Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка. Работник организации, с которым заключен трудовой договор, получивший в кассе наличные на командировку или хоз. расходы, называется подотчетным лицом.

На предприятии должен быть утвержденный руководителем список лиц, имеющих право получать деньги под отчет. Подотчетная сумма выделяется строго по целевому назначению и не может быть передана от одного лица к другому, минуя кассу.

В течение 3х рабочих дней после совершения расходов работником должен быть предоставлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих сумму расходов (товарный и кассовый чеки, билет, проезд внутри командировки, акт, счет на оплату и т.д.). При выдаче денег на командировочные расходы сначала издается приказ о командировке и выписывается командировочное удостоверение. На основании приказа бухгалтер определяет сумму аванса к выдаче. Фактический срок командировки определяется по отметкам о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении + дни нахождения в пути. Максимальный срок командировки 40 календарных дней, не считая дней в пути. Для пусконаладочных и монтажных работ 1 год. При направлении работника в командировку за ним сохраняется место работы и средний заработок. За каждый день нахождения в командировке выплачиваются суточные. Если командировка укладывается в 1 рабочий день, суточные не выплачиваются. Руководитель может устанавливать своим приказом и больший размер суточных. Расходы по найму жилого помещения оплачиваются по предоставленным документам. Если документы не предоставляются, то оплата происходит 12 руб./сутки. Расходы по проезду оплачиваются на основании проездных документов, включая расходы по предварительной продаже, бронирование билетов и постельные принадлежности в поездах. Проезд внутри населенного пункта места командировки не оплачивается.

Учет ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Сальдо начальное показывает задолженность работника по подотчетной сумме перед организацией.

Сальдо по кредиту показывает задолженность организации перед работником в случае перерасхода по авансовому отчету.

Оборот оп дебиту показывает суммы, выделенные под отчет или возмещение перерасхода по авансовому отчету.

Оборот по кредиту – суммы, израсходованные подотчетным лицом, удержанные им в кассу или подлежащие удержанию из зарплаты.

Пример: Выдано из кассы под отчет или возмещение перерасхода по авансовому отчету Д71К50.