Довідково-інформаційні документи

Переважна більшість документів, що відправляються з установ і направляються до них, є інформаційно-довідковими. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів, носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не є обов'язковими для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Довідка– документ, що містить опис і підтвердження тих або інших фактів і подій.

Реквізити: назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка); дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Службова довідкамає об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору й перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо».

Зразок

Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної або вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи: звітні, інформаційні, ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на друкарській машинці, комп'ютері.

Реквізити: адресат, прізвище, ініціали посадової особи та назва посади, назва виду документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата. Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Зразок:

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Оформляється аналогічно доповідній записці.

Зразок:

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Реквізити: назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження 1 (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного або часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

Зразок:

Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід. Реквізити:заголовок; дата; час і місце проведення заходу, його назва; порядок денний. За необхідності вказують адресу й способи проїзду; підпис від імені організації, що проводить захід.

Зразок:

Формулювання в тексті оголошення мають бути стислими. В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що повідомляє. Дату бажано виділяти іншим шрифтом (або кольором).

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що були заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна компетентна особа, що засвідчує той

чи інший факт.

Групи: стислі, де фіксуються лише ухвали; повні, що містять крім ухвал виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань; стенографічні, де усі виступи записано дослівно.

Реквізити: назва виду документа (протокол); порядковий номер протоколу; назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо); назва підприємства, організації; дата, місце проведення зібрання; кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист; посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії); порядок денний. Питання мають бути сформульовані у називному відмінку: текст; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища викладати зміст доповіді у прямій або непрямій мові. Якщо є текст доповіді, це необхідно позначити виноскою «текст доповіді додається».

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Зразок:

Витяг з протоколу– документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим особам або підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити: назва виду документа; заголовок протоколу; номер протоколу; дата протоколу; текст витягу; дата видачі витягу; підпис секретаря або голови засідання; печатка.

Зразок: