Документационное обеспечение управления.

Документация - один из видов информационного обеспечения управления, который является универсальным средством фиксации, систематизации, накопления и использования информации в процессе управления предприятием. Документами называют составление, подписание и заверенные деловые бумаги, которыми оформляют различные хоз-финансовые операции, правовые отношения и действия юр. лиц и граждан. В документах может содержаться самые разнообразные сведения любого Вида (текстовые, цифровые, графические). Документ обладает высокой юрид. значимостью, его легко хранить и передавать по каналам связи. Используемую на предприятии документацию можно разделить на несколько групп: административную, планово-экономическую, отчетно-статистическую, бухгалтерскую, финансовую, технологическую, оперативную, кадровую и научную. В практике управления особо широко используется организационно-распорядительная документация (ОРД).

Документы, входящие в состав ОРД, условно подразделяют на 3 группы: 1)организационные (положения, уставы, инструкции, правила); 2)распорядительные (постановления, приказы, указания, решения); 3)справочно-информационные (письма, докладные записки, справки, протоколы,). Каждый документ должен издаваться только полномочным органом или должностным лицом соответствующей компетенции, не противоречить действующему законодательству и указаниям вышестоящих органов управления. На предприятии дожна использоваться унифицированная документация, обеспечивая возможность применения средств современной вычислительной и орг.техники.

ОРД должен оформляться на А4. Формуляром-образцом уставлены схема расположения реквизитов документа (отдельных его элементов) и их состав. Обязательные реквизиты документа: название учреждения, название документа, адрес, дата (подписания, утверждения, арабскими цифрами), удостоверение документа. При подписании служебного документа в его конце должна быть проставлена должность соответствующего лица. Фамилию составителя документов без инициалов и его № телефона на последнем листе. Текст документа делится на 2 части. В 1-й указывается основание составления документа, во 2-й - выводы, предложения, решения. Не допускается использоване сокращений, за исключением общепринятых. Заголовок должен соответствовать его содержанию.

Административные документы. Приказ - это нормативный акт, издаваемый руководителем предприятия в пределах предоставленных ему прав. В приказах находят отражение вопросы организации произвводства, штатов, поощрений и взысканий, командировок и др. Различают приказы по личному составу (прием и увольнение, перемещение внутри хозяйства работников, отпуска, командировки, поощрения и взыскания) и по общим вопросам (порядок организации труда, утверждает правила внутpеннегo распорядка дня и хранения материальных ценностей,нормы выработки).

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопpocoв и принятия решений на собраниях коллегиальных органов. Решения, принятые ими, но не внесенные в протокол, не имеют обязывающей силы. Протоколы: краткие (2 - «слушали» и «постановили») и полные (есть 3 части: «слушали», «выступили», «постановили (решили)»). Делопроизводство - функция аппарата управления, связаная с оформлением, хранением и использованием документов. Делопроизводство: общим, административным(вкл. систему документирования административной деятельности (служебные письма, телеграммы)) и специальным –делопроизводство по бухгалтерскому и статистическому учету, личному составу, финансам. Движение документов в хозяйстве с момента их получения (создания) до завершения (исполнения или отправки) образует документооборот. Он должен быть оперативным, исключать излишние промежуточные инстанции и обеспечивать должное единообразие документов. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными (определяет руководитель в своей резолюции). Документы, которые находятся в работе, лучше хранить в специальной папке, исполненные документы - в деле. Делом называют совокупность документов, относящихся к определенному вопросу работы предприятия, подшитых вместе.