Облік затрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції

Системна обробка інформації по обліку затрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції є вторинною і зведеною ділянкою, порівнюючи з обліком основних засобів, матеріальних цінностей, праці і заробітної плати тощо. Це значить, що при обліку затрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції використовується в своїй більшості така зведена інформація, яка попередньо зібрана і оброблена на зазначених ділянках обліку по відповідних алгоритмах, а потім сформована на машинних носіях у окремі масиви даних.

Облік затрат на виробництво відображається на синтетичних рахунках №20 “Основне виробництво”, №23 “Допоміжне виробництво”, №24 “Затрати на утримання і експлуатацію машин і устаткування ”, №25 “Загальновиробничі витрати ”, №26 “Загальногосподарські витрати”, №28 ”Брак у виробництві”, №29 “Обслуговуючі виробництва і господарства”, №31 “Витрати майбутніх періодів”. На основі зведених даних про витрати, які групуються на рахунку №20 , потім калькулюються собівартості готових виробів, виконаних робіт і послуг, що виконуються на бік.

Затрати на виробництво формуються як прямі і непрямі, по основних і допоміжних цехах, видах продукції або замовленнях за економічними елементами затрат. Планується і облічується собівартість продукції за калькуляційними статтями затрат. За економічними елементами складається кошторис затратна виробництво.

Групування затрат за калькуляційними статтями вказує на призначення їх і визначає організацію синтетичного обліку затрат на виробництво продукції. Калькуляційні статті за змістом є єдині при плануванні, обліку і визначенні собівартості продукції, тому можна автоматично робити порівняльний аналіз і контролювати виконання планових витрат при формуванні фактичної собівартості продукції.

В основу обліку затрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції покладено такий спосіб розподілу їх, при якому прямі затрати відносяться безпосередньо на ті чи інші види виготовленої продукції, непрямі ж затрати розподіляються пропорційно прямим. Дані про витрати на виробництво, які одержані при обліку затрат в цехах по окремих ділянках (див. пп 5.3, 5.4 та інші) зафіксовані у відповідних машинограмах і масивах:

• розподіл матеріальних цінностей, виданих на виробництво, по кодах виробничих затрат в цехах за звітний період (масив OPRASM);
• розподіл нарахованої заробітної плати по напрямках затрат в цехах за звітний період (масив ZARSDLT).

Виходні дані цих розрахунків фіксуються в єдиний похідний масив зведених основних затрат на виробництво (ZATOSP). В його зміст включаються слідуючі реквізити: місяць; коди економічних елементів затрат (наприклад, матеріальні цінності – 1, заробітна плата - 2 і т. д.), калькуляційних статей затрат (наприклад, матеріали – 1, повернення відходів - 2, покупні напівфабрикати – 3, паливо – 4, заробітна плата основна – 5, заробітна плата додаткова – 6 і т.д.), цехів, напрямків виробничих затрат або виробів; сума витрат. Проте спочатку треба розрахувати взаємні послуги цехів (синтетичний рахунок №23), обслуговуючих виробництв і господарств (синтетичний рахунок №29) тощо.

Так, розрахунки величини про зроблені послуги одним цехом (допоміжне виробництво) другому (основне виробництво) виконується на основі даних, які характеризують, з одного боку, величини взаємних послуг у натуральних показниках, з другого, величини планової собівартості одиниці виконаних цехом послуг. В окремих випадках, коли цех виробляє однорідні послуги (наприклад, пар або гарячу воду), можна встановлювати фактичну собівартість одиниці послуг. Вона визначається діленням всіх затрат цеху на загальну кількість виконаних послуг у натуральних показника за звітний період. В інших випадках використовується планова собівартість одиниці послуг. В формі, що складається на розподіл зроблених послуг цехом допоміжного виробництва у звітному періоді зазначаються коди цеха, який зробив, і цеха, який одержав послуги, вида послуг або напрямку виробничих затрат, одиниця виміру, кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку до дебіту і кредиту, кількість зроблених послуг, планова (інколи фактична) собівартість одиниць послуг, планова собівартість зроблених послуг по цеху, який зробив, і цеху, який одержав послуги, коефіцієнт відношення загальних фактичних затрат до загальних планових, фактична собівартість зроблених послуг. Для віднесення цих витрат на виготовлену продукцію основного виробництва формується похідний масив послуг допоміжних цехів основному виробництву POSOSP, до якого включаються: місяць, коди цеха, який зробив послугу, і цеха, який одержав її, вида послуги або напрямку виробничих затрат, кореспонденція рахунків по дебіту і кредиту, сума послуг. При необхідності до масиву можуть бути включені також кількісні показники.

Розглянемо методику розрахунків основних затрат на прикладі. Використовуючи відповідні дані масива ZATOSP, у якому є кореспонденція рахунків по дебету або кредиту з синтетичним рахунком №20 і коди економічного елементу 1 та калькуляційної статті затрат1, а також масив бібліотеки форм документі БФД, можна скласти зведену машинограму розподілу матеріалів на виробництво по напрямках виробничих затрат (виробів) по підприємству в цілому за звітний період. В ний значиться: коди кореспонденції рахунків по дебету і кредиту (напрямків виробничих затрат або виробів), сума основних (прямих) витрат, коефіцієнт непрямих витрат, сума непрямих витрат, а також загальна сума витрат за матеріали по коду виробчих затрат, яка підлягає розподілу на готові вироби. Коефіцієнт непрямих витрат визначається діленням відповідної суми непрямих витрат на загальну суму прямих витрат. Зазначемо, що до непрямих витрат відносяться суми, які витрачені на матеріали, що використані на виготовлення неконкретного виробу, а також транспортно-заготівельні витрат, різниця в цінах тощо. Загальна сума витрат за матеріали по коду виробничих затрат по дебету (стаття 1), і кредиту (стаття 2) є базою для формування єдиного робочого масиву зведених затрат на виробництво в цілому за звітний місяць SZATR. В його зміст входять: коди економічних елементів і калькуляційних статей затрат, кореспонденція рахунків по дебету і кредиту або виробничих затрат, загальна сума витрат, що розподіляється на готові вироби.

Так же само розподіляються покупні напівфабрикати (калькуляційна стаття затрат 3).

Зведена машинограма розподілу заробітної плати на виробництво по кодах виробничих затрат по підприємству в цілому за звітний період складається на основі відповідних даних масива ZATOSP, у якому є кореспонденція рахунків по дебету з синтетичним рахунком №20 (код економічного елементу 2 і відповідні калькуляційні статті затрат), а також масива бібліотеки форм документів БФД, а її зміст такий же, як і попередньої машинограми. Крім того, до форм можна також залучити такі показники для розподілу сум на соціальне страхування: коефіцієнт на соціальне страхування (він установлюється Законом) і сума соціального страхування по кодах виробничих затрат. Коефіцієнт непрямих витрат визначається діленням відповідної загальної суми додаткової заробітної плати на загальну суму основної (прямої) заробітної плати. Розраховані таким чином суми, які підлягають розподілу на коди виробничих затрат або виробів (заробітна плата основна – стаття 5 і додаткова – стаття 6, сума соцстраху – стаття 7), формуються в єдиний робочий масив SZATR з відповідними кодами економічних елементів і калькуляційних статей затрат.

При системній обробці інформації складаються умови для формування більш широкого кола прямих затрат на виробництво, які б безпосередньо відносились би на собівартість виробленої продукції. Так, амортизація від виробничого устаткування, яка первинно нагромаджується на синтетичному рахунку №24, в умовах ручної праці розподіляється за розрахованим коефіцієнтом відповідно прямих затрат (як правило, це суми начисленої основної заробітної плати). В нових умовах обробки інформації зазначені суми амортизації можна відносити (як прямі затрати) тільки на ту продукцію, виготовлення якої безпосередньо пов’язано з цим устаткуванням. Це можливо тому, що при обробці даних по технологічній підготовці виробництва визначаються конкретні види устаткування і їх нормативні витрати часу на виготовлення одиниці даної продукції, а потім на основі цієї величини розраховується нормативна сума амортизації, яка буде потім використана для розрахунків фактичної суми амортизації, як прямих затрат на даний вид продукції. В цьому випадку на собівартість виробів буде віднесена не “усереднена” сума амортизації, а тільки та, яка нарахована на устаткування, що безпосередньо пов’язане з виготовленням цієї проукції.

Зведена машинограма розподілу амортизації основного устаткування на виробництво по кодах виробничих затрат по підприємству в цілому за звітний період складається на основі нормативного масиву NORAMED (база даних загального призначення), який характерезує величини амортизації на одиницю виробу, масиву фактичного випуску готових виробів POSGOTR і масиву бібліотеки форм документів (БФД). В ній зазначаються коди виробів, нормативна величина амортизації на одиницю виробів, кількість готових виробів, нормативна величина амортизації на всі однорідні вироби, коефіцієнт розподілу фактичних сум амортизації, фактична сума амортизації на всі однорідні вироби. Зазначений коефіцієнт розраховується окремо діленням загальної фактичної суми амортизації на загальну нормативну суму. Получені таким чином величини амортизації по кожному виду виробів (калькуляційна стаття 10) формується в єдиний робочий масив SZATR.

Інші непрямі витрати (синтетичні рахунки №24, №25 i №23, №26 тощо) також розроділяються пропорційно до прямих витрат. Проте, спочатку складаються: машинограма використання кошторисів загальновиробничих (цехових) витрат і машинограма загальногосподарських витрат по підприємству в цілому за звітний період. В їх складанні використовуються відповідні записи масивів, що характеризують, з одного боку, планові (кошторисні) загальновиробничі (цехові) або загальногосподарські витрати (база даних загального призначення), з другого боку, фактичні витрати та взаємні послуги, і які мають кореспонденцію рахунків по дебету та кредиту з синтетичними рахунками №23, №25 або №26. Крім того, використовується масив бібліотеки форм документів (БФД). У формі машиногорами зазначаються: по дебету (рахунки №23, 25 або 26 ) і по кредиту, сума планових (кошторисних) затрат, сума фактичних затрат і одержаних (переданих) послуг, відхилення кошторисних затрат від фактичних.

Для віднесення зазначених витрат на виготовлену продукцію основного виробництва формується похідний масив непрямих витрат на виробництво NEPZATR , до якого включаються : місяць, коди структурного підрозділу, економічного елементу затрат, калькуляційних статей затрат і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку по дебету та кредиту (рахунки №23 i №25 , стаття 11; рахунок №26 і стаття 12), сума, що підлягає розподілу.

Зазначений масив (NEPZATR) також формується на витрати палива (рахунок №06, стаття 4), утримання і експлуатація устаткування (рахунок №24, без сум амортизації, стаття 9), по втратах від браку (рахунок №28, стаття 13) та інші.

Таким чином, при обліку затрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції по підприємству в цілому здійснюється:

• групування і підрахунок основних затрат по економічних елементах, аналітичних і синтетичних рахунках обліку виробництва;
• формування прямих (матеріальних цінностей, заробітної плати основної, сум організації основного устаткування) затрат основного виробництва по кодах виробничих затрат, економічних елементів і калькуляційних статтях затрат;
• виявлення собівартості і розподіл затрат на продукцію та послуги допоміжного виробництва, що зроблені для основного виробництва;
• виявлення і аналіз використання кошторисів загальновиробничих (цехових) і загальногосподарських витрат;
• розподіл загальновиробничих витрат цехів і загальногосподарських витрат;
• виявлення і розподіл витрат обслуговуючих виробництв і господарств, майбутніх періодів і наступних платежів;
• виявлення і розподіл витрат на підготовку виробництва, на утримання і експлуатацію устаткування (без сум амортизації основного устаткування) тощо;
• виявлення і розподіл втрат від браку і простоїв з зовнішніх причин, визначення собівартості залишків незавершеного виробництва (див. п.5.5);
• формування і розподіл всіх затрат на виробництво за кодами рахунків бухгалтерського обліку і економічних елементів затрат;
• виявлення фактичної собівартості (калькулювання) випущеної готової продукції;
• інформування керівників і фахівців різних рівнів про дані, які характеризують затрати на виробництво у різних аспектах і за різні періоди часу, а також про собівартість продукції виготовленої підприємством.

Техніка організації формування виробничих затрат по видах продукції при автоматизованій обробці економічної інформації здійснюється двома основними способами.

При першому, традиційному, способі у всіх первинних документах, що відображають прямі затрати (відповідно у машинних носіях), проставляються коди виробничих затрат, які характеризують види (групи, закази) продукції. За цими кодами і формують потім прямі виробничі затрати.

Другий спосіб не передбачає проставлення у первинних документах кодів виробничих затрат. Для цього використовується довідковий масив відповідності виробничих елементів (кодів деталей, складальних з' єднань, видів оплат тощо). За допомогою цього масиву відповідності у процесі обробки інформації і установлюється потім відповідні коди виробничих затрат.

У ряді випадків, як було зазначено, застосовується нормативний метод обліку затрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції. Нормативи витрат використовуються не тільки при визначенні фактичних затрат по різних елементах виробництва, але й при визначенні вартості незавершеного виробництва, браку тощо.

Організація системної обробки інформації по обліку затрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції дозволяє одержати всі необхідні показники, які використовуються як в управлінні і проведенні економічного аналізу діяльності госпроразрахункових бригад, цехів і підприємства у цілому, так і для обліку, контролю і складання установленої зведеної звітності. Фрагмент з переліку основних показників, що формується у блоці 4 при автоматизації обліку затрат на виробництво і калькулюваня собівартості продукції, та їх інформаційне забезпечення приведений у табл.5.11. Формування цих показників здійснюється у різних аспектах і за різні періоди часу, а також з початку року наростаючим підсумком.

Створення автоматизованих робочих місць фахівців, що відповідають за облік затрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції, а також наявність баз даних, у яких нагромаджуються всі виробничі затрати та інші необхідні дані, дозволяє своєчасно і повно обробляти цю інформацію у потрібних аспектах і видавати її користувачам як на екрани ПЕОМ, так і на паперові носії.

Порядок формування даних розглянемо на прикладі розрахунків по виявленню фактичної собівартості випущеної готової продукції підприємством. Мета формування цих даних – первісне виявлення всіх фактичних затрат, щоб потім можна було розрахувати на їх основі фактичну собівартість продукції, порівнявши її з нормативно-плановою і визначити відхилення.

Для виконання цього завдання спочатку формують заключну машинограму розподілу усіх основних затрат на виробництво на підприємстві у цілому за звітний період. Для складання цієї машинограми використовують масиви: зведених затрат на виробництво SZATR (калькуляційні статті прямих затрат 1, 2, 3, 5, 6, 7 і 10), непрямих затрат на виробництво NEPZATR (калькуляційні статті непрямих затрат 4, 8, 9, 11, 12 і 13), послуг допоміжних цехів основному виробництву POSOSP, бібліотеки форм документів БУФ. Цю машинограму можна складати за різними формами – спрощеною (за рахунками бухгалтерського обліку) і розширеною (за кодами виробничих і калькуляційних затрат).

Заключна машинограма розподілу усіх основних затрат на виробництво за напрямками і калькуляційними статтями затрат на підприємстві у цілому за звітний період має показники: кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку по дебету і кредиту, коди виробничих затрат або виробів, економічних елементів і калькуляційних статей затрат, сума прямих затрат по статтях, коефіцієнт розподілу непрямих затрат і сума непрямих затрат по калькуляційних статтях (4, 8, 9, 11 і 12), зведена сума всіх затрат по кодах виробничих затрат, сума втрат від браку (стаття 13), загальна сума затрат на товарний випуск продукції по кодах виробничих затрат. Ця сума являється основою при формуванні масиву зведених затрат для розрахунків собівартості готової продукції SEBPROP. В його зміст включаються: коди виробничих затрат або виробів, економічних елементів і калькуляційних статей затрат, сума, яка підлягає розподілу по кожній статті.

Після додаткової обробки цієї машинограми (закриття рахунків бухгалтерського обліку допоміжних і обслуговуючих виробництв і господарств, загально виробничих і загальногосподарських та інших затрат) формуються остаточні суми по кожному елементу затрат, які і списуються в дебет синтетичного рахунку №40 “Готова продукція”.

Для складання машинограми собівартості готових виробів по калькуляційних статтях затрат у різних цінах за звітний період використовуються такі масиви: зведених затрат для розрахунків собівартості продукції SEBPROP, про здану готову продукцію цехами на склад POSGOTR, нормативно-планової (облікової минулого року тощо ) собівартості продукції NPSEBR (база даних загального призначення), бібліотеки форм документів БУФ, та інші (незавершене виробництво тощо). У машинограмі зазначається: код і назва готової продукції, коди економічних елементів і калькуляційних статей затрат, сума фактичних затрат. Кількість готових виробів, фактична собівартість одиниці продукції (цей показник визначається діленням суми затрат по кожній статті на кількість), нормативно-планова (або інша) собівартість одиниці продукції, відхилення фактичної собівартості одиниці продукції від нормативно-планової (або іншої) по кожній статті затрат, а також підсумок по кожному коду продукції сум вартості одиниці продукції: фактичної, нормативно-планової (або іншої) собівартості і відхилення. Машинограма використовується для аналізу собівартості виготовленої продукції у різних цінах, для заповнення деяких показників установленої звітності тощо.

Таким чином, облік затрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції зазначеним способом дозволяє виконувати його своєчасно і з малою трудомісткістю, а також проводити глибокий аналіз з метою пошуку резервів зниження фактичної собівартості продукції, яку випускає підприємство.

