Лекція. ОРГАНІЗАЦІЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ.

1. Організація архівних документів.

2 Організація документів на рівні системи архівних установ

3. Організація документів на рівні архіву

4. Організація документів на рівні архівного фонду

5. Організація документів на рівні справи

1.Організація архівних документів.

З МЕТОЮ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ інформаційної ці­лісності Національного архівного фонду, підвищення ефектив­ності систем інтелектуального доступу до документів архіви про­водять організаційно-правові, науково-методичні та техно­логічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов'язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ, с творення мережі архівних установ і визначення профілю архі-нін. Тобто здійснюється організація документів Національного архівного фонду, що має такі основні структурні рівні: міжар-хіаний - розподіл комплексів документів в межах системи ар-х і иних установ; внутріархівний - формування цілісних докумен­тальних комплексів в межах окремого архіву; внутріфондовий -систематизація документів на рівні фонду, рівень сукупності документів - їх систематизація в межах справи (одиниці збері­гання, одиниці обліку).

Організація документів НАФ на всіх структурних рівнях здій-сп Іоється на підставі наукової класифікації за такими ознаками:

• належність документів до документації одного утворювача;

• право власності на документи;

• строки зберігання документів;

• ступінь інформаційної значущості документів (належність до комплексів загальнодержавного та місцевого значення, ступінь цінності);

• належність документів до певних адміністративно-тери-; торіальних одиниць (область, округ, район, місто);

• історичні умови, час і місце створення;

• належність документів до певних галузей, напрямків і сфер життєдіяльності суспільства;

• види носіїв, способи і техніка закріплення інформації;

• рівень доступу до документів.

§ 2 Організація документів на рівні системи архівних установ

ПРИ ОРГАНІЗАЦІЇ архівних документів в ме жах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.

Організація документів за правом власності реалізується в зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах аб< > приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, збе рігають державні архні установи, а такі, що перебувають у при ватній власності, зберігаються в архівах власників.

Порядок організації документів за строками зберігання ви значає наявність серед них двох основних груп - документі й постійного і тимчасового зберігання. Строки зберігання докумеї І тів визначаються чинними нормативно-правовими актами.

На організацію документів на міжархівному рівні істотно впливає загальний ступінь інформаційної значущості докумен­тів, залежно від якого їх відносять до комплексів загальнодер­жавного та місцевого значення.

Комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що утворилися в процесі життя і діяльності видатних діячів українського народу, а також у різні історичні періоди:

• в межах сучасної України в діяльності центральних орган і п державної влади і управління, підприємств, установ і орга­нізацій, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на всю або значну частину її території;

• за межами України в діяльності провідних органів україн ської еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх, науко вих закладів та громадських організацій;

• в межах сучасної України в діяльності місцевих установ, | якщо склад і зміст документів переважно відображає іс­торію не лише окремого регіону, а й усієї України, а також ] у випадках, коли документна інформація має практичну цінність і може широко використовуватися в загальнодер­жавному масштабі.

До комплексу документів місцевого значення належать доку­менти, що утворилися в діяльності органів державної влади і уп-ршіління, органів місцевого самоврядування, підприємств, ус-шюв і організацій, що діяли або продовжують діяти на території Псиної адміністративно-територіальної одиниці, якщо докумен­ти цих органів, підприємств, установ і організацій не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення.

Документальні комплекси загальнодержавного значення зо­середжуються в сховищах центральних державних архівів відпо­відного профілю, галузевих державних архівів і архівних підроз­ділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек.

Документальні комплекси місцевого значення зберігаються н державних архівах областей, Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівних установ, як­що вони здійснюють постійне зберігання документів НАФ.

Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Держкомархів спільно з заці-кавленими архівними та іншими установами.

