Організаційно-розпорядчі документи

Організаційні документи– це документи, що закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства у їхній діяльності паралельно з актами органів державної влади користуються положеннями, статутами, правилами й інструкціями.

Положення– правовий акт, що визначає основні правила організації й діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються.

Реквізити: герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження, назва виду документа, положення; місце видання; дата; індекс; заголовок до тексту; текст; підпис; відмітка про узгодження.

Зразок:

Статут–юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями й громадянами, права й обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Класифікація статутів:

Статути після їх затвердження підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Реквізити: гриф затвердження вищою установою або органом управління; назва виду документа (статут); заголовок; текст; відмітки про узгодження й реєстрацію; дата.

Зразок:

Інструкція –правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності й відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Групи: посадова інструкція з техніки безпеки; інструкція з експлуатації різного обладнання та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (або їхнім наказом із зазначенням номера й дати видання). На інструкції може бути відмітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін уведення інструкції, зазначаються відповідальні виконавці.

Реквізити: назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (сюди іноді входить назва документа); дата; індекс; місце видання; текст; підпис; види узгодження.

Текст викладається у вказівно-наказовому стилі із формулюваннями типу «повинен», «слід», «необхідно», «не дозволено». Текст документа має бути стислим, точним, зрозумілим, оскільки його призначено для постійного користування. Зміст викладається від другої або третьої особи, рідше – у безособовій формі.

Широко використовуються посадовіінструкції – документи, які визначають організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.

Зразок:

Правила – службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Групи: правила внутрішнього трудового розпорядку; правила підготовки документації для здавання до архіву; правила експлуатації.

За формою та змістом правила подібні до інструкцій, іноді є їхньою складовою частиною.

Реквізити: гриф затвердження; назва виду документа (правила); заголовок (стислий виклад призначення правил); дата й номер; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил.

Зразок:

Розпорядчі документи– це документи, за допомогою яких здійснюються розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Постанова – це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою вирішення найбільш важливих і принципових завдань, що постають перед цими органами, і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

Текст складається із двох частин: констатуючої й розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи.У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначаються виконавець (виконавці) і термін виконання. Підписують постанову дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити: Герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту постанови); підписи.

Зразок:

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами.

Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо.

В ухвалі зазначаються територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Реквізити: Герб України; назва вищої установи; зазначення місця видання; назва виду документа (ухвала); дата або дата й номер; заголовок; текст ухвали; підписи голови й секретаря держадміністрації або іншої вищої установи; печатка.

Зразок:

Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Групи: загальні; часткові.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства.

Реквізити: Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа (розпорядження); заголовок; дата або дата й номер; місце видання; текст розпорядження; підпис відповідальної особи.

Зразок:

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й в межах своєї компетенції.

Наказ видають на основі законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів і для їх виконання.

Класифікація наказів:

Текст наказу складається з констатуючої й розпорядчої частин. Констатуюча частина містить такі елементи: вступ (указано причину видання наказу); доведення (перелічино основні факти); висновок (викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в констатуючій частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу, в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань. Констатуючої частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень. У наказах із різнопланових питань констатуючої частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів.

Розпорядчу частину позначають словом «Наказую». Вона складається із пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу. Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Зокрема, запропоновані до виконання дії називають в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на...);якщо фактам надають більше значення, ніж особі, то вживають пасивну форму (Серйозні порушення виявлено…); активна форма вживається для зазначення ініціатора певної дії (начальник планового відділу зобов'язаний…).

При зазначенні виконавців указують організації (структурні підрозділи), службових осіб із зазначенням прізвища, ініціалів, посади в давальному відмінку (управлінню, ст. інженерові управління Бондаренку Є.І.).

Кожний пункт наказу нумерують арабськими цифрами, розпочинають назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжують назвою дії (в інфінітиві) і строком виконання (за десятковою системою): 1. Відділові культури та стилістики української мови провести атестацію співробітників до 17.05.2008.

Значна за кількістю пунктів розпорядча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

Наказ підписує лише перший керівник установи.

Візи треба розташовувати нижче від підпису керівника таким чином:

Накази, що стосуються особового складу, укладають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Рекомендується починати кожний пункт наказу словами: «Призначити», «Перевести», «Оголосити подяку», «Надати відпустку», які означають конкретну дію, зазначену в наказі. Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкують прізвища й ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (науковий ступінь, вчене звання, спеціальність, розряд), назва відділу або цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначають підставу для його укладання (доповідна записка, заява тощо).

Якщо в одному пункті наказу перераховують кілька осіб, то їхні прізвища наводять в алфавітному порядку.

Зразок:

Вказівки– розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об'єднань, організацій, установ.

Вказівки – правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Вказівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Реквізити: назва відомства, закладу й структурного підрозділу; назва виду документа (вказівки); дата й місце видання; індекс; заголовок, підпис; відмітка про узгодження; текст.

Зразок: