Кассовые документы. Порядок их обращения

Наличные денежные средства в кассу организации поступают при получении их в банке по чеку, а также от работников организации, покупателей, заказчиков.

Для получения чековой книжки в банк представляется заявление - обязательство в одном экземпляре за подписями лиц, имеющих право распоряжаться счетом и печатью. К нему прилагается платежное поручение на оплату стоимости чековой книжки. Чековая книжка выдается представителю хозяйствующего субъекта. Все чеки пронумерованы и на них проставляется номер счета владельца чековой книжки. Все реквизиты чека заполняются в организации при получении денежных средств. Отрывная часть чека остается в банке, а его корешок с указанием полученной суммы – у организации.

Поступление денег в кассу и выдача их из кассы оформляется приходным и расходным кассовыми ордерами. Приходный кассовый ордер (ПКО) является бланком строгой отчетности. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером и до передачи в кассу регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Исправления в приходных и расходных кассовых ордерах не допускаются.

ПКО подписываются гл. бухгалтером и кассиром. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдают отрывную часть ПКО. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают. В ПКО кроме обязательных реквизитов (номер, дата, наименование организации) указывают сумму, от кого поступают денежные средства, на какие цели или за что их вносят.

Расходные кассовые ордера (РКО) подписывают гл. бухгалтер, руководитель и кассир. Лицо, получающее деньги прописью указывает сумму и ставит свою подпись и дату получения.

Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя указывается лицо, которому доверено получение денег. Доверенность прилагается к документу, по которому выданы деньги.

На выплату ЗП выписывается платежная ведомость, которая заверяется руководителем и гл. бухгалтером. По истечении трех рабочих дней после получения денег в банке для выплаты ЗП кассир обязан в платежной ведомости напротив фамилии лиц, не получивших ЗП, проставить штамп или сделать отметку «Депонировано». Одновременно не выданные суммы записываются в ведомость депонированной заработной платы. На общую сумму выписывается РКО и по объявлению на взнос наличными деньги сдаются в банк на расчетный счет.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в Кассовую книгу (ф. № КО – 4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Подчистки и незаверенные исправления в Кассовой книге запрещаются. Исправления заверяются подписями кассира и гл. бухгалтера.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на гл. бухгалтера. Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут руководитель организации, гл. бухгалтер и кассир, а обслуживающие их банки проверяют соблюдение порядка ведения кассовых операций.