Документальні комплекси місцевого значення розподіляють­ся між архівними установами, що здійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, на підставі належності цих ком­плексів до певних адміністративно-територіальних одиниць. У випадках утворення нових або зміни меж адміністративно-територіальних одиниць документальні комплекси місцевого нпачення, що утворилися в процесі діяльності місцевих установ її.І територіях, включених до складу новоутворених або укруп­нених адміністративно-територіальних одиниць, передають на вберігання до тих архівних установ, які поширюють свої повно-иаження і зону комплектування на ці новоутворені або укруп­нені адміністративно-територіальні одиниці.

Істотно впливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови і місце їх створення. За цими ознака­ми виділяють три групи:

• документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди в межах сучасної України в діяльності органів вла­ди і місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ і підприємств усіх форм власності та окремих осіб;

• документальні комплекси українського походження, що утворилися в різні історичні періоди за межами України в діяльності органів української еміграції, зокрема емігра­ційних урядів УНР, ЗУ НР, українських політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх і наукових ус­танов, громадських організацій та окремих осіб, що повер нулися на батьківщину в порядку реституції, на підстаїн дарування та в інший спосіб;

• документальні комплекси неукраїнського походження, у тому числі й ті, що стосуються історії України, що утвори­лися на теренах інших держав і надійшли до українських архівів на підставі дарування, заповіту і стали складовою частиною історико-культурної спадщини українського народу.

Документи, що входять до складу першої групи, умовно поді­ляються на три підгрупи з відповідними загальними назвами; "документи дорадянського періоду", "документи радянського періоду", "документи періоду незалежної України".

До документів "дорадянського періоду" належать докумен­тальні комплекси, що утворилися на території України в її су­часних межах, в процесі діяльності юридичних і фізичних осіб у періоди:

• існування Київської Русі (Х-ХП ст.), Галицько-Волин-ського та інших князівств, які виникли на теренах колиш­ньої Київської Русі (ХП-ХІУ ст.), Гетьманщини (XII XVIII ст.), Запорозької Січі (ХУІ-ХУПІ ст.), Центральної Ради і Директорії Української Народної Республіки (1917-1920 рр.), Української Держави (1918 р.), Західно­української Народної Республіки (1918-1919 рр.), Карпатської України (1938-1939 рр.);

• входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР (з кінця XIV до середини 40-х років XX ст.);

• нацистської окупації (1941-1944).

Документи "радянського періоду" охоплюють документальні комплекси, що утворилися в період перебування України в скла­ді СРСР. Початкову межу періоду визначають для кожного ре гіону окремо. Вона зумовлюється часом поширення радянської влади на його територіях. Кінцева дата єдина для всіх регіони» України - 24 серпня 1991 р.

До документів "періоду незалежної України" належать документальні комплекси, що утворилися на території сучасної України після проголошення Акту про Незалежність 24 серпни 1991 року в процесі діяльності органів державної влади і управління всіх рівнів, органів місцевого самоврядування, цивільних підприємств, установ і організацій всіх форм власності, військових частин і з'єднань, а також окремих осіб.

За категоріями доступудо них документи Н АФ поділяються ті документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з кон­фіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу. Виокремлені за цією ознакою документальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.

3. Організація документів на рівні архіві

ОРГАНІЗАЩЯ ДОКУМЕНТІВ на внутріархів-ному рівні відбувається за фондовою системою. При цьому неповною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення або уточнення фондової належності архівних документів, визначен-ия хронологічних меж архівних фондів.

Архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяльності нако­пичує безпосередньо утворені та зібрані нею документи - доку­ментальний фонд. Таку особу називають утворювачем докумен­тального фонду. За умови проведення відповідної експертизи частина документального фонду, що має певну цінність для сус­пільства або практичну цінність для свого власника і підлягає архівному зберіганню, набуває статусу архівного документаль­ного фонду. З частини архівного документального фонду, ви-.Іианої в результаті експертизи цінною для суспільства і віднесе­ної до НАФ, в архівній установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі діяльності однієї або де­кількох юридичних чи фізичних осіб сукупність документів, об'єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного Іп'язку між документами та їх утворювачами. Неподільність тієї частини документального фонду установи чи особи, яка за ви­сновками експертизи цінності віднесена до НАФ, є основним прин­ципом організації документів на внутріархівному рівні. Дія цьо­го принципу обмежується лише правом власності на документи.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного до кументального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем.

Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, складає фонд офіційного походження. Обов'язковою умо вою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів, що мають наукову, кулі, турну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної ус­танови чи організації. Формальними ознаками самостійності фондоутворювача-юридичної особи є наявність нормативне ги акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визна чення її функцій та структури, самостійного кошторису і розра хункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства.

Ознаку фондоутворювача - фізичної особи складає наявність його архівного документального фонду, помітна роль фондоутворювача в житті суспільства та ступінь цінності (повнота, склад і зміст) утворених ним документів. Фізичні особи є фондоутво-рювачами фондів особового походження. Такі фонди створюють для осіб, життя і діяльність яких отримала високу державну, нау­кову чи громадську оцінку або, навпаки, мали значний деструк­тивний вплив на розвиток суспільства; для типових представ­ників своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним; для "пересічних" громадян, документи яких містять цін­ну для суспільства інформацію.

Фонди особового походження можуть складати не лише до­кументи, пов'язані з життям, суспільною діяльністю, творчістю чи вшануванням пам'яті окремої особи, а й її сім'ї, роду. В такому разі йдеться про сімейні та родові фондияк різновид фондів осо­бового походження. Межі сімейних і родових фондів визнача­ються кількістю поколінь, що залишили документи. Фонд сім'ї складають документи не більше трьох поколінь, а фонд роду - не менше чотирьох. Наприклад, у ЦДІАК України зберігаються фонди роду Скоропадських, сім'ї Терещенків, родини Грушев-ських, особові фонди професорів В. Іконникова, Ю. Кулаковського, В. Довнар-Запольського та інші.

З документів, однорідних за функціями і цільовим призна­ченням, однойменних установ або керівної установи і підпоряд­кованих їй установ, що функціонують (функціонували) у межах однієї адміністративно-територіальної одиниці; органів влади та підпорядкованих їм установ; установ, пов'язаних об'єктом ді­яльності; установ, що послідовно змінювали одна одну, якщо функції попередників повністю або частково передавались на­ступникам; двох або більше осіб на підставі родинного, творчого, професійного або іншого зв'язку між ними, можуть створюва­тися об'єднані архівні фонди. Наприклад, "Школи фабрично-за-Іюдського навчання м. Харкова", "Спілкаписьменників України та її Київська організація", "Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки". Отже, об'єднаним архівним фондом є су­купність цілісних комплексів декількох архівних фондів, між утворювачами яких простежуються генетичні, історичні або ло­гічно обумовлені зв'язки (однорідність функцій, підлеглість, міс­цезнаходження, правонаступність тощо). Об'єднані архівні фон­ди створюють для раціонального розміщення документів в ар­хівах, удосконалення обліку документів, створення компактного і якісного довідкового апарату.

Як окремий самостійний комплекс або частина документаль­ного комплексу особи чи установи до державних архівів від їх власників надходять архівні колекції - сукупність окремих до­кументів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутво-рювачів і поєднані за однією або декількома ознаками. На відміну від об'єднаних архівних фондів, архівні колекції форму­ють на основі не історичних, а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного. Переважна більшість колекцій має тематичний характер: "Колекція фотокопій доку­ментів про визвольну війну українського народу 1648-1657 рр.", "Колекція театральних афіш і програм", "Колекція українського некрополя"та ін.

