Облік готової продукції

Продуктами виробництва прийнято називати готову продукцію та її складові частини, які виробляються на цьому підприємстві, а також роботи і послуги, що виконуються за межі підприємства. Продукти виробництва (надалі готова продукція) - результат діяльності робітників підприємства. Від своєчасної реалізації цієї продукції залежить добробут усього колективу. Тому контроль і облік її на усіх стадіях руху - важливе завдання.

Облік готової продукції включає такий комплекс робіт, при виконанні яких забезпечується своєчасний і якісний облік виробництва, випуску та реалізації готових виробів не тільки в цілому за звітній період, але і за коротші проміжки часу (зміну, декаду тощо), контроль за цілістю і своєчасним відвантаженням готової продукції покупцям, а також розрахунки з покупцями, бюджетом тощо.

Труднощі виконання цього комплексу робіт пояснюються не тільки великим обсягом питань, що тут вирішуються, а й необхідністю ведення обліку готових виробів за різними цінами : за фактичною собівартістю, за цінами планової (річної, квартальної) фабрично-заводської собівартості, за оптовими цінами тощо. Проте це зовсім не означає, що щоденний аналітичний облік наявності і руху готових виробів також треба вести у всіх цих цінах одночасно.

Поточний облік готових виробів в аналітичному аспекті доцільніше вести тільки за єдиними, наприклад, оптовими цінами. Переваги очевидні - єдність оцінки продукції в бухгалтерському балансі і статистичній звітності, що значно посилює контроль за правильним визначенням обсягу товарного випуску продукції; забезпечується взаємне пов’язання (у вартісному виразі) в обліку між випуском готової продукції цехами і залишками на складі, з одного боку, і відвантаженням її споживачам, з другого, зменшується трудомісткість обліку тощо. Для визначення відхилень фактичної собівартості готових виробів від планової їх собівартості, а також різниці між плановою собівартістю виробів і вартістю їх за оптовими (чи іншими) цінами використовується умовно-постійний масив з різними цінами. За їх допомогою значно легше визначається вартість виробленої, випущеної і реалізованої продукції не тільки у зазначених вище цінах, а і стабільних, цінах минулого року тощо.

Певну складність уявляє облік і контроль деталей і складаних з’єднань у процесі їх виготовлення, а також облік браку і незавершеного виробництва. В умовах, коли відбувається автоматизація первинного обліку на основі маршрутно-технологічних листів (див. розділ 4), рішення цієї задачі значно спрощується, так як облік руху деталей і складальних з’єднань у виробництві, з одного боку, і облік їх у цехах і коморах, з другого, відбувається у безперервному процесі. Крім того, облік готової продукції ведеться не тільки у зазначених цінах і по різній собівартості у звітному періоді, але і спочатку року наростаючим підсумком. У зв’язку з цим треба забезпечити тривалий період зберігання достовірних даних на машинних носіях, а для цього треба захистити їх від непередбаченого і навмисного стороннього втручання.

Треба відзначити, що підприємство, яке існує у ринкових стосунках, повинно своєчасно виконувати свої договірні обов’язки на постачання готової продукції споживачам. Отже, повинен бути забезпечений достовірний контроль за виконанням цих обов’язків за кількістю, номенклатурою (асортиментом), строками постачання, якістю готової продукції тощо.

Таким чином, при системному збиранні і обробці інформації по обліку готової продукції забезпечується :

• автоматизоване збирання у ритмі виробництва інформації про виробництво, випуск цехами (здану продукцію цехами на склад), прийняту на склад, а також відвантажену готову продукцію покупцям;
• облік і контроль виробництва деталей, складальних з’єднань і готових виробів як у цехах, так і на складах і по підприємству в цілому;
• облік бракованих деталей і готових виробів за видами браку, причинах і винуватцях;
• облік незавершеного виробництва (у кількісному, а інколи і у вартісному виразі) деталей, складальних з’єднань і готових виробів у поопераційному розрізі на бажану дату;
• щоденний облік випуску готової продукції цехами і по підприємству в цілому;
• зведений облік випуску готової продукції за п’ятиденку, декаду, місяць, квартал, рік наростаючим підсумком як цехами, так і по підприємству в цілому;
• облік наявності, відвантаження і прибутку готової продукції на складі за розгорнутою номенклатурою у кількісному і вартісному виразі як на бажану дату, так і за звітній період;
• оперативний облік відвантаження готової продукції, а також контроль за виконанням договірних поставок цієї продукції покупцям;
• зведений облік відвантаження готової продукції за звітній період;
• щоденний і поточний облік реалізованої готової продукції покупцям як на бажану дату, так і звітній період (місяць, квартал, рік) наростаючим підсумком у кількісному і вартісному виразі;
• контроль за відповідністю фактичних запасів готової продукції на складі установленим нормативам, а також за такою продукцією, яка довгий час находиться на складі без руху (неліквіди);
• автоматизоване одержання необхідних показників для заповнення установленої зведеної звітності про готову продукцію, а також для проведення економічного аналізу показників цієї ділянки обліку;
• автоматичне (у ритмі виробництва) інформування керівників і фахівців різних рівнів про виробництво, випуск цехами, прийняту на склад, відвантажену і реалізовану готову продукцію, а також інформація про наявність на складі цієї продукції на бажану дату, той чи інший проміжок часу наростаючим підсумком тощо.

Крім того, здійснюється балансування кількості деталей, складальних з’єднань і готової продукції, які надійшли до виробництва як заготівки (запуск до виробництва), з тими, які здані та складі як готові вироби, разом з забракованими в процесі виробництва, і за які здійснена оплата робітникам за їх виготовлення.

Первинні дані, на основі яких формуються фактичні показники для обліку готової продукції, відображаються у типових формах первинних документів. Інколи можна вживати замість цих документів накопичувальні відомості, що складаються у хронологічному порядку. Збирання цих даних здійснюється порядком, який описаний у розділі 4. фрагмент з переліку основних первинних документів і формуємих на їх основі оперативних масивів (з приведенням їх основного змісту) по обліку готової продукції приведений у табл. 5.9.

Зібрані у ритмі виробництва первинні (фактичні) дані потім (після попередньої обробки) переносяться до бази даних (або на інші ПЕОМ), де використовуються для господарського обліку, заповнення установленої зведеної звітності, проведення економічного аналізу а також інформування керівників і фахівців різних рівнів.

Системна обробка інформації по обліку і контролю готової продукції дозволяє формувати усі необхідні показники, які використовуються в управлінні виробництвом. Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формуються у блоці 4 при автоматизації обліку готової продукції, та їх інформаційне забезпечення приведено у табл. 5.10. формування цих показників здійснюється у різних аспектах і за різні періоди часу, а також з початку року наростаючим підсумком.

Крім зазначених, формуються також показники, які характеризують відвантажені покупцям товари, строк оплати яких ще не надійшов; товари відвантажені, строк оплати яких вже прострочений; товари, які знаходяться на відповідальному сховищі у покупців. Формуються інші показники, які пов’язані з запасами готової продукції на складах, з обліком, контролем і складанням звітності по готовій продукції у різних цінах тощо.

Створення автоматизованих робочих місць фахівців, які відповідають за облік і контроль готової продукції, а також за формування всіх необхідних показників, що потрібні для управління виробництвом, дозволяє оперативно збирати інформацію, своєчасно її обробляти і видавати усім користувачам як на екран ПЕОМ, так і на паперовий носій у вигляді машинограми.

Порядок формування даних розглянемо на прикладі складання оперативних документів про виконання договірних обов’язків по відвантаженню готової продукції споживачам (покупцям). Мета формування зазначених документів - забезпечити користувачів інформацією, яка спрямована, з одного боку, на організацію своєчасної підготовки і відвантаження готової продукції споживачам у повній відповідності з договором, з другого - організувати оперативний облік і контроль про хід виконання договірних поставок. Своєчасна машинна підготовка документів для відвантаження готової продукції з складу покупцям відповідно до договору на поставку складає передумову для більш швидкого і точного виконання цієї операції, а також своєчасного забезпечення достовірною інформацією тієї категорії користувачів, які відповідають за дану ділянку обліку. Фактичні ж дані про відвантаження готової продукції відповідно до зазначених документів будуть надійним і автоматично одержуваним джерелом інформування керівників, як це і передбачено регламентуючою інформацією.

Для автоматизованого формування документів, за якими відбувається відвантаження готової продукції покупцям по договорах, користувач (наприклад, зав. складом) на ПЕОМ, яка діє як АРМ, виконує такі операції. На основі багаторівневого меню здійснює пошук відповідного покупця, а також його реквізити, використовуючи масив договірних поставок DOGGOTP, що характеризує перелік постачаємої продукції, обсяги (кількість і сума) і строки поставки кожному покупцю. Форми відповідних документів виводяться з масиву на екран ПЕОМ з масиву бібліотеки форм документів (БФД). Виведена на екран, наприклад, платіжна вимога заповнюється (програмно) необхідними платіжними реквізитами покупця і переліком поставляємої (за договором) готової продукції. Потім за допомогою клавіатури користувач (зав. складом) вводить у відповідні рядки назв готової продукції фактичну кількість відвантажуваної готової продукції, вільні ж рядки очищує з екрану. Вартісні показники виконуються автоматично. Потрібна кількість екземплярів документа друкується на принтері. Інформація платіжної вимоги автоматично формується в оперативний масив OPOTGRI, який потім використовується за призначенням. Оформлені платіжні документи передаються до банку для оплати покупцем.

Оперативний контроль за виконанням договірних поставок виконується шляхом інформування керівників, відповідно до регламентуючої інформації. На екрані ПЕОМ, що установлена на робочому місці керівника, формується вихідна форма (масив бібліотеки форм документів БФД), у яку записуються дані, що характеризують, з одного боку, договірні поставки по покупцю (масив договірних поставок DOGGOTP), з другого, фактичні поставки (оперативний масив OPOTGRI). В цій формі зазначається: код і ім’я покупця, номер і дата документа, код і ім’я готової продукції, а також відхилення (кількість) фактичних поставок від договірних і їх питома вага. Величини відхилень свідчать про те, що договір на поставку не виконаний (коли величина відхилень позитивна), або поставки були понад договором (коли величина негативна). Треба відзначити, що на екран видається лише та інформація і з тих позицій (договорів, номенклатури), в яких є відхилення. При необхідності користувач має змогу одержати повну інформацію, а не лише про відхилення, наростаючим підсумком з початку дії договору тощо.

Таблиця 5.9