Вопрос 3. Учет расчетов с подотчетными лицами. Порядок оплаты служебных командировок на территории РБ.

Подотчетными лицамиявляются работники организации, которым выданы авансы на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Выдача наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам или расчетно-платежным ведомостям.

Срок выдачи денежных средств определен Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в РБ: не более 3 рабочих дней – на расходы в месте нахождения организации; не более 10 рабочих дней – на расходы вне места расположения организации; до 30 дней – в сумме, не превышающей размер одной базовой величины.

Отчет об израсходованных суммах предоставляется подотчетными лицами не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Неиспользованные денежные средства также в эти сроки должны быть сданы в кассу.

При использовании личных денежных средств составляется авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения ценностей. Подтверждающими факт покупки документами являются квитанция, кассовый чек.

Для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету данного счета отражаются суммы выданных авансов на предстоящие хозяйственные и командировочные расходы, выданные суммы перерасхода по авансовым отчетам. По кредиту отражаются суммы согласно предоставленным авансовым отчетам и суммы, возвращенные в кассу как неиспользованные.

Выдача под отчет аванса на предстоящие хозяйственные и командировочные расходы: Дт 71 Кт 50, 50/4

Выдача перерасхода по авансовому отчету: Дт 71 Кт 50, 50/4

Предоставлен авансовый отчет по командировке: Дт 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кт 71

Подотчетные суммы, не возвращенные работником в срок: Дт 94 Кт 71

Удержание невозвращенных сумм из заработной платы: Дт 70 Кт 94

Служебной командировкойпризнается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку пишется приказ. Работнику выдается командировочное удостоверение по установленной форме, в котором делаются отметки о дате прибытия и дате выбытия с места командировки.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления транспортного средства, а днем прибытия – день приезда указанного транспортного средства к месту основной работы.

За время служебной командировки за работником сохраняется место работы и заработная плата в течение всего срока служебной командировки.

При служебной командировке возмещаются следующие расходы: по проезду к месту служебной командировки и обратно; по найму жилого помещения; суточные; иные расходы с разрешения нанимателя.

Аванс на командировочные расходы выдается в пределах сумм на проезд, проживание и суточных. Авансовый отчет по израсходованным суммам предоставляется в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки, а неизрасходованные суммы сдаются в кассу организации.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение с отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командировки, проездные билеты, счета гостиниц, отчет о выполненной работе и другие подтверждающие расходы документы.