Утвореним архівним фондам на першому етапі фондування надають назви. Назва архівного фонду установи складається з офіційної повної та скороченої назви фондоутворювача з усіма його перейменуваннями в хронологічній послідовності, підпо­рядкування, місцезнаходження, крайніх дат існування під кож­ною з назв. Назва особового архівного фонду складається із загальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи - метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдонімів, криптонімів тощо; визначення сфери творчої, громад ської, державної і політичної діяльності (професії) особи і:І зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культу ри/культур та крайні дати життя особи. Назва об'єднаного архівного фонду офіційного походження складається із загальної назви фондів, що ввійшли до його складу, або із назви керів­ної установи і загальної назви підпорядкованих їй установ. В назні архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер або загальний зміст колекції, найменування установи-фондоут ворювача і крайні дати періоду формування колекції або прізви­ще, ім'я й по батькові колекціонера і крайні дати його життя.

За ступенем цінностіархівні фонди поділяють на три кате­горії, що визначають ранг фонду, обумовлений ступенем інфор­мативності документів фонду, значущістю фондоутворювача, часом створення документів та наявністю особливо цінних і уні­кальних документів. До першої категоріїналежать фонди, пере­важна частина документів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його про­відних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні доку­менти. Другу категоріюнадають фондам, документна інфор­мація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих діячів. Як правило, значна частина документів другої категорії є особливо цінними. Третю категоріюотримують фонди, документна інформація яких сто­сується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів першої та другої категорій. Кожний державний архів здійснює розподіл фондів за цими категоріями відповідно до тільки йому притаманних історичних умов, специфіки регіону та фондового складу документів. Категорійність фондів не є ста­лою. Залежно від потреб держави і суспільства в ретроспектив­ній інформації категорія фонду відповідно може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірні комі­сії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступудо них. Документи обмеженого до­ступу, що визначаються як конфіденційні, та документи, пере­дані їхнім власниками на умовах дотримання певного обмежен­ня доступу, організуються на загальних засадах. Таємні докумен­ти організуються в порядку, передбаченому спеціальною інгтрукцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або 11 (-фондових комплексів на загальних для всіх документів засадах.

Важливим етапом організації архівних документів за фон­довою системою в межах архіву є визначення фондової належ­ності, тобто віднесення архівних документів до архівного фонду підповідної установи або особи. Воно відбувається на підставі вивчення складу, змісту та діловодного оформлення документ-пого масиву. При визначенні фондової належності документів І добового походження береться до уваги зміст документів, звер­нення в листах, підписи, почерк тощо. У разі виявлення в скла­ді одного архівного фонду помилково включених до нього доку­ментів, що належать до складу інших фондів, документи вилу­чають і приєднують до того фонду, до якого вони належать.

Важливим при фондуванні є також визначення хронологічних межархівного фонду, тобто встановлення дат створення і лікві­дації фондоутворювача. Для архівного фонду установи хроно­логічні межі визначають за офіційними датами утворення і лі­квідації фондоутворювача; для особового архівного фонду - за датами народження і смерті фондоутворювача; для об'єднаного архівного фонду офіційного походження - за датами утворення фондоутворювача, створеного у часі першим та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого у часі пізніше за всіх фондо­утворювачів цього фонду; для об'єднаного архівного фонду осо­бового походження - за датами народження фондоутворювача, що народився раніше за всіх, та дати смерті фондоутворювача, що помер пізніше за всіх фондоутворювачів цього фонду; для архівної колекції, сформованої фізичною особою - за датами народження і смерті фондоутворювача; для архівної колекції, сформованої установою - за крайніми датами періоду форму­вання колекції.

При визначенні хронологічних меж архівного фонду врахо­вують чинники, що впливають на діяльність фондоутворювачів, визначальними з яких є політичний, юридичний, адміністра­тивний.

Політичні чинникивиявляються в зміні конституційних основ держави. Наприклад, розпад СРСР, виникнення незалежних держав й поява в результаті таких процесів нових фондоутво­рювачів - комерційних банків, акціонерних товариств, трастів, приватних навчальних закладів, політичних партій, органів дер­жавного управління. Зокрема, документи українських міністерств, державних комітетів та інших органів виконавчої влади, створених на базі ліквідованих управлінських структур УРСР, складають нові фонди, навіть у випадках визнання їх юридичної правонаступності. Документи державних установ (промислових підприємств, фінансових, судових, охорони здоров'я, наукових, навчальних та ін. установ і організацій), що діяли до і продов­жують діяти після змін конституційних основ держави без змі 11 й форми власності, із збереженням своїх функцій, і не були істотно реорганізовані, продовжують раніше прийняті від цих устанон архівні фонди. Документи урядів УНР, Української Держави, Західно-Української Народної Республіки, Карпатської Украї­ни, Української РСР з моменту їх утворення і до ліквідації скла­дають єдині архівні фонди.

До юридичних чинниківналежать розширення або звуження прав фондоутворювача, зміна його форми власності. Так, зміна юридичних прав і масштабів діяльності державних урядових ус­танов та керівних органів громадських організацій відбулася в зв'язку з перетворенням Кримської області на Автономну Ре­спубліку Крим. Нові державні установи - Верховна Рада Криму, Рада Міністрів, міністерства стали новими фондоутворювачами, документи яких склали нові архівні фонди. Однак ці зміни не впливають на хронологічні межі архівних фондів установ і під приємств, що діють на території Криму.

Адміністративні чинникиполягають в зміні адміністративно-територіального поділу, реорганізації або ліквідації фондоутво­рювача. Слід мати на увазі, що на хронологічні межі діяльності фондоутворювачів та межі архівних фондів впливають лише ті адміністративно-територіальні зміни, які супроводжувалися лі­квідацією одних установ і заміною їх іншими. Так, під час про­ведення адміністративно-територіальної реформи в УРСР 1925 р. було ліквідовано губернії і повіти, а разом з ними - гу­бернські й повітові ради та їх виконкоми. Ці установи як фондо-утворювачі перестали існувати. Замість них було утворено окружні та районні ради і виконкоми з ширшими правами та іншими масштабами діяльності. Вони стали новими фондоут­ворювачами, а їх документи склали нові архівні фонди.

Якщо установа тимчасово припинила свою діяльність, а потім знову поновила з тими ж функціями, вона залишається єдиним фондоутворювачем, а її документи утворюють єдиний архівний фонд. Так, 1962 р. у зв'язку з укрупненням сільських районів у Киівській області з 31 району залишилося 12, 19 райрад було лі­квідовано. Через три роки частину з них знову було відновлено. Отже, документи кожної з відновлених рад за 1930-1962 і після 1965 рр. утворюють єдині фонди.

Визначення хронологічних меж фондів особового походжен­ня передусім пов'язане зі встановленням дат життя і діяльності фондоутворювачів. У більшості особових фондів зустрічаються ширші хронологічні межі фонду, ніж крайні дати життя фондо­утворювача. Наприклад, відомий архівіст, директор Харків­ського історичного архіву Є. Іванов жив з 1873 р. до 1929 р. Але І> його особовому фонді зберігаються документи з 1723 р. до 1929 р. - карти Слобідсько-Української та Катеринославської губерній, плани різних міст, сімейні документи. До складу осо­бового фонду, крім особистих документів фондоутворювача, входять документи близьких родичів, якщо вони мають значен­ня для характеристики фондоутворювача або самі є історичною чи іншою цінністю. До складу особового фонду можуть бути від­несені й документи, створені після смерті фондоутворювача: не­крологи, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо.

У межах архіву поряд із організацією документів за фондовою системою здійснюється організація документів у спеціальних архівах або спеціалізованих відділах загальних архівних установ за нефондовою системою. Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є резуль­татом цільової виробничої діяльності кінофотостудій, студій звукозапису, комп'ютерних центрів тощо. За цією системою н основу організації кіновідеодокументів покладаються такі кла­сифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-попу­лярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого ма­теріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, магнітна відеоплівка). Фотодокументи організуються за жан­рами фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), фор­мами організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотона-риси, фотоальбоми), носіями інформації (негативи і позитиви па склі, фотоплівці, фотопапері). На жанрову належність (хро­нікальний, мемуарний характер, виконання творів літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо), форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв'ю тощо), місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звукової інформації (механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, ком­пакт-диски тощо) спираються при організації фонодокументів. Класифікаційними ознаками для організації електронних доку­ментів є тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпе­чення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною, територіальною або тематичною ознаками.

