Лекція №2

Тема: Документ – основний вид офіційно-ділового стилю

План

1. Документ – основний вид писемної ділової мови, його призначення.

2. Функції документа.

3. Вимоги до документів.

4. Класифікація документів.

5. З історії діловодства в Україні.

Література

1. Глущик С.В., Дияк О. В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.: А.С.К., 2001.- С.26-33.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 1998. – С.5-8.

3. Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк: ТОВ ВКФ ”БАО”, 2007. – С. 37-41.

4. Зубков М. Сучасна українська ділова мова. – Х.: СПД ФО Співак Т.В., 2006. – С. 32-36.

5. Культура фахового мовлення/ За ред. Н. Д. Бабич. – Чернівці: Книги – ХХІ, 2006. – С. 128-133.

6. Мацюк З. Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування. – К.: Каравела, 2008. – С. 229-233.

7. Пентилюк М. У., Руденко Л.М., Іващенко О.В. Культура ділового мовлення. – Херсон: Титан, 2005. – С. 55-61.

8. Плотницька У.М. Ділова українська мова. – К.: Центр учбової літератури, 2008. – С. 142 – 147.]

Ефективне функціонування сучасного суспільства, управління його діяльністю неможливо уявити без досконалого й швидкого обміну різноманітною інформацією, її фіксацією для передавання в просторі та збереження в часі. Фіксування інформації – обов’язковий елемент будь-якої управлінської (і наукової) діяльності. Матеріальними носіями такої інформації є документи. Термін документ (від лат. documentum – повчальний приклад, взірець, доказ). В українській мові це слово з’явилося наприкінці XVII - на початку ХVIII ст., витіснивши з ужитку власне українські слова грамота, лист, листоване письмо, які використовувалися на позначення паперів, що мали юридичну силу, тобто підтверджувати законність певних дій, право на володіння чимось тощо.

У сучасній мові документ – це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про події, факти, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Правила складання та оформлення документів регламентують державні стандарти. Наукова дисципліна, що вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документознавством.

Під діловодством (справочинством) мають на увазі діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Будь-який документ у соціальному плані поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, серед яких виділяються загальні та спеціальні.

Загальні функції документа:

1) інформаційна (будь-який документ створюється для збереження інформації);

2) соціальна (документ є соціальною значущим, оскільки виникає внаслідок соціальної потреби);

3) комунікативна (документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами суспільної стрктури, зокрема між закладами);

4) культурна (документ – засіб закріплення і передачі культурних традицій, етапів розвитку цивілізації; наприклад, у документах знаходить відображення рівень наукового і технічного розвитку суспільства).

Спеціальні функції документа:

1) управлінська (документ – інструмент управління);

2) правова (документ – засіб закріплення і зміни правових норм і правовідношень у суспільстві);

3) функція історичного джерела (документ – джерело історичних свідчень про розвиток суспільства).

Документ має відповідати таким вимогам:

- не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

- видаватися лише відповідними повноважними органами або службовцями згідно з їх компетенцією;

- відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

- бути достовірним, переконливим і відповідати меті та завданням певного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

- бути належним чином відредагованим (грамотним) й оформленим, розбірливим та охайним;

- бути придатним до тривалого зберігання.

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст. Відповідно до цього диференціюють різні види документів за ознаками класифікації та за групами.

1) За найменуванням(назвою). Автобіографія, акт, довідка, доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін.

2) За змістом і спеціалізацією. Загальні; з адміністративних питань; з питань планування оперативної діяльності; з питань підготовки та розподілу кадрів; спеціалізовані: з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку, постачально-збутовоі, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності та ін.

3) За призначенням. Щодо особового складу: організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні; довідково-інформаційні; господарсько-договірні; обліково-фінансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні.

4) За походженням. Службові(офіційні) – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для розв’язування службових питань. Особисті(приватні) – укладаються будь-якою особою для розв’язування індивідуальних питань.

5) За місцем укладання. Внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено. Зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, громадянами.

6) За напрямом(спрямуванням). Вступні, що надходять до закладу, підприємства, фірми. Виступні, що адресовані за межі установи, органзації.

