Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.

Проверив данные анкеты, администратор выписывает разрешение на поселение – документ (документ не утвержденной формы), подтверждающий право гостя на заселение. Такое разрешение выписывается в двух экземплярах:

· один – для кассира для выписки счета за проживание (если оплату за проживание принимает другой сотрудник гостиницы, а не администратор и если гостиница не автоматизирована специализированной гостиничной системой),

· второй для дежурного по этажу (или для администраторов других корпусов, если корпусов у гостиницы несколько).

При оплате проживания клиенту выписывается счет за проживание формы №3-Г (утвержденная форма) и отбивается фискальный чек на кассовом аппарате.

Данный счет включает в себя:

· тариф номера (или места в номере)

· количество суток проживания

· общая стоимость проживания, равная произведению тарифа проживания на кол-во суток проживания

· оплату за услуги бронирования

· оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации.

Оплата проживания может происходить:

· Авансом, за весь период проживания.

· Посуточно (за сутки вперед)

· По факту перед выездом.

После оплаты администратор заполняет карту гостя – форма №4-Г (утвержденная форма).

Данный документ дает право клиенту на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенных на территории гостиницы.

Если гостиница оказывает услуги по размещению туристической группы, то в этом случае бронирование мест для размещения осуществляет туристическая фирма. Это дает возможность заранее подготовить места для заселения и спланировать работу администрации.

Регистрацией гостей в этом случае, как правило, совместно с администратором занимается руководитель группы, который по приезду на место предъявляет администратору:

· направление туристической фирмы – документ, подтверждающий право на проживание в данной гостинице и гарантирующий, что оплата произведена.

· список группы туристов.

Администратор заполняет групповое размещение на поселение, в котором делается пометка, что оплата безналичная.

Во время проживания гостя могут сложиться такие обстоятельства, при которых гостя нужно будет переселить в другой номер или продлить проживание, например.

Если занятость номера позволяет продлить проживание гостя, то срок пребывания в номере увеличивается. При этом гость доплачивает за дополнительное время пребывания в номере. Администратор принимает от постояльца деньги и выписывает ему счет с отбитием фискального чека. Таким образом, у клиента на руках будет уже как минимум два счета.

Переселение гостя может быть в:

· равнозначный по стоимости номер

· более дорогой

· более дешевый

При переселении в равнозначный по стоимости номер дополнительных денег гостиница с постояльца не взимает. Но гостю выписывается новая карта гостя (или вносятся изменения в старую карту).

При переселении в более дорогой по стоимости номер, гость доплачивает разницу в стоимости номеров, получает счет, чек и новую карту гостя (или вносятся изменения в старую карту).

При переселении в более дешевый по стоимости номер, гостиница делает гостю возврат разницы в стоимости номеров. В первоначальном счете, который находится на руках у клиента, делается пометка о возврате денег. Так же гостю оформляют новую карту гостя (или вносятся изменения в старую карту).