§ 4. Організація документів на рівні архівного фонду

БАЗОВОЮ КЛАСИФІКАЦІЙНОЮ одиницею організації документів у межах архівного фонду є справа (оди­ниця зберігання, одиниця обліку). Вона може складатися з од­ного, частини одного, кількох документів, що мають самостійне значення. Організація документів у межах архівного фонду ґрун­тується на схемі систематизації документів - переліку одиницьподілу, розміщених у певній послідовності, і призначена для ро­зміщення документів фонду за цим поділом. Одиницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання історії, структури, компетенції, особливостей ді­яльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно пе­редбачає охоплення всіх документів архівного фонду. Групування проводиться за методом дедукції, тобто від загального до кон­кретного, за однією і тією самою ознакою, при чому ознаки гру­пування визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей. Розподіл починають за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчують за озна­ками, характерними для окремих, найменших груп документів. Процес групування справ фонду здійснюється з урахуван­ням таких ознак:

• структурної, що фіксує належністю до структурних під­розділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

• хронологічної, що відображає час появи документів (рік, місяць, число);

• галузевої, функціональної, тематичної, що встановлюють галузеву належність і функції фондоутворювача та тема­тикою документів;

• номінальної, що відображає належність до конкретного ви­ду одиниць зберігання чи виду документів;

• авторської - для групування справ за авторською належ­ністю (юридична чи фізична особа);

• кореспондентської - для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

• географічної - для групування справ за окремими адміні­стративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, фор­мат, оригінальність, носій.

У кожному конкретному випадку визначають головні і друго­рядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хро­нологічна, рідше - галузева, географічна, авторська. Вибір го­ловних ознак зумовлюється особливостями діяльності фондо­утворювача, складом і змістом документів, цілями групування.

Вид схеми організації фонду визначають згідно з ознаками, :Іа якими здійснюють два перші поділи документів фонду. Схеми бувають структурно-хронологічні; галузево-хронологічні ; функціонально-хронологічні; номінально-хронологічні ; географічно-хронологічні і т.д.

Для фондоутворювачів, які припинили своє існування, най­частіше застосовують хронологічно-структурну схему, групую­чи документи за роками, а потім за структурними підрозділами.

Наприклад:

2000р. 2001 р.

1. Ректорат. 1. Ректорат.

2. Біологічний ф-т. 2. Біологічний ф-т.

3. Географічний ф-т і т.д. 3. Географічний ф-т і т.д.

У межах хронологічно-галузевої схеми справи спочатку групують за роками, а потім за галузями діяльності:

2000р. 2001р.

1. Освіта. 1. Освіта.

2. Охорона здоров'я. 2. Охорона здоров'я.

3. Міський транспорт і т.д. 3. Міський транспорт і т.д.

Для класифікації документів колекцій застосовують тематично-хронологічну схему:

1. Відбудова промисловості - 1944 р., 1945 р., 1946 р.

2. Відбудова сільського господарства - 1944 р., 1945 р., 1946 р

3. Відбудова установ освіти - 1944 р., 1945 р., 1946 р.

Під час групування документів за роками справи відносять до того року, коли вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти, які належать до того року, на який або за який вони складалися, Якщо це плани чи звіти на кілька років, то плани відносять до першого року, а звіти - до останнього.

Організацію документів архівного фонду починають зі ство рення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи у цих групах і групи у фонді, які систематизують відповідно до струк­тури установ-фондоутворювачів. За відсутності такої структури документи групують за функціональною ознакою.

