Організація документообігу в сучасних службах діловодства: поняття, принципи й основні етапи

У кожній установі, організації, на підприємстві документи знаходяться в постійному обігу. Усе документальне оформлення управління й документообіг з метою його реалізації здійснюється через діловодство. Основними завданнями, яке висуває суспільство перед сучасними службами діловодства, є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Тому найважливішим завданням для сучасних служб діловодства постає оптимальне здійснення документообігу в традиційному й електронному вигляді.

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створення або одержання і до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв’язку.

В умовах інформатизації суспільства на законодавчому рівні визначено й поняття електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання й знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності й у разі необхідності – з підтвердженням факту одержання таких документів.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов’язків між працівниками підприємства. Точне знання обов’язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій під час роботи з документами.

Єдиний порядок складання документів і організацію роботи з ними на підприємстві регламентує інструкція з діловодства.

Організація документообігу ґрунтується на таких принципах:

– рух документів повинен мати мінімальну кількість повернень на попередні етапи;

– документи повинні спрямовуватись виконавцям відповідно до їхніх обов’язків, щоб уникнути дублювання операцій.

Основними етапами документообігу є такі: розгляд, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ.

Етапи документообігу в організації:

– оброблення документів, які надходять в організацію (приймання й реєстрація);

– попередній розгляд документів керівником;

– організація раціонального руху документів всередині організації, зокрема доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження й підпису проектів документів;

– формування справ;

– підготовка й передача справ до архіву.

Розглянемо специфіку основних етапів документообігу.

Первинне оброблення вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою «особисто»). Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження або коли на конверті є помітка «конфіденційно», «терміново».

Попередній розгляд вхідних документів здійснюється з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися, й ті, що реєстрації не потребують.

Реєстрація документів – це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запису необхідних відомостей, що містяться в них. Суть її полягає у забезпеченні обліку, контролю й пошуку документів. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні – у день надходження, а вихідні й внутрішні – у день підписання. На документах, що реєструються, проставляється реквізит “відмітка про надходження”, дата надходження, вхідний номер документа. “Відмітка про надходження” не проставляється на додатках до документів, на проспектах, каталогах та інших матеріалах, що не реєструються.

Обов’язковому реєструванню підлягають документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.

Не реєструються поздоровні листи, поздоровні телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування й піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих і функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні й щоквартальні звіти підвідомчих організацій.

Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику організації. Керівник організації призначає виконавця, дає чіткі й конкретні вказівки щодо виконання документа, визначає реальні строки у вигляді резолюції. З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі вхідної реєстрації з поставленням дати отримання.

Після виконання роботи на документі проставляється відмітка про його виконання й направлення до справи, а документ підшивається до справи.

Оброблення вихідних документів передбачає такі етапи:

- складання й узгодження проекту документа;

- перевірка правильності оформлення проекту документа;

- підписання документа керівником (у необхідних випадках – затвердження);

- реєстрація документа;

- відправлення документа адресатові;

- підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється, як правило, секретарем-референтом. Вихідні документи оформлюють у двох екземплярах, крім факсів і телефонограм, що складають в одному екземплярі. Підготовлений проект вихідного документа подають на підпис керівнику фірми, який може внести зміни й доповнення в документ або повернути його виконавцю на доопрацювання.

Після підпису керівником двох екземплярів вихідний документ реєструється в «Журналі реєстрації вихідних документів», де фіксуються такі дані: індекс документа, що включає і номер справи; дата документа; адресат (кореспондент); короткий зміст або заголовок; відмітка про виконання; виконавець; примітка. Після цього вихідні документи конвертуються й відправляються. Другий екземпляр відісланого листа підшивають у справу з листування. Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

Метою контролю є забезпечення своєчасного і якісного виконання доручень, зафіксованих у документах. Контролю підлягають усі зареєстровані документи. Строки виконання документа обчислюються в календарних днях з дати підписання документа або з дати надходження. Дата виконання вказується в тексті документа або в резолюції керівника. Якщо строк виконання документа не зазначено, його має бути виконано не більш ніж у місячний строк. Зміна строку виконання встановлюється керівником. Після виконання на документі проставляється оцінка, підпис особи, що підтверджує виконання, дата. Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту й вірогідність інформації з виконання документа. Для вдосконалення роботи виконавці можуть завести папки для виконання документів «Терміново», «На підпис», «На відправлення» (або це ввести в програму комп’ютера).

