Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника


Загальні вимоги до укладання та оформлення документів




 

Документ має відповідати таким основним вимогам:

- видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;

- не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;

- бути максимально точним, достовірним і переконливим;

- бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;

- містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;

- бути придатним для тривалого зберігання.

Текст має бути логічним послідовним, диференційованим за сферами спілкування, відзначатися доведеністю структури, форми та викладу. Залежно від характеру основного змісту документа використовуються відповідні мовні структури із ретельно дібраними словами, що найточніше передають зміст документа.

Будь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ.

Назва ставиться у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція адресується конкретній особі, то посада і прізвище її пишуться в давальному відмінку.

У ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершується знаком оклику, текст починається з абзацу із великої літери.

Важливе значення має питання мовного етикету, особливо тепер, коли відбуваються зміни у виробничих відносинах окремих підприємств та установ. Це стосується переважно тих, хто займається складанням листів-прохань, листів-вимог, листів-презентацій, бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та приватними особами.

Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції – Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені.

Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом’якшують тон спілкування. Наприклад: На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії.

Займенник Ви в листах, офіційних документах пишеться з великої літери. Цим підкреслюється повага до адресата. Але надмірна ввічливість як і нав’язування своїх методів чи принципів у розв’язанні того чи іншого питання не сприяють позитивному результату.

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документу юридичної сили.

 

Реквізити Розташування та правила оформлення
1. Державний герб Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з наз­вою організації
2. Емблема організації чи підприємства Поряд із назвою організації. Як емблему можна викорис­товувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
3. Код підприємства, установи, організації У верхньому правому кутку
4. Назва міністерства або відомства, якому підпо­рядковується установа У верхньому лівому кутку або посередині сторінки
5. Повна назва устано­ви, організації або підприємства — авто­ра документа У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом
6. Назва структурного підрозділу У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати маши­нописним способом
7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, но­мер телефону, факсу, номер рахунка в банку У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил
8. Назва виду докумен­та Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім лис­тів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
9. Дата Документ датується днем його підписання або затверджен­ня. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально відведено­му для цього місці. Якщо документ складений не на блан­ку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2006 р.) або циф­ровим — трьома парами арабських цифр у такій послідов­ності: день, місяць, рік — 27.06.06 (тобто 27 червня 2006 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
10. Індекс У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа містить три пари арабських цифр, де перша пара — індекс струк­турного підрозділу, друга — номер справи за номенклату­рою для підрозділу, третя — порядковий номер за журна­лом обліку. Наприклад: № 08-10/32, де 08 шифр структурного підрозділу; 10 номер справи; 32 реєстраційний номер документа за жур­налом обліку вхідних документів та канцелярії
11. Посилання на індекс та дату вхідного доку­мента У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала до­кумент. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.06, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 номер справи за номен­клатурою; 135 порядковий номер
12. Місце укладання чи видання У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
13. Адресат 3 правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса може зазнача­тися після назви установи, структурного підрозділу й пріз­вища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад: Директорові Наукової бібліотеки України ім. В. І. Вернадського акад. Оншценку О. С. Романову Г.С. вул.. Ольжича, б. 2, кв. 3 м. Київ
14. Гриф затвердження У верхній правій частині документа. Затвердження — спо­сіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: — слово ЗАТВЕРДЖУЮ; — назва посади; — особистий підпис; — ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; — дата затвердження.
15. Резолюція У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений до­кумент; — вказівка на порядок виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання до­кумента є особа, названа в резолюції першою
16. Заголовок до тексту Друкується малими літерами, розміщується під назвою ви­ду документа, відображає головну ідею документа і, зде­більшого, починається з прийменника «про»; має бути ла­конічним і точним, якнайповніше розкривати зміст доку­мента
17. Текст Складається з таких логічних елементів: — вступу; — доказу; — закінчення. Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до по­ля)
18. Підпис Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять: — зазначення посади (з лівого боку); — підпис (між назвою посади й прізвищем); — ініціали й прізвище особи, що підписала документ (пра­воруч). Підписи кількох службових осіб на документах розташо­вуються одна під одною у послідовності, що відповідає по­саді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають од­накову посаду, то їхні підписи розташовуються на одному рівні. Розшифрування підпису в дужки не береться
19. Печатка Печатка прикладається до документів, що вимагають особ­ливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юри­дичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до до­кументів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін.
20. Відмітка про засвід­чення копій У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада ви­конавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис засвідчується печаткою
21. Прізвище виконавця та номер його теле­фону Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (лис­тах, довідках, висновках). Складається з: — прізвища виконавця; — номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
22. Відмітка про перене­сення відомостей на машинний (електрон­ний) носій Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: — запис «Інформація перенесена на машинний (елек­тронний) носій»; — підпис особи, відповідальної за перенесення даних; — дату перенесення

 


Поделиться:

Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 147; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав





lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2024 год. (0.006 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты