Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника



Довідково-інформаційні документи




Читайте также:
  1. Григорій Орликпередає Вольтерудокументи про протистояння Івана Мазепита Петра І.
  2. Дипломатичні документи
  3. Обліково-фінансові документи
  4. Організаційно-розпорядчі документи
  5. Первинні документи з обліку МШП
  6. Речові докази і документи
  7. ТЕМА 2.3. Документи по особовому складу. Рапорт
  8. Установчі документи юридичних осіб — суб'єктів підприємницької діяльності

 

Переважна більшість документів, що відправляються з установ і направляються до них, є інформаційно-довідковими. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів, носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не є обов'язковими для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Довідка– документ, що містить опис і підтвердження тих або інших фактів і подій.

 

Реквізити: назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка); дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Службова довідкамає об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору й перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо».

Зразок

 

Довідка 17.04.2008 № 87 м. Київ ____________________працює______________________________ (прізвище, ім’я та по батькові) (назва посади із зазначенням розділу) Його посадовий оклад _____________ грн на місяць. (цифрами і буквами) Видано для подання до__________________________________ (назва організації) Начальник відділу (підпис) Розшифрування підпису

Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної або вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи: звітні, інформаційні, ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на друкарській машинці, комп'ютері.

Реквізити: адресат, прізвище, ініціали посадової особи та назва посади, назва виду документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата. Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.



Зразок:

Назва структурного підрозділу Адресат ДОПОВІДНА ЗАПИСКА 10.04.2008 м. Харків Про призначення… Структура тексту 1. Загальна частина. 2. Описова частина. 3. Висновки. Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

 

Група Як відтворюється текст
Службові Особисті На бланку На аркуші паперу з відтворенням реквізитів і за підписом автора

Оформляється аналогічно доповідній записці.

Зразок:

 

Відділ науково-технічної інформації Директорові
    УкрНДІНТІ
    Литовченку О.О. зав. відділом Іванова І.І.
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
  № 34-15/178  
18.07.2008 Про порушення...  
  Структура тексту  
1. Вступ.    
2. Доказова частина.    
3. Висновки.    
Підпис  
       

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.



Реквізити: назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження 1 (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного або часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

Зразок:

 

  ЗАТВЕРДЖУЮ
  Директор комбінату
  (підпис, прізвище, ініціали)
  «__»_______ 20___р.
ЗВІТ профспілкового комітету про заходи щодо організації відпочинку студентів за 2008 р.
  (Текст)
Голова профкому (підпис) Розшифрування підпису
Секретар (підпис) Розшифрування підпису
15.12.2008  
Протокол засідання профкому № 8 від 10.12.2008
     

Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід. Реквізити:заголовок; дата; час і місце проведення заходу, його назва; порядок денний. За необхідності вказують адресу й способи проїзду; підпис від імені організації, що проводить захід.

Зразок:

Оголошення 12 квітня 2008 рокуоб 11-й годині в приміщенні Будинку актора відбудеться зустріч із поетом-бардом Миколою Масюком. Запрошуємо всіх бажаючих. Адміністрація.

Формулювання в тексті оголошення мають бути стислими. В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що повідомляє. Дату бажано виділяти іншим шрифтом (або кольором).

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що були заслухані, та ухвали з обговорених питань.



Протокол укладає офіційна компетентна особа, що засвідчує той

чи інший факт.

Групи: стислі, де фіксуються лише ухвали; повні, що містять крім ухвал виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань; стенографічні, де усі виступи записано дослівно.

Реквізити: назва виду документа (протокол); порядковий номер протоколу; назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо); назва підприємства, організації; дата, місце проведення зібрання; кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист; посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії); порядок денний. Питання мають бути сформульовані у називному відмінку: текст; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища викладати зміст доповіді у прямій або непрямій мові. Якщо є текст доповіді, це необхідно позначити виноскою «текст доповіді додається».

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Зразок:

ПРОТОКОЛ № 10 зборів орендного об'єднання «Поділля» 12.12.2008 м. Харків Голова С. М. Малишко. Секретар А.М. Токарева. Присутні: 500 членів ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2008 р., (інформація головного бухгалтера С. В. Токарчука). 2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заст. директора С. М. Малишка). І. СЛУХАЛИ: С. В. Марченко – доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку. ВИСТУПИЛИ: Л. Я. Грищенко – вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту. Г. М. Коваль – запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2009 р. УХВАЛИЛИ: 1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об'єднання за 2008 р. 2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2009 р. II. СЛУХАЛИ: С.М. Малишко – пропозиція включити до складу комісії 15 осіб. УХВАЛИЛИ: До 20.01.2008 створити комісію з контролю дисципліни в об'єднанні в складі 15 осіб. Список додається. ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику Голова (підпис) С.М. Малишко Секретар (підпис) А.М. Токарева

 

Витяг з протоколу– документ, який являє собою частину протоколу, потрібну для вирішення окремого питання. Його складають та надсилають (або передають) окремим особам або підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити: назва виду документа; заголовок протоколу; номер протоколу; дата протоколу; текст витягу; дата видачі витягу; підпис секретаря або голови засідання; печатка.

Зразок:


Дата добавления: 2015-09-13; просмотров: 15; Нарушение авторских прав







lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2022 год. (0.012 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты