Принципи і методи архівного описування

ОПИСУВАННЯ ЗАБЕЗПЕЧУЄ доступ до архівних документів згідно з певними правилами і умовами. Для цього первинна інформація, що міститься в документах, за спеціальною методикою перероблюється, спрощується, згортається. Так утворюється вторинний рівень інформації - підґрунтя для укладання архівних довідників.

Виявлення інформації про документи, а також самих документів уможливлюють пошукові дані: назви, ключові слова, рубрики, архівні шифри. Створюється система авторитетного контролю за правильним застосуванням стандартних форм термінів, які означають назви (персоналій, колективів чи географічні) і використовуються як пошукові засоби.

В ході описування архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру методологічних принципів.

1. На першому місці стоїть принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об'єкту.

Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації.

2. Цим забезпечується науковість описання. Адже для науки немає "хорошої" чи "поганої" інформації, а архівне описання - не рекомендаційний перелік спеціально підібраних документів. Його завдання - орієнтувати у складі й змісті реального матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності та історизму.

3. Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету.

4. Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності від-ображає установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність - принципом структури і функції пошуку.

5. При створенні і розвитку довідкового апарату застосовується і принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів з урахуванням їх інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.

Відтворити всю первинну документну інформацію в довідковому апаратіз однаковим ступенем повноти неможливо. Тому в архівній практиці вироблено спеціальні методики для визначення доцільності складу і наповнення архівних довідників та покажчиків, встановлення черговості і обсягів робіт з розкриття фондів залежно від їх значимості та характеру документів. Архівні фонди залежно від їх інформативності та інтенсивності користування ними можна умовно поділити на три категорії.

1. Перша категорія: фонди, які мають особливу науково-історичну цінність і потребують такого довідкового апарату, інформаційний рівень якого забезпечить інтенсивне користування документами. До них належать фонди вищих органів влади та управління, губернських управлінь, місцевих рад,.

2. Друга категорія: фонди, що містять інформацію в межах одного напряму діяльносі суспільства, рівень інформативності довідкового апарату якиї обмеженіший. Наприклад, фонди галузевих відділів облвиконкомів, вищих навчальних закладів, духовних консисторій.

3. Трегпч категорія: документи мало інформативні, обмежені рамками однієї теми. Такі фонди (сільських рад, колгоспів, міських, земських управ) як правило, використовують зрідка, а тому не потребують складного довідкового апарату.

Таким чином, диферепціація за ступенем інформативної значимості архівних документів обумовлює необхідний мінімум вимог щодо інформаційного рівня довідників відповідних категорій (описів, каталогів, путівників).

Спільними для всіх видів описування є ще такі правила:

• мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ чи група документів. Це правило реалізується в прагненні при описуванні повноти інформації і економності її відображення мінімальними (але доступними для розуміння) мовними засобами;

• багатофупкціопальності описання, а саме неодноразове використання визначених у базовому первинному описати інформаційних характеристик (в обліковій документації, в картках каталогів, в архівних довідниках);

• ієрархічності, або багаторівневості описування, що не передбачає розкриття інформації на певному рівні організаційної структури НАФ (документа, групи документів, фонду, групи фондів, архіву, групи архівів).

Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування. Скажімо, принцип походження, ("поваги до фонду", неподільності фонду), є обов'язковим для первинного і реєстраційного описування, коли закріплюється систематизація архівних документів, але не може бути таким при спеціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка група документів або справ навіть з різних архівних фондів.

Серед головних методів описування виділяють:

1. метод інформаційного аналізу та синтезу, розроблений на початку 1930-х років з урахуванням попереднього досвіду, Він охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконувалися, але починається з описування справ і складання описі п.

2. Нноменклатурний метод, поширений у архівній практиці 1960-х років. Він застосовується лише до справ і описів. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ, які позначають у діловодстві установ як попередню програму організації майбутніх справ на кожний рік. На базі "номенклатурних заголовків" працівники канцелярій складають описи і передають їх разом з документами у визначені терміни до державних архівів, що звільняє архівістів від повторного описування цих надходжень. Цим обумовлене поширення рекомендованого ЮНЕСКО принципу діловодства, або "життєвого циклу документа", метою якого є встановлення контролю архівів за повним циклом життя документів від створення його в діловодстві до передавання на архівне зберігання.

3. Науковий метод описування передбачає аналіз представленого в одиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання в узагальнюючу характеристику - описову статтю. В основі наукового описування лежить метод аналітико-синтетичного оброблення інформації, який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних у інші документи, суттєво відмінні від попередніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких належать архівні довідники.

