Текст документа як найважливіший реквізит документа

Основою службового документа є текст – найважливіший реквізит, завдяки якому складається й оформлюється весь документ.

Текст — це сукупність речень, об’єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

В Україні організації, які здійснюють діловодство, ведуть документацію й листування українською мовою. У порядку, встановленому законодавством, у населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, поряд із державною мовою тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською мовою або мовою країни адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

Стиль і характер викладу тексту в багатьох випадках визначає вид документа, але в практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.

Текст документа має бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, об’єктивно, без повторів і вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження, відрізнятися нейтральним тоном. Його оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст управлінського документа має містити граматично й логічно узгоджену інформацію. Він поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Універсальними правилами написання текстів документів є такі:

- слід здійснювати від третьої особи листування й складання більшості службових документів, займенник замінювати на іменник (інститут просить, керівництво не заперечує, підприємство направляє, комісія ухвалила тощо);

- слід викладати від першої особи однини текст у розпорядчих документах, що відображують принцип єдиноначальності, а також в деяких кадрово-контрактних документах (заяви, автобіографії, пояснювальні записки, накази (НАКАЗУЮ), більша частина доповідних записок);

- не слід вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

- потрібно уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку;

- слід використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо із вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку із вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...;

- слід вживати на початку речення дієприслівникові звороти: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...;

- потрібно використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і є зрозумілими для широкого кола читачів;

- у реченнях слід уживати прямий порядок слів (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення);

- потрібно заміняти на пасивну активну форму дієслів, щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, наприклад: Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлено пропозиції...; якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то треба вживати активну форму: Університет не гарантує...;

- слід уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...;

- необхідно вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу в розпорядчих документах: Наказую... ; Пропоную...;

- треба використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. пед. наук;

- слід віддавати перевагу простим реченням;

- треба використовувати форми ввічливості за допомогою слів шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Абзац — це відступ управо в початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Абзац у середньому має бути довжиною 4 – 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення через те, що абзац насамперед – це внутрішньо замкнене смислове ціле, яке передає закінчену думку. Абзацне членування тексту, що доповнює нумерація рубрик тексту у вигляді взаємозалежних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, оформлюється двома способами нумерації – комбінованим (традиційним) і новим.

Комбінована (традиційна) нумерація ґрунтується на використанні різних типів знаків – слів, літер, арабських і римських цифр; нова – на використанні лише арабських цифр, розташованих у певній послідовності. Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів і дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.

Текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа. Трафаретні документи значно скорочують час на складання документа, оскільки виконавець зосереджує увагу лише на змінній частині конкретної інформації, місце якої раніше було обумовлено.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Під анкетою розуміють опитувальний листок для одержання певних даних. Анкетні тексти використовують в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання й збуту.

Таблиця – перелік будь-яких систематизованих цифрових даних, які зведено у визначену систему й розміщено за графами. Таблиця дає можливість подати інформацію в найбільш компактному наочному вигляді. Усі таблиці в тексті, а також в додатках нумерують наскрізною нумерацією арабськими цифрами. Якщо таблиця одна, то слово "Таблиця" не пишеться й нумерація не проставляється. Таблиця може мати заголовок, який стисло, але точно відображає її зміст. Він пишеться над таблицею посередині з великої літери. Назва заголовка таблиці відділяється жирною лінією від частини таблиці, що залишилась. Розташовують таблицю одразу ж під текстом, де її вперше згадано, або на наступній сторінці. Можна подати таблицю і в додатках до основного документа. Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляють посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначають у правому верхньому куті, а парні – у лівому верхньому куті аркуша.