Дипломатичні документи

Дипломатичні документи є результатом дипломатичного листування.

Дипломатичне листування – сукупність різного роду офіційної кореспонденції й документації дипломатичного характеру, за допомогою якої здійснюються відносини між державами, є однією з основних форм зовнішньополітичної й дипломатичної діяльності держави.

Спілкування між державами в письмовій формі здійснюється від імені глави держави, уряду, відомства закордонних справ, різних державних і громадянських установ і організацій або інших голів, дипломатичних представництв і окремих дипломатів.

Види дипломатичного листування:

1) послання;

2) телеграма;

3) лист;

4) нотне листування;

5) декларація;

6) заява;

7) відозва;

8) офіційне повідомлення інформаційного агентства.

Найчастіше застосовуються: вербальна, особиста ноти, пам’ятні записки, меморандуми, приватні листи напівофіційного характеру.

Вербальна нота – найпоширеніший зараз документ. Міністерства закордонних справ і посольства ведуть дипломатичне листування в основному шляхом обміну вербальними нотами. Вербальні ноти використовують для розгляду й вирішення широкого кола питань. У них викладають політичні, економічні, науково-технічні та інші проблеми, як двостороннього, так і багатостороннього плану. Нотами подають запити на візи, доводять до посольства інформацію представницького характеру (про організацію поїздок дипломатичного корпусу по країні, про запрошення дипломатів на заходи з нагоди національного свята країни, про екскурсії на промислові підприємства й наукові заклади) тощо. Вербальну ноту складають від третьої особи, її текст не підписують.

Обов’язковим реквізитом вербальної ноти є протокольні формули. Вербальна нота починається з висловлення поваги. Для того щоб краще уявити вживання протокольних формул, у вербальній ноті треба розрізняти ноти, що посилаються на рівні уряду, ноти міністерства закордонних прав і ноти посольства.

У вербальній ноті уряду висловлення поваги урядові-адресату, як правило, відсутнє.

Протокольна формула ноти уряду найчастіше починається так: «Уряд України вважає за необхідне заявити урядові (повна назва країни) таке».

Іноді ця початкова протокольна формула може містити вказівку про те, що є предметом розгляду в даній ноті.

Якщо нота є відповіддю на ноту іншого уряду, то початкова формула найчастіше обмежується підтвердженням факту отримання ноти, на яку дається відповідь.

Сказане вище про відсутність у ноті уряду висловлення поваги не виключає того, що така формула може бути до неї введена, якщо цього потребує зміст ноти. Однак, як правило, слова «засвідчує свою повагу» й заключний комплімент в нотах уряду відсутні.

Ноти Міністерства закордонних справ України та українських посольств за кордоном містять ширші протокольні формули. Найчастіше зустрічаються такі протокольні формули на початку ноти Міністерства закордонних справ.

«Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (повна назва країни) та має честь заявити:»;

«Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (повна назва країни) та у зв’язку з нотою Посольства від (зазначається дата) має честь заявити:»;

«Міністерство закордонних справ України за дорученням Уряду України заявляє:».

Остання формула може використовуватися у нотах, що містять протест проти неправомірних дій, наприклад, у зв’язку із порушенням повітряного простору або іншими інцидентами провокаційного характеру.

У нотах із візових питань склались такі протокольні формули:

«Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (назва країни) і має честь просити не відмовити в люб’язності видати в’їзні та виїзні візи (далі перелік осіб, на яких запитуються візи)»

Заключний комплімент у нотах з візових питань набуває такої форми:

Міністерство заздалегідь висловлює подяку Посольству за задоволення цього прохання».

Ноти посольства в більшості випадків закінчуються заключним компліментом на зразок: «Посольство України користується цією нагодою, щоб знову засвідчити свою повагу Міністерству закордонних справ…».

Оформлення:

Вербальна нота друкується на бланку. На ноті ставиться печатка Міністерства закордонних справ або посольства. Вербальна нота не підписується. Під текстом ноти зазначається місце й дата відправлення ноти. У лівому верхньому куті під витисненим гербомставиться вихідний номер. Адреса зазначається в нижньому лівому куті першої сторінки тексту вербальної ноти.

Зразок: