Ділове листування

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які є засобом спілкування з установами й приватними особами.

Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги й т.ін.

Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконати, довести, пояснити. Цього досягають ясністю, чіткістю й стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», «як відомо», «якщо можливо» й т.ін. Тон листа має бути нейтральним.

Групи: лист-запит (ініціативний); лист-відповідь.

Ініціативний лист– це лист, що потребує відповіді.

Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата у розв'язанні певних питань. Тематика таких листів є необмеженою.

Зразок:

Лист-відповідь– за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту вже задано та залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Відмова має бути вагомо аргументована.

Зразок:

Супровідний лист– документ, який інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «Додаємо» й т.ін., а далі – заголовки й пошукові ознаки (дата й номер) документа, що направляється.

Зразок:

Лист-запрошенняпропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. У змісті викладають характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

Зразок:

Інформаційний листповідомляє адресатові про певний факт або

захід.

Зразок:

Рекламний лист– різновид інформаційного листа, направляється конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг або товарів.

Мета такого листа – спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Лист-повідомленняблизький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит.

Починається словами: «Повідомляємо», «Доводимо до Вашого відома» і т. ін. Далі наводяться факти.

Зразок:

Лист-підтвердженнямістить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо) про те, що раніше складений документ залишається у силі (наприклад, договір, інструкція).

Починаються такі листи словами, утвореними від дієслова «підтверджувати» .

Зразок:

Такі листи є обов'язковою частиною ділових стосунків.

Лист-нагадуваннямістить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання або проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами «нагадуємо».

Зразок:

Гарантійний лист– документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.

У ньому, як правило, гарантується оплата або надання чогось (місця роботи, проведення досліджень тощо). Викладення тексту має бути чітким івиразним.

Гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма третьої особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства.

Зразок: