Шаблоны. Для ускорения создания документа можно применять шаблоны

Для ускорения создания документа можно применять шаблоны. Работа с шаблонами мало отличается от работы с обычными документами. В самих шаблонах записывают основной текст (включая шапки, заголовки, подвалы документов). Этот текст форматируют для того, чтобы не отвлекаться на этом при создании самих документов. В качестве форматирования в основном подбирают шрифты и их размеры, форматы абзацев, границы и тонировки, реже графические объекты. В тех участках, где текст всегда отличается, вносят краткое описание для того, чтобы сохранить формат шрифта в этой позиции. А также это можно использовать в качестве памятки для себя и подсказки для других людей, которые будут пользоваться этим шаблоном.

При сохранении шаблонов тип файла сменить невозможно, т.к. шаблоны могут использовать только один формат. Папку для шаблона можно сменить, хотя по умолчанию предлагается стандартная папка шаблонов Microsoft Office. Шаблоны, сохраненные в других папках, могут оказаться недоступными при создании документов через меню «Файл  создать». Но документ создать на основании этого шаблона можно двойным щелчком по шаблону из той папки, в которой он был сохранен.

Например, рассмотрим создание шаблона для ускорения создания контрольных работ. При этом оформим титульный лист должным образом и первую страницу документа.

Начинаем с того, что в меню «Файл» выбираем команду «Создать». В появившемся диалоговом окне включаем переключатель «Новый документ» в положение «Шаблон». Затем нажимаем кнопку «ОК» и появляется новый бланк документа с названием «Шаблон1». Затем печатаем текст верхних строк (белгородский юридический…) и так далее до последней строки.

После этого сохраняем как обычный документ. В качестве имени можно указать слово «Контрольная». После сохранения документ можно закрыть и попробовать его создать на основе этого шаблона. Для этого выбираем команду «Создать» (в меню «Файл», на панели такая кнопка не позволяет выбрать шаблон). Затем в перечне шаблонов выбираем только что созданный. После этого заменяем не нужные слова правильными аналогами, добавляем тексты вопросов и ответов. При необходимости заголовок вопроса и первую строку ответа можно скопировать для остальных вопросов. В конце можно допечатать литературу и отправить документ на печать.

Постепенно создав большое количество шаблонов можно значительно повысить производительность труда. И вместо 10-20 минут, которые могли уйти на форматирование документа, можно отдохнуть. А затем с новыми силами выполнять остальную работу.