В орієнтовній схемі класифікації документів особових фондів виділяють такі групи: біографічні матеріали; документи служ­бової та громадської діяльності; творчі документи; підготовчі документи, зібрані фондоуторювачем для його робіт; листуван ня; майново-господарські документи; образотворчі документи, колекції, зібрані фондоутворювачем. В кожному конкретному випадку послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльності фондоутворювача та докумен тів. У фондах відомих митців найбільшу цінність мають творчі документи, державних і громадських діячів - документи про службову і громадську діяльність, меценатів і підприємців майново-господарські документи.

Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їх ді яльності, видів та кількості залишених ними документів. Типов;І схема групування цих фондів може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіх документи (сімейне ли стування, колекції); особисті документи членів сім'ї (у хроно логічній послідовності).

Певні особливості має організація документів об'єднаних ар­хівних фондів та колекцій. Найбільшими групами в межах об'єд­наних архівних фондів є архівні фонди, що входять до їх складу. Порядок розміщення їх у межах об'єднаного фонду може бути різним - за значимістю фондоутворювачів хронологією їх утворення, алфавітом. В архівних колекціях, створених безпосе­редньо їх власниками, як правило, зберігається порядок органі­зації, обраний утворювачами колекцій.

При нефондовій організації документівкіновідеодокументи організовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет певної кольоровості), всередині видів - за назвами, роками виробництва, виробничими номерами, одини­цями обліку, кольоровістю, форматом носія, типом відеокасет. Фотодокументи систематизуються за видами (негативи, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми). Всередині виду негативи систематизуються за кольоровістю; негативи додат­ково систематизуються за видом носія (скло, плівка) і його роз­мірами. Фонодокументи систематизуються за видами, всередині нидів - за одиницями обліку і комплектами; за установами-виробниками і виробничими номерами. Технічні документи, як правило, групуються в комплекси за об'єктною ознакою - спіль­ністю змісту і належністю до об'єкту роботи (проектування спо­руди, конструювання виробу, розроблення технологій виготов­лення виробів або будівництва споруд, дослідження наукової проблеми). Комплекс технічних документів є обліковою оди­ницею НАФ. В межах комплексу проектно-кошторисних, конструкторських технічних документів включені до його скла­ду документи систематизуються за стадіями проекту відповідно до схеми, прийнятої при розробленні проекту і закріпленої у спе­цифікації. Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні й жорсткі диски, дискети), всередині нидів - за типами програмного забезпечення, а потім - за харак­тером документної інформації.

§ 5. Організація документів на рівні справи

ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ на рівні одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях: документному та аркушному. Для доку­ментів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документний рівень організації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутріш­ню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизація документів у межах одиниці зберігання здій снюється за такими ознаками:

• хронологічною - за датами документів;

• предметною (тематичною) - за змістом документів;

• номінальною - за видами документів;

• кореспондентською - назвами адресатів або адресантів;

• географічною - за історичними регіонами, адміністратин но-територіальними одиницями, географічними поняття ми, з якими пов'язаний зміст документів, їх автори і коро спонденти;

• авторською - за назвами підприємств, установ і організаці й, прізвищами та іменами осіб - авторів документів.

Як правило, документи групуються (систематизуються) не за однією ознакою, а тими ознаками, застосування яких визнані > найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією ар кушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забе.ч печує внутрішню організацію кожного з документів.

Таким чином, організація архівних документів проходиті. чотири етапи, які тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного. Обов'язковою вимогою до всіх етапів організації архін них документів є її здійснення за науково-обгрунтованими оз наками з урахуванням особливостей документів і характеру ді яльності фондоутворювача.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. Назвіть і охарактеризуйте рівні організації архівних до­кументів.

2. Що таке фондування і яке його призначення?

3. Які основні ознаки самостійності фондоутворювача?

4. Які чинники впливають на визначення хронологічних меж архівного фонду?

5. У чому полягає організація архівних документів на рівні системи архівних установ?

6. Як відбувається організація документів на рівні архівного фонду?

7. Як здійснюється організація спеціальних видів архівних документів у межах нефондових комплексів?

8. За якими ознаками здійснюється систематизація докумен­тів на рівні справи?