Автоматизация учета заработной платы

Прикладные программы автоматизации учета труда и заработной платы среди проектов автоматизации бухгалтерских задач появились одними из первых. Основными предпосылками для этого послужили большая трудоемкость сбора, регистрации и обработки информации, сложность выполняемых расчетов, разнообразие форм входной и выходной информации. Реализация задач автоматизации УТЗП может быть различной — от отдельного модуля в рамках интегрированного пакета до самостоятельной программы, в которой реализован механизм передачи проводок в раздел сводного учета.

Учет зарплаты в сельскохозяйственных организациях отличается рядом особенностей и требует использования дополнительных модулей. Все расчеты должны выполняться последовательно и в строгом соответствии с трудовым законодательством. При выполнении настройки системы в параметрах указываются действующие ставки налогов и взносов.

Автоматизация комплекса задач учета труда и заработной платы в конфигурации «Главный бухгалтер» предусматривает использование справочников: сотрудники, должности, виды расчетов, подразделения, элементы затрат, виды деятельности. Специфическим для рассматриваемого участка учета являются справочник постоянных начислений и удержаний по сотруднику. Для каждого вида начисления либо удержания должен быть задан алгоритм расчета, который указывается с помощью вспомогательного справочника «Вид расчета».

Данные по сотрудникам являются основой всей базы данных по заработной плате. В справочнике по каждому сотруднику вводится уникальный табельный номер, проставляются личные данные (даты, данные паспорта, адрес, льготы по налогам, членство в профсоюзе).

Непосредственно из справочника сотрудников можно задать перечень видов постоянных начислений и удержаний, определить льготируемые вычеты по подоходному налогу, внести данные о суммах начисленной заработной платы за период, предшествующий внедрению системы, либо оформлению на работу отдельно по каждому сотруднику. Пользователь может сформировать и вывести на печать любую информацию из справочника по отобранному списку сотрудников либо по всем сотрудникам организации.

Расчет сумм аванса, других выплат в межпериод осуществляется до основного расчета заработной платы с получением соответствующих платежных ведомостей. Выплаченные суммы зафиксируются как вид удержания при расчете заработной платы.

Начисления и удержания по каждому работнику (лицевые счета) за 12 предшествующих месяцев хранятся в системе в отдельных файлах, участвуют в расчетах сумм отпускных, больничных, премий по итогам работы за год, перерасчетах и т.д.

Система «Главный бухгалтер» предусматривает расчет повременной заработной платы, премий, доплат, авансов, удержаний из заработной платы сотрудников, ФЗП Ведется учет всех видов заработной платы по сотрудникам организации, а также в разрезе структурных подразделений с автоматическим формированием проводок и получением платежных и сводных документов. Автоматизация учета кадров не предусмотрена, не выполняются расчеты сдельной и среднедневной заработной платы.

Расчет может осуществляться по каждому работнику, по отобранной группе работников, либо по организации в целом на основании набора алгоритмов расчета.

Итоговый расчет производится в документе «Начисление зарплаты». Здесь учитываются все виды начислений и удержаний, рассчитываются суммы налогов и отчислений. Документ «Начисление зарплаты» формирует корреспонденции двух типов – по каждому сотруднику и результирующие – по налогам с ФЗП.

Выходные документы составляются пользователем ежемесячно:

§ Расчетные листки.

§ Расчетно-платежная ведомость. Документ формируется за отчетный месяц, состав граф определяется соответственно внесенным записям справочника «Виды расчетов».

§ Журнал-ордер по субконто. Документ составляется по счету 70 по субконто «Виды расчетов» и является аналогом сводной ведомости по видам начислений и удержаний и др.