, когда невозможно или нецелесообразно использовать СУБД общего назначения, например, информационно-справочные поисковые системы.

Автоматизированные справочные правовые системы.Эти системы представляют пакет прикладных программ, обеспечивающий возможность хранения и обновления нормативных документов, работы в многопользовательском сетевом режиме, а так же средства поиска, актуализации, распечатки и т.д.

Распространяются правовые базы данных общего назначения и специализированные базы данных по хозяйственному, банковскому, таможенному законодательству, региональному законодательству и т. д. Недорогие базы данных обычно продаются на компакт-дисках, более дорогие обычно устанавливаются на компьютер заказчика дилером и регулярно обновляются по электронной почте или рассылкой дискет. Наиболее популярными программами считаются: Консультант-Плюс, Гарант, Кодекс, Юрисконсульт.

Автоматизированные информационно-поисковые системыпозволяют оперативно быстро находить информацию в определенной предметной области. Специализированные информационные системы свойственны правоохранительным органам, в которых содержится информация оперативно-розыскного, криминалистического и статистического назначения. (ИБД-Регион, Папилон, Статистика-регион «МИССИС»)

Специализированные геоинформационные системы (ГИС). Это инструменты, позволяющие пользователям искать, анализировать и редактировать цифровые карты, а также дополнительную информацию об объектах, например высоту здания, адрес, количество жильцов.

Наибольшее распространение в России имеют программные продукты ArcGIS и ArcView компании ESRI и MapInfo Professional компании MapInfo Corporation.

Экспертные системы.Экспертная система (системы искусственного интеллекта) - компьютерная программа, которая оперирует со знаниями в определенной предметной области и способна в сложной ситуации (при недостатке времени, информации или опыта) дать квалифицированную консультацию (совет, подсказку), помогающую специалисту или менеджеру принять обоснованное решение.

Обычно экспертные системы создаются в узких предметных областях. Первые модели были созданы в середине 70-х годов: система MYCIN - использовалась в медицине для диагностики заболеваний, DENDRAL - в разведке месторождений полезных ископаемых для анализа химического состава почв.

Издательские системы. Среди текстовых процессоров выделяют группу, предназначенную для создания сложных документов высокого качества (рекламных буклетов, журналов, книг). Эти программы получили название издательских систем. Издательские системы имеют больший набор возможностей по сравнению с обычными текстовыми процессорами. Наиболее распространенные издательские системы: Page Maker, Venture Publisher, T_EΧLive, MikT_EΧ, METAFONT.

Редакторы трехмерной графики и анимации, видео. Эти редакторы позволяют создавать компьютерные фильмы типа «Парк Юрского периода», создавать спецэффекты в фильмах. Это программные пакеты 3D-Studio MAX, SoftImage, Adobe Premiere, Pinnacle Studio.

Другие профессиональные программы.Эти программы направлены нарешение строго определенной задачи в определенной предметной области. Применить к ним какую-либо классификацию достаточно спорно

Так, для системы образования разработаны пакеты контрольно-обучающих и контролирующих программ, программ для составления расписаний занятий, например, ХроноГраф 2.0 КОЛЛЕДЖ ПЛЮС.

В правоохранительных органах может быть использована программа Фоторобот. Наиболее популярной стала программа Фоторобот 3. Эта программа разработанна канадской компанией и является одним из лучших и крупнейших достижений программного обеспечения. Она содержит более 4000 особенностей строения человеческого лица. Просто щёлкая мышью и выбирая части лица, можно легко создать любой фоторобот менее чем за 10 минут. Все отобранные части лица соединяются в единое целое, в результате чего получается фотография человека. Можно создавать фотографию человека любой расы. Создав фотографию, ее можно отправить по электронной почте или по факсу.

Ввиду специфики некоторых работ, проблемно-ориентированные программы просто необходимы, но есть такие виды работ, которые имеют общую направленность. Для таких работ целесообразно создавать программное обеспечение общего назначения.

2. Прикладные программы общего назначения

Прикладные программы общего назначения ориентированы на широкий круг пользователей в различных предметных областях. К ним относятся следующие программы.

Текстовые редакторы - предназначены для работы с последовательностью символов в текстовом файле. Наиболее популярными текстовыми редакторами являются: Professional Notepad, Блокнот, EditPlus, SciTE, Kate, UltraEdit, EmEditor и др

Текстовые процессоры - предназначены для создания и редактирования текстовых документов, имеет расширенные функции форматирования текста, внедрения в него графики и формул, таблиц и объектов. Большинство текстовых процессоров реализует принцип что ты видишь, то ты и получишь, который значительно упрощает подготовку документа к печати.

Самым популярным текстовым процессором считается Ms Word, который входит в состав интегрированного пакета MS Office и занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт в документообороте большинства предприятий.

Табличные процессоры обеспечивают работу с большими массивами чисел. Первые табличные процессоры позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты. Наиболее популярные программы: Microsoft Excеl for Windows, SuperCalc, Quattro Pro for Windows, Abacus, Lotus 1-2-3, OpenOffise.ord Calc, Gnumeric и др.

Графические редакторы. Графический редактор - это программа, предназначенная для автоматизации процессов построения на экране дисплея графических изображений.

Несмотря на то, что для работы с компьютерной графикой существует множество классов программного обеспечения, различают всего три вида компьютерной графики. Это растровая графика, векторная графика и фрактальная графика. Они отличаются принципами формирования изображения при отображении на экране монитора или при печати на бумаге.

Системы управления базами данных общего назначения. СУБД общего назначения - это очень сложные программные комплексы, предназначенные для выполнения всей совокупности функций по созданию и эксплуатации баз данных. Они обеспечивают ввод, поиск, сортировку логически связанных данных, составляют отчеты и др. Основные разработки СУБД на мировом рынке принадлежат фирмам Microsoft (Foxpro-DOS/WIN, Access) и Borland (Paradox-DOS/WIN).

Программы для офиса и для дома.Эти программы с успехом могут быть использованы в работе современного офиса, а так же могут быть установлены на домашнем компьютере.

Средства презентационной графики позволяют создавать изображения на экране компьютера, слайд-фильмы, мультфильмы, видеофильмы, определяют порядок следования изображений. Пример: Power Point for Windows, Multimedia Viewer, Autodesk Animator PRO 1.3.

Органайзеры.Это программы, которые позволяют эффективно распоряжаться рабочим временем, финансовыми средствами. Они обладают возможностью автоматизации регулярных действий, составления персональных и групповых расписании, планирования встреч, ведения записной книжки. В их состав традиционно входят календарь, калькулятор и т.п.

Lotus Organizer - электронный блокнот, разбитый по секциям: календарь, список дел, адресная и телефонная книжки, планировщик, записная книжка, список памятных дат.

Microsoft Project - позволяет спланировать проведение проектов и представить расписание в графическом виде, что очень удобно для сложных проектов.

Известными органайзерами так же являются: Microsoft Schedule+, TimeLine for Windows.

Коммутационные программы.Статистика показывает, что более половины всех компьютеров объединены в большие или малые сообщества – сеть предприятия или всемирную сеть Интернет. Бесспорно, что для работы в Интернет хватает коммуникационных возможностей самой операционной системы (Для Windows это Internet Explorer и Outlook Express).Для расширения возможностей средств коммуникаций необходимы специальные коммуникационные программы.

Для организации работы с компьютерами местной сети в качестве менеджера электронной почты можно воспользоваться пакетом программ для делового применения Outlook. Эта программа может обеспечить абонентов совершенными методами защиты информации.

Программы для мгновенного обмена сообщениями. Это коммутационные программы, которые обеспечивают обмен сообщениями в реальном времени, т.е. мгновенно. Общение в этих программах напоминает телефонный разговор. Это становится возможным благодаря специальной клиентской программе - мессенджер(от англ. message - сообщение). Широкому кругу пользователей известно некоторое количество популярных сетей обмена сообщениями, таких как ICQ, MSN, Yahoo!

Каждая из этих сетей разработана отдельной группой разработчиков, имеет отдельный сервер, отличается своими правилами и особенностями. Для каждой из сетей есть свой мессенджер с одноименными названиями: ICQ, MSN Messenger, Yahoo! Messenger.