Справи формуються в структурних підрозділах організації, за що відповідають їхні керівники. У невеликих організаціях усі справи можуть зберігатися централізовано у секретаря. Теорією і практикою діловодства й архівної справи виділено ознаки групування документів в первинні комплекси-справи: номінальна (за назвою), предметно-питальна (за певним питанням), авторська (за автором), кореспондентська (за певним кореспондентом), географічна (за територіальною ознакою), хронологічна (за часом), експертна (оскільки документи з постійним терміном зберігання (більше 10 років) і тимчасовим (до 10 років) не можуть групуватися в одну справу).

Порядок формування документів у справи визначає номенклатура справ – систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в суб’єкті, з визначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ буває трьох видів: конкретна (номенклатура справ суб’єкта), зразкова й типова. Вимоги до номенклатури справ викладено в основних нормативних документах з організації діловодства й архівної справи: ДСДЗУ й «Загальних правилах роботи відомчих архівів». Згідно з цими документами в справі мають міститися тільки виконані документи відповідно до заголовка справи; усі документи щодо розв’язання одного питання; документи одного календарного року, за винятком перехідних справ; окремо документи постійного зберігання й тимчасових строків зберігання та ін. Документи заносяться в справу в одному екземплярі. Чернетки й численні копії, за винятком чернеткових і дублетних екземплярів особливо важливих документів, до справи не підшиваються. Копії підшиваються в тому випадку, якщо на них є візи, резолюції й інші нотатки, що доповнюють дані першого екземпляра. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (товщиною 30–40 мм). Якщо документів виявляється більше, то формують нові томи. Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх до архіву суб’єкта.

Підготовка справ для здачі до архіву суб’єкта для їх наступного зберігання й використання – завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві. Підготовка справ і передача їх до архіву включає: проведення експертизи наукової й практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними й довготривалими термінами зберігання. Вона здійснюється відповідно до правил, затверджених Державною архівною службою України.

Експертиза цінності документів починається в поточному діловодстві й закінчується в державному архіві й складається з трьох етапів. Перший етап здійснюється під час складання номенклатури справ, коли попередньо визначаються терміни зберігання документів. Другий етап експертизи проводиться при підготовці документів для здачі їх в архів суб’єкта, а третій – при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи до державного архіву.

У процесі експертизи цінності документів виділяються чотири групи справ:

– постійного зберігання, що підлягають у подальшому передачі до державного архіву;

– тривалого зберігання в архіві суб'єкта (більше 10 років);

– тимчасового зберігання (до 10 років);

– такі, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням термінів зберігання.

На справи із закінченими термінами зберігання, які відібрано для знищення, складають відповідний акт. Визначивши терміни зберігання документів, справи із постійними й довгостроковими термінами зберігання готують для зберігання в архіві. Архівний шифр справи оформлюється, як правило, в архіві суб’єкта. Він містить номери фонду, опису й справи. Опис є основним обліковим і довідковим посібником у діловодстві й архівній справі; це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їх обліку й закріплення систематизації. На справи постійного зберігання, справи з термінами зберігання більше 10 років і справи з особового складу описи складаються окремо. У великих організаціях описи складаються на справи кожного структурного підрозділу окремо, у невеликих – складаються загальні описи. На основі описів структурних підрозділів відомчий архів складає розділи зведеного опису справ організації, після чого відомчий архів передає справи до державного архіву згідно з правилами.