7) За способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартування та реґламентування. Стандартні, типові – укладають на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в сурово реґламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо). Нестандартні, нереґламентовані – лише певну частину даних готують заздалегідь (довідка, перепустка, типові листи, положення, інструкції тощо). Індивідуальні – укладають за загальними принципами й формою, але автор-укладач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення та ін.)

8) За ступенем складності (кількість відображених питань, фактів). Прості (односкладні) – відображають одне питання чи один факт. Складні – відображають два й більше питань чи фактів.

9) За стадіями створення. Ориґінали і копії(відпустки, витяги, дублікати).

10) За терміном виконання. Звичайні безстрокові (нетермінові) – виконуються (опрацьовуються) почергово. Термінові – укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми. Дуже термінові – зі спеціальною позначкою терміну.

11) За ступенем гласності(таємністю). Звичайні – для загального користування; для службового користування (ДСК). Таємні(Т) та цілком таємні(ЦТ) – для обмеженого користування.

12) За юридичною силою. Справжні – чинні, нечинні; підробні – фальсифікати.

13) За технікою відтворення. Рукописні; відтворені механічним способом.

14) За терміном зберігання. Тимчасового (до 10р.) зберігання; тривалого (понад 10р.) зберігання; постійного зберігання.

15) За носієм. На папері, фотоплівці, магнетній стрічці, диску, дискеті тощо.

З історії діловодства в Україні

Через заборону офіційного спілкування українська літературна мова не мала офіційно-ділового стилю. Він почав активно формуватися в часи УНР, коли українська мова стала офіційною мовою. Становлення і розвиток мовних норм офіційно-ділового стилю припадає на 20-ті роки ХХ століття, однак корені його сягають у сиву давнину, адже офіційні стосунки між людьми, відносини між державами складалися упродовж тривалого періоду.

Після створеня давньоруської держави укладалися писемні угоди з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба в записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, складанні особистих заповітів.

Важливі документи тих часів зберігалися в церквах чи монастирях, які водночас слугували архівами та бібліотеками. Відомими сховищами ділових паперів у ХІ столітті були храм Святої Софії і Києво-Печерський монастир, заснований у часи Ярослава Мудрого. Через пожежі, княжні міжусобиці та монголо-татарську навалу більшість пам’яток тієї доби загинуло. Документи, що залишились, інформують про велике поцінування документів у ті далекі часи.

Проте серйозне ставлення до документів не завадило їх знищенню та підробці. Відсутність власної держави в Україні позначилась на долі найдавніших документальних матеріалів, значна частина яких була знищена або потрапила до архівосховищ і колекціонерів Москви, Петербурга, Варшави, Відня тощо, а ще інша зазнала підробки. Наприклад, після смерті Богдана Хмельницького російська сторона самочинно і таємно сфальсифікувала договір, укладений українським гетьманом Богданом Хмельницьким з російським царем Олексієм Михайловичем.

Тільки утворення Української держави в 1917 році сприяло зародженню національного архівництва.

Часи Київської держави (Х-ХІІІст.) та Галицько-Волинської держави(ХІІІ-XIVст.) лишили нам літописи, княжі грамоти, акти, правові кодекси, церковні устави тощо (Мстиславова грамота 1130 р., Лаврентіївський кодекс 1377р., міжнародні договори, ”Руська правда” та інші документи).

Литовсько-польська доба (XIV-XVIIст.) подає документи різного характеру – грамоти князів і королів польських, акти сеймів, акти трибуналів, актові книги міських судів, акти й документи церковних інституцій, докумети міжнародно-правового характеру, хроніки, спогади західно-европейських мандрівників, щоденники тощо.

За часів Б. Хмельницького зростає кількість документів, головна риса яких – українське походження. Це акти Генеральної військової канцелярії, акти Генерального військового суду, універсали й листи гетьманів, акти полкової адміністарації й судочинства, акти міського самоврядування(міські книги), церковні акти різного характеру.

Великого значення в цей час набувають дкументи як офіційного походження, так і приватного характеру( щоденники, мемуари, листи тощо). Поряд з рукописними документами з’являються і друковані.

У ХІХ-ХХ ст. кількість документального матеріалу, рукописного і друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя, через те документи доводиться класифікувати.