Вопрос 6. Характеристика внутренней среды организации

Внутренняя среда организации определяется как органичное сочетание таких составляющих, как структура, цели организации, задачи, технология и кадры.

Цели. Организация рассматривается как многоцелевая система. Вместе с тем в ряде случаев целесообразно формулировать и общую генеральную цель организации, которая определяет ее главную задачу на определенном этапе функционирования. Генеральная цель, или миссия, предопределяет ее назначение. Наряду с генеральной целью как производная от нее формулируется многоступенчатая система целей, определяющая характер деятельности основных функциональных блоков и подразделений в организации. Система целей имеет структуру дерева.

Каждый уровень дерева целей может быть сопоставлен с соответствующим уровнем управления в организации. Для построения и функционирования организации важное значение имеет формулировка совокупности главных целей. Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, процессов и подпроцессов. И в зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные действия и процессы могут занимать в ней ведущее место. Так, применительно к современному машиностроительному предприятию, как организации, можно было бы выделить следующие главные цели - научно-технические, производственные, экономические и социальные.

Формулирование этих целей позволяет выделить соответствующие крупные блоки управления. Главные цели служат основой для конкретизации целей следующих уровней, по которым организация структурируется более подробно.

Задачи. Задача (или нормо-работа) - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются должности, их выполнение обеспечивает достижение целей организации. Задачи организации бывают трех категорий: работа с людьми, предметами, информацией. Работа рабочего состоит из работы с предметами, в то время как мастер работает с людьми, а, допустим, бухгалтер имеет дело в основном с информацией. Характерными чертами работы являются повторяемость данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. С этой точки зрения, современная операция, выполняемая рабочим, носит монотонный, повторяющийся характер и требует затрат времени, исчисляемого секундами. В то же время работа управленца менее монотонна, носит все более творческий характер от низшего уровня к высшему и может требовать все больших затрат времени.

Структура. Перед любой организацией стоит задача формирования и развития структуры управления как средства целенаправленной координации усилий всех элементов, образующих эту организацию. Структура управления должна устанавливать четкую взаимосвязь различных видов деятельности внутри организации, подчинив их достижению определенных целей.

Внутри организации выделяют горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда производится с помощью дифференциации функций в организации и состоит из следующих элементов:

· Определение работы, т.е. сведение отдельных задач в конкретные однородные виды работ и установление связей между ними. При этом каждая работа может исполняться одним или различными лицами, занимающими определенные должности в организации;

• охват управления, т.е. определяется число подчиненных, которые отчитываются перед соответствующими руководителями;

• функционализация организации, т.е. установление набора разнообразных задач, которые должны быть выполнены для достижения целей организации;

· разделение организации на структурные части - отделы, сектора, бюро, цех, участки и другие подразделения.

Поскольку работа в организации делится на составляющие части, кто-то должен координировать, согласовывать деятельность всех частей системы посредством вертикального разделения труда, которое отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

При этом важно учесть степень обособления функций управления. Можно выделить следующие этапы обособления функций:

I. Объем управления невелик. Например, в малых организациях не имеется четко выделенной группы управляющих. Типичный пример - бригада, где бригадир выполняет управленческие обязанности как часть своей основной работы.

II. Объем управления таков, что появляется руководитель, целиком занятый управленческой деятельностью. Например, мастер уже сам физически не работает, а только управляет работой других.

III. Объем управленческих работ достигает такой величины, что появляется линейная иерархия, группой мастеров руководит управляющий мастерской.

IV. Сложность управленческой деятельности становится такой, что оказывается не под силу одному человеку, и в управлении появляется разделение труда, его работники специализируются. В управлении выделяются плановики, учетчики и т.д.

V. Объем работ по специальным функциям управления такой большой и число работников, занятых специальными работами, так велико, что возникает потребность в иерархии внутри каждой специализированной группы работников. Внутри плановой службы появляются начальник, отделы и т.д.

