Автоматизация работы при помощи макросов

Макросы в Word позволяют выполнять часто используемые процедуры с минимальными усилиями. Самый простой способ создания макроса — это запись выполняемых действий. Пользователь, знающий VBA (Visual Basic для приложений — Visual Basic for Applications), может отредактировать или исправить уже записанный макрос.

Для изменения записанных макросов и создания новых используется редактор Visual Basic. Хотя редактор Visual Basic представляет собой отдельное приложение, он тесно интегрирован в Word. Значительно упрощают работу по созданию и модификации макросов, модулей и форм следующие средства редактора Visual Basic:

- окно проекта со списком компонентов проекта (модулей, форм и т. п.);

- окно просмотра объектов, которое позволяет просмотреть все программируемые объекты Word и других приложений Office;

- окно свойств, которое позволяет просматривать текущие значения свойств для форм и элементов управления ActiveX.

Процедура — это набор инструкций Visual Basic, которые реализуют определенную функцию. Инструкции Visual Basic не выполняются сами по себе, а только как часть процедуры. Таким образом, процедура — это наименьший исполнимый блок кода в VBA, Обычно процедуры представляют собой короткие блоки кода, предназначенные для выполнения только одной функции.

Для решения многих задач может понадобиться несколько процедур. Одна или больше процедур хранятся вместе в программном модуле. Модуль можно рассматривать как специальный документ, абзацами которого являются процедуры VBA. Хранение процедур в модулях является общепринятым способом организации структуризации сложных программ.

Пользователь может назначить для своего макроса кнопку в документе, кнопку на панели инструментов, дополнительную команду меню или комбинацию клавиш. Таким образом, Word достаточно легко превратить в текстовый процессор, оптимизированный специально для решения ваших задач.

Создание макросов — это отдельная большая тема, выходящая далеко за рамки данной программы. Разберем лишь небольшой демонстрационный пример.

Пример

Как уже отмечалось, термином макрос обозначается записанная последовательность нажатий клавиш, выбора команд и выполнения других элементарных действий. После записи эта последовательность может быть многократно повторена. Даже очень простой макрос может значительно повысить производительность работы.

Некоторые задачи достаточно легко автоматизировать с помощью макросов, например:

- открытие, выделение и обновление документа, содержащего коды полей;

- добавление дополнительных кнопок масштабирования и редактирования на панели инструментов;

- изменение структурного уровня заголовка;

- открытие документа и немедленное перемещение в место последней правки;

- открытие документа и немедленное переключение в режим просмотра структуры документа;

- сохранение параметров настройки Word и быстрое переключение между ними;

- копирование выделенных данных одного документа в конец другого;

- запрос данных у пользователя, их проверка и запись по местоположению закладки.