Программы для WEB-дизайна.Открыть в глобальной сети собственную страничку для солидного офиса проблема актуальная. Для этого проще всего воспользоваться конструкторами готовых элементов «страничек» сети Интернет - визуальным редактором Microsoft FrontPage. Более сложной программой WEB-дизайна считается программа Macromedia DreamWeaver.

Развлекательные и образовательные программы. К этому типу программ можно отнести:

Всевозможные обучающие и контролирующие программы, которые помогают пользователям самостоятельно овладевать знаниями различных предметных областей, в том числе с использованием дистанционных технологий.

Энциклопедии, справочники, живые книги – программы, которые сделают домашний компьютер полезным для всей семьи.

Компьютерные игры. Компьютерная игра - это компьютерная программа, служащая для организации игрового процесса, связи с партнёрами по игре или сама выступающая в качестве партнёра. Современные компьютерные игры признаются одной из областей искусства, наряду с театром, кино и т. п. Проведение соревнований по компьютерным играм позволяет выделить новый вид спортивных соревнований – киберспорт.

Мультимедиа проигрыватели.Мультимедиа проигрыватель - термин, обычно используемый для описания компьютерной программы, предназначенной для воспроизведения мультимедийных файлов.

Для большинства задач оказываются достаточными только программные средства общего назначения. Однако здесь могут возникнуть чисто технические проблемы: сначала пользователь пользуется средствами текстовой обработки для составления документа, затем хочет быстро перейти к использованию базы данных для поиска определенных объектов и т.д.

Если пользоваться отдельными прикладными пакетами для каждого вида работ, то описанные выше действия вызывают неудобство, замедляют процесс работы. Именно это и послужило одной из причин появления на персональных компьютерах интегрированных прикладных систем.

3. Интегрированные пакеты и системы «безбумажных технологий»

Интегрированные пакеты (ИП). Целью создания ИП является объединение (интеграции) наиболее часто используемых прикладных программ, функционально дополняющих друг друга в один удобный инструмент. Результат интеграции этих программ должен привести к тому, что:

· все программные компоненты будут взаимно согласованы и могут обмениваться информацией друг с другом;

· будет применен единый стиль взаимодействия пользователя с системой, единообразное и наглядное представление информации;

· пользователь сможет быстрого переключаться между компонентами системы и ему будет предоставлен простой способ общения с системой, т.е. обеспечен дружественный интерфейс.

Проблема интеграции прикладных программ стала актуальной в середине 80-х годов прошлого века и продолжает оставаться не менее актуальной и в наше время, особенно это касается деятельности офисов различных современных фирм, использующих персональные компьютеры и компьютерные сети. Эту деятельность сейчас принято называть офисной технологией.

Как правило, офисная технология включает в себя: делопроизводство, управление, контроль, создание отчетов и работу с информацией - ввод, поиск, обновление, обмен между офисами.

Следует отметить, что программы офисного интегрированного пакета с успехом могут быть использованы обычным пользователем ПК, результаты выполнения которых могут быть объединены в окончательный документ, содержащий, например, табличный, графический и текстовый материал, который в последствии может быть отправлен на компьютер другого пользователя.

Современные ИП ориентированные на работу в офисе обязательном порядке содержат:

· текстовый процессор,

· табличный процессор,

· СУБД,

· органайзер,

· средства поддержки электронной почты,

· программы создания презентаций,

· графический редактор.

Первыми ИП, ориентированными на операционную систему MS DOS были: Lotus 1-2-3 - фирмы Lotus Development, Symphony - фирма Lotus Development, Framework - фирмы Ashton Tate, «Мастер» - ВЦ АН СССР.

В качестве примера современных ИП можно назвать следующие программные продукты: Works for DOS 2.0, Тройка плюс for Windows, StarOffice.

Наиболее популярным интегрированным пакетом считается MS Office for Windows. Этот интегрированный пакет мы достаточно подробно будем изучать чуть позже.

Программы для организации «безбумажных технологий». К ним относятся специализированные интегрированные пакеты документооборота

4. Электронный документооборот

Для рассмотрения программ для организации «безбумажных технологий» необходимо дать понятиям документ, электронный документ, документооборот, электронная форма.

Документ - это любой письменный акт, имеющий юридическую силу или носящий служебный характер.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Документ- материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 11.07.2011)"Об обязательном экземпляре документов").

