Оценка деятельности добровольцев и мероприятий, связанных с их деятельностью.

Мониторинг и оценка являются важнейшими составляющими процесса работы с добровольцами.Они позволяют не только отследить соответствие реальной деятельности запланированной, но и определить, почему развитие проекта происходит именно таким образом, а не иначе. Оценка позволяет определить эффективность выполняемой работы. Организации, игнорирующие мониторинг и оценку, подобны путешествующим без поводыря слепо-глухим актерам, которые не воспринимают окружающий их мир и реакцию публики.

Мониторинг – это постоянный процесс отслеживания деятельности и сопоставления ее результатов с запланированными.

Оценка – анализ данных мониторинга или данных, полученных в момент проведения оценки, который отвечает на вопросы, почему проект развивается именно так, и дает рекомендации к изменению деятельности по проекту в целях его улучшения. Оценка дается по конечному или промежуточному результату проекта.[39]

Эффективность процесса оценки определяется доступностью текущей информации о проекте и наличием запланированных показателей (критериев), относительно которых и производится анализ проекта. Если показатели, в соответствии с которыми производятся мониторинг и оценка, определены неверно, т.е. оценивается не то, что оказывает действительное влияние, то это может негативно сказаться не только на оценке, но и на выполнении проекта в целом. Проекты, в рамках которых работают добровольцы, не являются исключением.

Существуют несколько уровней оценки.

- Самооценка выполнения своих проектов непосредственно сотрудниками организации.

- Оценка проекта или организации внешними оценщиками, которые могут быть привлечены для проведения оценки как самой организацией, так и каким-то внешним заинтересованным лицом, например фондом, выделившим организации грант.

- Оценка неформальная, которую делают для себя лица, на которых проект как-то оказывает влияние. После такой оценки не пишутся отчеты, но может сформироваться определенное мнение, оказывающее на организацию влияние.

Во время проведения самооценки добровольческих программ организация может руководствоваться следующими критериями, позволяющими оценить их эффективность:

- объем выполненной добровольцами работы;

- количество повторных заявок от клиентов;

- время выполнения работы;

- приток новых добровольцев;

- увеличение числа добровольцев после выполнения работы;

- сохранение «старых» добровольцев;

- общественная привлекательность фронта работы;

- видимый результат;

- участие в добровольческой деятельности популярных людей и значимых (референтных) групп;

- узнаваемость организации или лидера в обществе;

- выполнение работы в соответствии с запросом;

- уровень профессионализма в работе;

- постоянство добровольцев;

- психологическое удовлетворение сотрудников организации от работы с добровольцами.

Очень важное место в определении эффективности проекта занимают конкретные количественные данные, по которым и следует судить об эффективности работы. Они являются результатами планирования, на основании которых и проводится мониторинг проекта. Есть достаточно простые критерии, например «работа выполнена в соответствии с запросом». Параметры, которые определяют этот критерий, – «да» или «нет».

Другие критерии нужно раскрывать, например «видимый результат». Для того чтобы определить его, следует знать: видимый для какой группы, с какого момента можно считать, что результат видим, что такое результат. Например, добровольцы организовали в больнице пост психологической поддержки одиноких больных. Оценивая «видимость результата», следует начать с определения, что является ожидаемым результатом данного проекта. Например, улучшение общего психологического состояния больных данной группы. Следующий шаг связан с целевой группой, заинтересованной в результате проекта. Например, в качестве «рассматривающей группы» следует выбрать в первую очередь одиноких больных, далее те группы, которые могут оказать существенное влияние на деятельность добровольческого поста. Эта группа выбирается в зависимости от цели работы, которую делают добровольцы. В качестве видимости результата можно назвать то, что данная группа больных знает о результатах работы добровольцев и обращается к ним за помощью. Другие заинтересованные лица – это врачи данной больницы. Какой объем видимости в данном случае можно считать успешным? В данном случае – это уровень больницы. Достаточный показатель – все одинокие больные и медперсонал должны знать об этом. Если данный пост является модельной площадкой, которую планируется распространять и в другие больницы, то в клиентскую группу войдут не только больные, но и администраторы других больниц, работники местной администрации. Если материальные затраты по организации и деятельности поста берет на себя больница, то ее уровень достаточен. А если для его поддержки привлекаются другие источники, то результат деятельности должен быть видим и донорам. Заинтересованные лица должны знать, какую пользу приносит данная работа добровольцев.

В качестве инструмента оценки эффективности работы с добровольцами в организации можно использовать тест «Оценка эффективности добровольческих программ».

Для определенного критерия эффективности в тест введены качественные показатели, каждый из которых имеет порядковый номер. Для определения эффективности работы организации с добровольцами следует выбрать два показателя, которые являются наиболее характерными для организации. Для определения общей оценки необходимо сложить порядковые номера показателей и разделить их на выбранное количество показателей. Например, шесть выбранных показателей с номерами 1; 2; 4; 3; 2 ;2 делятся на шесть, и мы получаем в итоге – 2,33. Эта цифра и есть численная оценка эффективности работы с добровольцами по 5-балльной системе.