Документ як засіб реалізації функцій управлінської діяльності: поняття, класифікація

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та ін. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним або друкарським способом.

Згідно з чинним законодавством документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732-94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»).

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найзагальнішими ознаками схожості й відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління і відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи, як правило, класифікуються за такими ознаками:

1. За назвою – заяви, автобіографії, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2. За призначенням – організаційно-розпорядчі (організаційні: положення, інструкції, правила, статути, тощо; розпорядчі: постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо), довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні й службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо), кадрово-контрактні або щодо особового складу (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо), обліково-фінансові, господарсько-договірні та ін.

3. За походженням – службові (офіційні), які створюються організаціями, підприємствами й службовими особами, що їх представляють, і оформлюються в установленому порядку; особисті, що укладаються окремими особами для вирішення індивідуальних питань.

4. За напрямом – вхідні, які надходять до організації, та вихідні, що надсилаються іншим організаціям.

5. За місцем складання – внутрішні, які стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі; зовнішні, тобто вхідна й вихідна кореспонденція.

6. За видами – типові (стандартні), що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер (свідоцтво, атестат, диплом тощо); трафаретні (нестандартні), що виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця (перепустка, довідка тощо); індивідуальні, що укладаються особою за загальними принципами й формою, але з викладенням інформації залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, резюме, запрошення тощо).

7. За способом виготовлення, формою й ступенем стандартизації й регламентації– стандартні (типові), нестандартні й індивідуальні (нестандартні): стандартні – документи, які укладаються на спеціальних бланках, мають однакову форму й заповнюються в регламентованій послідовності; нестандартні – документи, у яких лише частина даних готується заздалегідь.

8. За терміном виконання – нетермінові, які виконуються в порядку загальної черги в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми); термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також термінові за способом відправлення (телеграми, телефонограми); дуже термінові – документи з позначенням «Дуже терміново».

9. За ступенем гласності (секретності) – звичайні (несекретні) –для загального службового користування; таємні (секретні) і цілком таємні – із відповідними позначеннями таємності для обмеженого користування.

10. За стадіями виготовлення – оригінали – перші або єдині примірники офіційних документів; копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частина їх і відповідним чином оформлені (відпуски, витяги, дублікати).

Відпуск – повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір.

Витяг – копія офіційного документа, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена.

Дублікат – повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу.

11. За юридичною силою: справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами і поділяються на чинні й нечинні (коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин); фальшиві (підроблені), у яких зміст або оформлення не відповідає істині.

12. За складністю – прості (односкладові, що відображують одне питання або факт; складні, які відображують два й більше питань або фактів.

13. За строками зберігання – постійного, тимчасового (до 10 років) і тривалого (понад 10 років) зберігання;

14. За технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом.

15. За носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці тощо.

Уніфікованість і стандартність документів закріплено державним стандартом.