Структура делового письма, требования к его составлению и оформлению.

Типовая внутренняя структура делового письма:

Вступление Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо:

●заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Примеры заголовков делового письма: «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».

●обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В общении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.

●цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору …», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».

Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.

Заключение – вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.

Таким образом, вступление, основная часть и заключение - три основных составляющих в структуре делового письма.

СТБ 6.38-2004 стандартом установлено 32 реквизита:

1. Государственный герб РБ. Располагается на верхнем поле по центру. Диаметр 17 мм. Изображать герб на своих бланках имеют право только государственные организации. Гербовые бланки изготавливаются только организацией, имеющей лицензию на это. Гербовые бланки обязательно должны быть нумерные и подлежать обязательному учету.

2. Эмблема или товарный знак. Располагается ниже герба на рабочем поле под гербом или на левом не рабочем поле перед названием организации (при угловом оформлении до реквизитов). В частных организациях эмблема может располагаться вместо герба.

3. Код организации. Располагается в правом углу верхнего не рабочего поля.

4. Код документа. 5. Название вышестоящей организации. 6. Название организации

7. Название структурного подразделения. Пишется полностью согласно правовым документам. Если правовыми документами закреплено сокращенное название организации, то его можно указывать на бланке после полного названия в скобках.

8. Название документа. Пишется большими буквами. 9. Дата. Оформляется только цифровым способом (01.10.2010). 10. Регистрационный индекс. Всегда стоит на одной строке с датой. 11. Место издания. 12. Почтовый адрес. Оформл. согласно требован. оформления почтовых операций (ул.Советская,15 246000 г.Гомель, Гомельская область, Республика Беларусь).

13. Коммуникативные данные.Реквизит оформляется на бланке письма (тел (0232)445050).

14. Коммерческие данные. Указываются на бланке письма - р/с 000 в ф-ле № 300 АСБ «Беларусбанк». 15. Ссылка на входящий документ. Оформляется на бланке письма (на №_____от_____). 16. Реквизит утверждения. Оформляется с 5 таб. положения.

17. Адресат. Пишется с четвертого таб. положения. Ректору ГГМУ (полн.) Лызикову А.Н.

18. Резолюция. Письменное указание руководителя. Оформляется между адресатом и текстом на свободном месте.

19. Заголовок к тексту. Пишется с 0 таб. положения до 4 таб. Положения разрешается переносить слова, точка в конце заголовка не ставится. Если объем заголовка превышает более 5 строк, то заголовок продлевается до 6 таб. положения. Заголовок должен отражать краткое содержание текста. 20. Отметка об ограниченном доступе к документу. Пишется в правом верхнем углу вверху рабочего поля документа с 5 табулярного положения.

21. Текст. Делится на абзацы. Первая строка абзаца пишется с первого табулярного положения (12,5 мм.). вторая и последующая строка – с 0 табулярного положения.

22. Отметка о наличии приложения. Оформляется после текста с 0 табулярного положения.

23. Реквизит подписи. Состоит из 3-х элементов: должности, подписи и расшифровки подписи. 24. Гриф согласования. Оформляется с 0 табулярного положения.

25. Отметка о заверении копии. Верно:

Секретарь подпись А.Н.Иванова

26. Отметка об исполнителе. Оформ на бланке письма с 0 таб положения после реквизита подпись: Иванов 77 00 21