Етапи створення описової статті: Процес перетворення документної інформації в описову статтю архівного довідника може бути поділеним на такі етапи (стадії):

1. аналітичний, на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об'єкта,

2. наукового синтезу в описовій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об'єкта описування.

Предметом аналізу під час архівного описування є:

• джерело походження документної інформації, або автор документа/масиву документів. Це поняття пов'язане з поняттям походження документів і фондоутворювача.

• зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний зміст групи документів, виражений у заголовку документа (справи, фонду).

• часові координати (дати створення документів).

• просторові координати (географічна локалізація доку­мента).

• форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання - мовні, звукові, графічні, комп'ютерні тощо, обсяги).

• евристична зона - координати зберігання та історія документів.

Система структурування інформації у процесі передавання її має важливе значення для створення описання, для побудови описової статті, покликаної виконувати функції (завдання) ідеї ідентифікації комплексів документів та обліку. На третьому спеціальному рівні описування у цілях репрезентації документної інформації в довіднику (каталозі, путівнику, базі даних) описова стаття набуває характеру інформаційної моделі об'єкта описан ня і виконує інформаційно-пошукові функції.

Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботи архівіста, археографа з аналізу, оцінки, зіставлення й узагальнення документної інформації, що становить зміст одиниці описування. Які з елементів і в якій кількості подаються в описовій статті, залежить від виду описування. Структуру описової статті (моделі) складають зони описання, які об'єднують декілька елементів.

Так, загальний міжнародний стандарт архівного описання включає шість інформаційних зон описання:

• ідентифікації даних - найважливіша інформація для ідентифікації одиниці описування (довідкові коди, заголовок, дати створення документів, рівень описування, обсяг);

• контексту - інформація про походження і зберігання одиниці описування (назва фондоутворювача, його історія, крайні дати накопичення документів, історія зберігання, основне джерело комплектування);

• змісту та структури - інформацію про тему і систему організації одиниці опису (анотація, оцінка інформації; її систематизація);

• умов доступу та використання - інформація про форму власності, умови доступу та копіювання, мову та фізичний стан документів;

• інформації про споріднені документи - відомості про документи, які мають суттєве відношення до об'єкта описування (місцезнаходження оригіналів, наявність копій, записи про наявність публікацій з використанням даних документів);

• приміток - додаткова інформацію, не прийнятна для жодної іншої зони.

У кожній зоні представлено від 4 до 6 елементів описання. Наприклад, перша зона ідентифікації даних складається з довідкового коду, заголовка, дати створення документу в одиниці описування, рівня описування та ємності одиниці описування (кількості, обсягу, розміру).

Під час облікового описування використовують головні елементи з них - порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, оригінальність до­кумента, спосіб відтворення нформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація документів, крайні дати документів у справі, кількість аркушів у справі.

Повнота інформації в описовій статті спеціального виду опи­сування, зокрема для архівних довідників, залежить від харак-І еру довідника. Обов'язковими для відтворення є такі елементи: Заголовок одиниці описування з зазначенням назви фондоутворювача; дата або дати створення документів, що входять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень описування і довідковий код, або шифр. Ці елементи складають основу описової статті для довідників міжнародного характеру.

Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умов­но неподільні елементи архівних довідників та систем архівних довідників різних рівнів. Ступінь згортання та узагальнення інформації в описовій статті залежить від обсягу групи документів, які складають одиницю описування: він тим вищий, чим об'ємніший об'єкт описування. Природно, що це позначається на ти­пові довідника. Схематично це виглядає так:

Особливості описової статті залежать від того, що є об'єктом або одиницею описування: документ, група документів, справи, фонд. У зв'язку з цим розглядають подокументне і групове опи* сування. Якщо одиницею описування є документ або його чаг,' тина, ведеться подокументне описування; одиницею групового описування можуть бути різні групи документів. Якщо опису­ють справу або фонд, - це групове поодиничне описування, тому що об'єкти описування є відповідно одиницями зберігання та обліку. Архівний опис як приклад групового описання одночас­но поодинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею описуван­ня часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тема­тичним. В архівній практиці створення довідкового апарату більше поширено не подокументне, а групове описування (за спра­вами, колекціями, тематичними групами, фондів).

Структурування архівної інформації за рівнями під час опи­сування отримало назву багаторівневого описування. Воно пе­редбачає розкриття інформації через описові статті різного рівня узагальнення та згортання інформації. Описання справи і фонду є первинним джерелом як для опрацювання інформації на інших рівнях, так і для складання комп'ютерного варіанту описань для довідкового апарату.

