Понятие, виды и модели коммуникаций

Коммуникации представляют собой один из наиболее дис­куссионных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто. Напрактике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей. Вместе с тем именно коммуникации состав­ляют сейчас одну из наиболее сложных проблем в менеджменте и являются еще не достаточно отработанными.

Для нормальной эффективной организации труда, для управ­ления совместной координированной деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом, переработкой и пере­дачей информации. Здесь необходимы синхронизированность, правильное и точное понимание передаваемого, чтобы последу­ющие действия были также целенаправленны и эффективны. Поэтому многое зависит от организации, построения коммуни­кативной структуры, коммуникативной связи в социальной груп­пе, организации (учреждении, фирме). Процессы коммуника­ции, в которых участвуют руководители и работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звенья­ми между руководителем и его подчиненными, руководителями одного уровня, внешним окружением. В повседневной работе ру­ководитель должен использовать информацию от различных дос­тупных источников. Оперативная деятельность руководителя от­личается от его деятельности по принятию решений. Эти два су­щественных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей. Коммуни­кации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей. Организаци­онные коммуникации - это процесс, с помощью которого руко­водители развивают систему предоставления информации и пе­редачи сведений большому количеству людей внутри организа­ции и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятель­ности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

За последние годы появилось множество работ, посвя­щенных межличностным и организационным коммуникациям. Основной вывод заключается в том, что коммуникации как вид деятельности являются наиболее важной составляющей эффек­тивного управления. Коммуникации играют важную роль для уп­равленческой и организационной эффективности. Однако суще­ствуют оценки специалистов, в соответствии с которыми комму­никации являются основной причиной большинства возникаю­щих в мире проблем.

Термин «коммуникация» свободно используют в совре­менном обществе как непрофессионалы, так и специалисты, управленцы-практики. Термин «коммуникация» происходит от латинского «coттuпis», означающего «общее»: передающий ин­формацию пытается установить «общность» с получающим ин­формацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Существующие представления о коммуникативных процес­сах в организации построены на следующей трактовке коммуникаций. Коммуникация (единовременный акт) - это процесс передачи сообщения от источника к получателю с целью изменить по ведение последнего. Коммуникация (коммуникационный про­цесс) - это обмен информацией между сторонами. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, поступающей к потребителю посредством обмена, общения.

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Коммуникация и информация различные, но свя­занные между собой понятия. Коммуникация включает и то, чтопередается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы комму­никация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

По характеру восприятия информации коммуникации делят­ся на прямые, или целевые (в которых цель сообщения заложена в его тексте), косвенные (в которых информация заложена скорее «между строк») и смешанные.

Коммуникации обеспечивают реализацию основных функ­ций управления - планирования, организации, мотивации и контроля. Эффективные коммуникации способствуют повыше­нию показателей деятельности организации и уровня удовлетво­ренности работников трудом, формированию чувства сопричаст­ности к работе организации.

Одна из главных сфер возникновения проблем в организаци­ях - неэффективные коммуникации. Если у людей нет возмож­ности обмениваться информацией, они не смогут работать вмес­те и достигать общих целей. Значит, эффективные коммуника­ции являются условием успешной работы любой организации. Соответственно эффективность управления персоналом пропор­циональна эффективности коммуникационных процессов в ор­ганизации.

Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

• руководители тратят большую часть своего времени на ком­муникации (по данным экспертов около 75 - 95% времени), по­этому они заинтересованы в улучшении данного вида деятель­ности;

• коммуникации необходимы для эффективного управления, хорошо налаженные коммуникации содействуют организацион­ной эффективности;

• мастерство коммуникации необходимо также для выраже­ния действенности авторитета и воли руководителя.

Осуществление коммуникаций в организации или в группе приводит к выполнению и реализации следующих функций ком­муникации, из которых ни одна не имеет приоритета над другой:

• информативная функция - передача истинных или ложных сведений, играющая определенную роль в процессе принятия ре­шений, так как позволяет предоставлять необходимую информа­цию для принятия решений, для идентификации и оценки альтернативных решений; .

• мотивационная функция побуждает работников к исполне­нию и улучшению работы, используя управление поведением, убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;

• контрольная функция - отслеживание поведения работни­ков различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

• экспрессивная функция способствует эмоциональному вы­ражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Таким образом, коммуникации отражают не только процесс передачи и получения информации, но и также ее восприятие, понимание и усвоение.