Табл.5.11

Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формуються у блоці 5 при автоматизації обліку затрат на виробництво і калькулюванні собівартості продукції та їх інформаційне забезпечення

1. Облік прямих затрат на основне виробництво в аналітичному розрізі по підприємству в цілому за звітний період

1.1 Формування даних про витрати на виробництво (дебет синтетичного рахунку №20 “Основне виробництво”)

1.1.1. Розподіл затрат матеріалів (комплектуючих виробів, палива тощо) за об’єктами обліку затрат (заказами, виробами тощо) і цехами – масив OPRASM і коефіцієнт непрямих витрат

ZMvch = SMvchjo + ( SMvchjo . KMc);

ZMvc = ZMvch.

1.1.2. Те ж, затрат заробітної плати – масив ZARSDLT і коефіцієнт непрямих витрат

ZZvch = SZvchqn + ( SZvchqn . KZc);

ZZvc = ZZvch.

1.1.3. Розрахунок нормативних і фактичних величин амортизації за об’єктами обліку затрат і цехами – масиви NALOS, NOROS, NORAMED, POSGOTP і відповідний коефіцієнт

KAc = Anvchb / AFvcb;

Zavch = Anvchb . KAc; Zavc = Zavch.

1.1.4. Узагальнення розподілених фактичних затрат матеріалів, заробітної плати і амортизації за об’єктами обліку затрат і цехами - масив ZATOSP

ZPvch = ZMvch + ZZvch + Zavch;

ZPvc = ZPvch.

1.1.5. Теж , по підприємству в цілому – масив ZATOSP

ZPvh = ZMvhc + ZZvhc + Zavhc;

ZPv = ZPvh.

1.2. Формування даних про незавершене виробництво у різних аспектах

1.2.1. Визначення прямих затрат про незавершене виробництво за об’єктами обліку і цехами – масиви OPEVIRI, OPEVBRI, TRUD, NMATERIA.

ZNvhci = ( DNcidl . SMvhcijl) +

+ ( DNcidl . SZvhcinl);

ZNvhcf = ( XNcfdl . SMvhcijl) +

+ ( XNcfdl . SZvhcfnl);

ZNvhc = Znvhci + ZNvhcf

1.2.2. Те ж, по підприємству в цілому – масиви (див. п. 1.2.1)

ZNvh = ZNvhci + ZNvhcf; ZNv = ZNvh.

2. Зведені дані обліку затрат на синтетичних рахунках

2.1. Формування зведених затрат на синтетичному рахунку №20 “Основне виробництво” (№23 “Допоміжне виробництво” та інші) за звітний період

2.1.1. Оборотів по об’єктах обліку затрат по підприємству в цілому – масив SZAIP

YZvh = ZMvhc + ZZvhc + ZAvhc + …+ ZNvhc +

+ ZBvhc + …+ ZRvhc; Yzv = YZvh.

3. Калькулювання фактичної собівартості окремих видів готової продукції

3.1. Формування даних про фактичні загальні затрати на виробництво за звітний період

3.1.1. Визначення фактичних загальних витрат на виробництво готових виробів на підприємстві в цілому – масив SEBPROP

WZvh = ( ZMvhc . KM) + ( ZZvhc . KZ) +

+ ( ZAvhc . KA) + ZOZvhc + ZOSvhc +…+

+ ZOPvhc + ZPRvhc; WZv = WZvh.

Та інші.

В зазначених формулах використані такі позначення: d – дата і номер документа; c – цех; l – технологічна операція виробничого процесу; o – операція руху (витрати на виробництво); j – код матеріальних цінностей; q – вид оплати; n – табельний номер робітника; b – інвентарний номер основних засобів; v – синтетичний рахунок; h – код виробничих затрат; i – код деталі; f – код виробу; ZV, ZZ, ZA – загальні витрати матеріальних цінностей, основної заробітної плати і амортизації на коди виробничих затрат; ZP – загальні витрати на виробництво; SM, SZ – прямі витрати на виробництво матеріальних цінностей і зарплату; KM, KZ, KA – відповідні коефіцієнти; ZN, ZB, ZR – витрати на незавершене виробництво, брак та інші витрати; DN, XN – кількість деталей і виробів; YZ – зведені витрати; WZ – узагальнені витрати на основне виробництво; ZOZ, ZOS, ZOV, ZPR – витрати загально виробничі, загальногосподарські, на утримання устаткування (без амортизації основного устаткування) і допоміжного виробництва, на інші потреби.