Документооборот - это прием, регистрация, рассылка документов, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

документооборот- движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;..."Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76)

Под электронным документом понимается бизнес-формы, полученные по факсу или по электронной почте, а также отчет, созданный в текстовом редакторе, звуковой файл или видеоклип.

Электронный документ:

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) "Об электронной цифровой подписи"

Электронная подпись - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Конечно, электронные документы никогда не заменят бумажные, но тем не менее они являются надежной и удобной формой обмена информацией. Причем документы, полученные по факс-модему с подписями и печатями, являются с юридической точки зрения законными и используются в офисной деятельности.

Существуют специализированные интегрированные пакеты документооборота. Однако перспективным является направление, связанное с объединением офисных систем с Интернет. Эта технология позволяет окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. А так же при электронном документообороте в такой системе осуществляется однократная регистрация документа, имеется возможность параллельного выполнения операций с электронным документом, создается единая база информации с системой поиска документов, развита автоматизированная система отчетности по различным статусам документов.

В качестве примера приведем основные Российские системы электронного документооборота:

Автоматизированная система электронного документооборота и управления бизнес-процессами: «ДокМенеджер+BPMS»;

Система управления компанией и электронного документооборота: МОТИВ, программный продукт БелГУ;

Системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства: ЕВФРАТ, LanDocs, ДЕЛО компании ЭОС, InTEAM:ДОС, Эффект Офис;

Система электронного документооборота NauDoc, CompanyMedia, БОСС-Референт, ISIDA DMS, «Управление делами», jDocFlow;

Система документооборота и автоматизации бизнеса Globus Professional;

Пакет прикладных систем для построения систем электронного документооборота «Канцлер».

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Основные принципы электронного документооборота:

Ø Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Ø Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

Ø Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Ø Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Ø Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Ø Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМ СЭД И ЕСМ

Документы в наше время выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс – работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации. Один из способов решения проблемы – использование специального программного обеспечения – систем электронного документооборота (СЭД). Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий.

СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными потоками документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время. «Традиционные» СЭД все еще тяготеют к автоматизации узкой сферы «канцелярского» документооборота. «Канцелярская» СЭД не хранит всю информацию о документе, а только ограниченный набор реквизитов документа.

Подтверждением факта, что системы управления документами больше не собираются ограничиваться узкой сферой «канцелярского» документооборота, является то, что практически все западные системы такого класса перестали называть себя системами класса «Document Management», а классифицируют себя гораздо более ёмкими терминами, например, «Enterprise Content Management» (ECM), т.е. управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

ECM-системы включают в себя следующие компоненты:

v Управление документами — экспорт/импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.

v Управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами.

v Документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) — совместное использование документов пользователями и др.

Системы электронного документооборота (СЭД) существуют уже два десятка лет, сегодня их количество перевалило за сотню:

ЭСКАДО - система полной автоматизации документооборота для большого или малого предприятия.

Евфрат-Документооборот - универсальная система для организации хранения, учета и сопровождения любых типов электронных и бумажных документов, рассчитанная на работу и в небольшом отделе, и в целом в организации со сложной схемой информационных потоков.

1С:Архив - программа для коллективной работы с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины в масштабе предприятия.

Documentum - платформа для построения бизнес-приложений для создания, хранения и использования неструктурированной информации и автоматизации бизнес-процессов и т.д.

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

·- повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

- уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

·- уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

·- интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

·- создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

§ процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

§ процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

§ управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

ü создание документов;

ü подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;

ü работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Требования, предъявляемые к СУЭД:

- Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки.

- В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (емкие).

- Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа.

- Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

Рассмотрим пример работы СУЭД.

Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

·- оперативного и потокового ввода документов, полученных из бумажных документов путем сканирования;

·- оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

·- передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

·- хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов);

·- поиска и извлечения документов из электронного архива;

·- связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

·- проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

·- потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив»;

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

·- создание электронных документов средствами подсистемы;

·- ведение версий (редакций) документов и их авторства;

·- защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

·- электронное визирование документов (электронная подпись);

·- связывание документов в логические группы;

·- допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

·- контроль местонахождения документа и состояния его исполнения.