Зарубіжна практика організації, обліку та описування маси­вів архівних документів за рівнем узагальнення інформації маг деякі відмінності. У США виділяють, наприклад, такі рівні: до­кумент, серія, колекція (архівний фонд особового походження), документальний архівний фонд (установи, організації), діловод­ні архіви державних установ. В принципових моментах опису­ваних українських архівів має більше подібності з архівною прак­тикою Західної та Східної Європи, країн СНД. Внутрішня струк­тура НАФ України історично і логічно пов'язана з диференціацією архівних документів на документи, справи, фонди, комплекси фондів, тому інформацію про об'єкти описування представляють на таких рівнях: окремий документ - окрема справа - група справ/документів у складі фонду - окремий архівний фонд (колекція, об'єднаний архівний фонд) - групи архівних фондів -архів - група архівів.

Головним правилом багаторівневого описування є запобіган­ня дублюванню інформації і забезпечення лише такої інформації, яка відповідає описуваному рівневі; результати описання І Іредставляються в ієрархії "частина-ціле" як процес руху від за­гального (фонду) до окремого, більш специфічного (окремих йо­го частин).

В архівній практиці зарубіжних країн існують різні правила архівного описування. Місцеві або загальнонаціональні, у ви­гляді інструкцій, рекомендацій, методичних посібників, які фор­малізують інформацію про одиницю описування, виділяють найнеобхідніші інформаційні характеристики, за допомогою яких її можна ідентифікувати. Правила оформляють у стандар­ти, якими користуються архівісти або однієї країни (національ­ні) або багатьох (міжнародні).

Щоб полегшити пошук і обмін архівною інформацією на між­народному рівні між країнами світу, а також щоб поєднати описи :і різних сховищ у загальну інформаційну систему, МРА органі­зувала розроблення важливих документів - "Правила архівного описування (1990) та "Загального міжнародного стандарту архів­ного описання" (1994-2000), Міжнародного стандарту архівних гасел, "взірцевим для інституцій, осіб та родин" (1995).

"Принципи архівного описування" мали забезпечити теоре­тичний фундамент для створення стандартів описання. Метою архівного описування однозначно проголошено "Ідентифікацію І роз'яснення контексту і змісту архівного матеріалу для полег­шення його доступності". Одиницею описування визначено будь-який окремо описуваний архівний матеріал, а найбільшою одиницею описування - архівний фонд, іншими - складові час­тини фонду: підфонд, група документів, справа, окремий доку­мент, представлені в ієрархії рівнів фонду - об'єктів описування. І Іезалежно від рівнів, кожне описання складається з упорядко­ваного набору елементів, визначеного стандартом. З 1988 по 1993 рік кращі фахівці з архівного описування різних країн, об'єднані у спеціальну комісію МРА, розробляли міжнародний стандарт описання, схвалений Комітетом з дескриптивних стандартів МРА у вересні 1999 р. як Загальний міжнародний стандарт архівного описування ІSАD (G). Структурно він скла­дається з трьох частин: передмови, вступу і термінологічного словника; правил багаторівневого описування та основного роз­ділу, що подає правила описування архівних документів, струк-туруючи відомості за 26 елементами описання. Стандарт поши­рюється на будь-які архівні документи, незалежно від їх при­роди, форми або обсягу одиниці описування.

Стандартизація архівного описування сприяє уніфікації його правил, створенню поряд з традиційними формами передавання інформації (довідниками, каталогами), електронних баз даних Прийняття єдиних нормативів описування сприяє розвитку ком п'ютеризації архівної справи на національному рівні, а також ком п'ютерному обміну інформацією на міжнародному рівні, створим перспективи для обміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації, музеями.

Таким чином, архівне описування закладає підвалини до ступу до архівних документів, створюючи умови для користу­вання ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства - реалізації права людини на інформацію. Як важливий процес відбирання й відтворювання в описовій статті таких характеристик документа, які б сприяли користу­вачеві на подальших етапах архівної, довідкової або дослідниць­кої роботи, архівне описування допомагає ідентифікації доку-ментної інформації серед інших та визначенню місцезнаход­ження документів і використанню відомостей, що містяться в них.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ:

1. З'ясуйте внесок вітчизняних архівістів у розвиток теорії та методики архівного описування.

2. Назвіть основні принципи архівного описування.

3. Які методи застосовуються при архівному описуванні?

4. Як описування допомагає організувати архівні документи?

5. Що таке інформаційна документальна модель?

6. Яка роль інформаційної документальної моделі в створенні доступу до ретроспективної інформації?

7. Як вирішується проблема уніфікації архівного описування в зарубіжних країнах?