VI. В ходе специализации от некогда единого управления обособилось так много специализированных видов деятельности, что, наконец, появляется руководство. Это особый, отличный от любой специализированной работы вид деятельности, задачи которого состоят в том, чтобы синтезировать, объединять все выделившиеся функции, координировать их деятельность.

Итак, в современных крупных организациях, в которых имеет место разделение деятельности как по горизонтали, так и по вертикали, появляется насущная необходимость в их координации для достижения целей организации, в том числе за счет построения структуры, т.е. логических взаимоотношений уровней управления и функциональных областей деятельности.

Технология. В узком смысле под технологией обычно понимают нечто, связанное с изобретениями, машинами. В широком смысле технология означает способ, который позволяет с помощью квалификационных навыков, оборудования, инструментов и соответствующих технических знаний преобразовывать исходные материалы в желаемый на выходе продукт.

Различают три крупных переворота в технологии: промышленную революцию, стандартизацию и механизацию, применение сборочных конвейеров.

В настоящее время все больше говорят о революции, вызванной современной информационной технологией. Современная информационная технология является продолжением работы мозга человека и его партнером или даже его руководителем. Поэтому современная информационная технология считается технологией управления.

Промышленная революция коснулась людей, выполняющих задания первой группы - фабрично-заводских рабочих, некоторых видов канцелярских работников. Управленческая группа, включая директоров и штатных специалистов, не испытывала особого влияния до тех пор, пока не появилась информационная технология. В наше время технология, появление компьютеров, прежде всего, оказало влияние на канцелярских работников.

Использование стандартных, взаимозаменяемых компонентов в производстве стимулировало дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно широкие возможности для применения неквалифицированного и малоквалифицированного труда. Именно стандартизация в сочетании с механизацией служит основой массового производства товаров и услуг.

Применение движущихся сборочных конвейерных линий при производстве сложной продукции способствовало резкому сокращению затрат времени на ее производство. Рабочие, занятые на этой линии, были чрезвычайно узко специализированы.

Три коренных изменения в технологии, выразившиеся в механизации, стандартизации и сборочных конвейерах, оказали глубочайшее воздействие на характер и содержание задач, на управление в целом, что, в конечном счете, отразилось на повышении эффективности организации.

Люди. Построение системы управления производственной организацией - это, прежде всего, налаживание взаимодействий и отношений людьми, выполняющими производственные и управленческие операции, необходимые для достижения поставленных перед организацией целей.

Специфика организации как социальной системы состоит в том, что на всех этапах процесса управления человек и его отношения в группе играют решающую роль. С одной стороны, процесс труда занимает центральное место при выполнении материально-производственных функций, что делает людей основным объектом управления, с другой - в деятельности руководящих работников, подготавливающих и принимающих решения, субъективно опосредствуются все реальные процессы производства и управления.

Большую роль в поиске путей достижения и реализации целей играет человеческое поведение, которое является величиной переменной. Современная деятельность людей в группах, организациях - источник больших внутренних возможностей повышения производительности без каких бы то ни было специальных затрат ресурсов. И реализация этих возможностей зависит, как от способностей людей выполнять возложенные на них задачи, так и от их внутренних мотивов, стимулов, заинтересованности. Поэтому предугадать "технологию" выполнения человеком своей работы можно лишь приближенно. Люди, формально имеющие одну и ту же квалификацию и опыт, могут выполнять одни и те же работы разными способами с существенно различной производительностью.

В управлении конкретными организациями объектом социального управления являются межгрупповые и межличностные отношения. Для эффективного функционирования организации важнейшее значение имеет не только формальное регламентирование работы организации, которое позволяет четко распределить обязанности, права и ответственность, но и неформальная сторона, проявляющаяся в реально существующих, но организационно не оформленных межличностных связях, отношениях, контактах, взаимной поддержке и выручке членов организации и т.п.