Подготовка к проведению общего собрания

Подготовка к проведению годового собрания требует тщательного планирования и соблюдения определенных требований.

1. Формирование повестки дня

Первый этап в ходе подготовки к проведению годового собрания - это формирование его повестки дня. Повестка дня предопределяет структуру годового общего собрания и содержит перечень всех вопросов, принятие решений по которым планируется на предстоящем собрании[51].

а) Кто может предлагать вопросы для включения в повестку дня

Акционеры (акционер), являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2% голосующих акций, имеют право предлагать вопросы для включения в повестку дня, в том числе выдвигать кандидатов для избрания в органы управления общества.

Акционер, подписавший предложение, признается лицом, представившим это предложение. Доля голосующих акций, принадлежащих акционеру, определяется на дату внесения предложения[52].

б) Как и когда должны представляться предложения о внесении вопросов в повестку дня

Акционеры должны вносить предложения в письменной форме[53]:

· по почте по адресу генерального директора (по адресу управляющего или постоянно действующего исполнительного органа управляющей организации). Такой адрес должен быть указан в едином государственном реестре юридических лиц, в уставе или в ином внутреннем документе общества. Датой внесения такого предложения является дата, указанная на оттиске почтового календарного штемпеля;

· путем вручения под роспись генеральному директору, председателю совета директоров, корпоративному секретарю общества или иному лицу, уполномоченному принимать письменную корреспонденцию, адресованную обществу. Датой внесения такого предложения является дата вручения;

· иным способом (например, по электронной почте или по факсу) в случае, если это предусмотрено уставом или иным внутренним документом общества. Дата внесения такого предложения определяется уставом или иным внутренним документом общества.

Предложения должны поступить в общество не позднее чем через 30 дней после окончания финансового года, если уставом общества не установлен более поздний срок[54].

в) Информация, которая должна быть включена в предложение

Акционеры (акционер), являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2% голосующих акций, имеют право предлагать любое число вопросов для включения в повестку дня. Каждое предложение должно содержать[55]:

· имена (наименования) акционеров (акционера), представивших предложение;

· количество и категорию (тип) принадлежащих им акций;

· формулировку предлагаемого вопроса (и также может содержать предлагаемую формулировку решения по каждому предлагаемому вопросу);

· подписи акционеров (акционера), представивших предложение.

В случае если предложение подписано представителем акционера, к нему должна прилагаться доверенность[56].

г) Информация, которая должна быть включена в предложение о выдвижении кандидатов

Акционеры (акционер), являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2% голосующих акций, имеют право выдвигать кандидатов:

· в совет директоров;

· на должность генерального директора и членов правления[57];

· в счетную комиссию;

· в ревизионную комиссию.

Число кандидатов, которое может быть предложено акционерами, ограничено количественным составом соответствующего органа, который предусмотрен уставом или внутренним документом общества[58].

Предложение о выдвижении кандидатов должно содержать следующую информацию[59]:

· имя каждого предлагаемого кандидата;

· наименование органа, для избрания в который предлагается каждый кандидат;

· имена (наименования) акционеров (акционера), представивших предложение;

· количество и категорию (тип) принадлежащих им акций;

· подписи акционеров (акционера), представивших предложение.

Уставом, внутренними положениями или иными внутренними документами общества может требоваться представление дополнительной информации.

Если предложение подписано представителем акционера, к нему должна прилагаться доверенность[60].

д) Рассмотрение предложений советом директоров

Совет директоров должен принять решение о включении или об отказе во включении предложенных вопросов в повестку дня в течение пяти дней после даты, до которой акционеры могут представлять предложения. Он может отказать во включении предложения только в том случае, если[61]:

· акционеры не представили предложение в течение срока, предусмотренного законодательством и уставом;

^· акционеры владеют менее чем 2% голосующих акций;

· ¹¹предложение не соответствует установленным законодательством требованиям в отношении внесения предложений;

· предложенный вопрос не отнесен к компетенции годового собрания;

· предложенный вопрос не соответствует требованиям Закона об АО или иных правовых актов Российской Федерации (например, если акционер предлагает объявить дивиденды, в то время как это может быть рекомендовано только советом директоров).

Совет директоров не может приводить иные основания для отказа во включении предложения в повестку дня общего собрания.

е) Уведомление акционеров об отказе во включении предложений в повестку дня

Совет директоров должен уведомлять акционеров о своем решении об отказе во включении предложений в повестку дня не позднее трех дней после принятия соответствующего решения[62]. Совет директоров должен предоставить таким акционерам решение с мотивировкой отказа. В законодательстве не содержится указаний в отношении того, каким образом следует уведомлять акционеров в этом случае. Рекомендуется, чтобы уведомление таким акционерам направлялось заказным письмом.

Акционеры, чьи предложения были отклонены или по предложениям которых не было принято решения в установленные сроки, имеют право обратиться в суд[63].

Закон об АО не требует, чтобы совет директоров уведомлял акционеров о своем решении о включении предложенных вопросов в повестку дня[64]. Предполагается, что об этом акционер узнает из полученной повестки дня.

2. Принимаемые решения

a) Решение о проведении годового собрания

Совет директоров должен принять решение о проведении годового собрания до начала подготовки к нему. В таком решении должны быть указаны: окончательная повестка дня; дата, место и время проведения собрания; адрес, по которому должны направляться заполненные бюллетени для голосования; порядок сообщения о проведении собрания и текст бюллетеня для голосования; перечень материалов для ознакомления и дата составления списка акционеров.

б) Дата проведения годового собрания

Общество должно провести свое годовое собрание в соответствии с периодом или датой, определенной уставом.

в) Место проведения годового собрания

Общество должно проводить годовое собрание по месту нахождения общества, если иное место проведения не установлено уставом или внутренним документом общества[65].

г) Утверждение повестки дня

Совет директоров должен утвердить окончательную повестку дня годового собрания. Повестка дня состоит из вопросов, которые:

· предложены акционерами и

· включены по инициативе совета директоров.

Совет директоров обязан включить в повестку дня все вопросы, которые были предложены акционерами и во включении которых не было отказано. Совет директоров не имеет права изменять формулировки вопросов, предложенных акционерами, и формулировки предлагаемых решений по таким вопросам[66]. После того как совет директоров утвердит окончательную повестку дня, она не может быть изменена.

Совет директоров имеет право включать[67]:

· дополнительные вопросы в повестку дня, помимо тех, которые требуются Законом об АО или предложены акционерами;

· дополнительных кандидатов для избрания в органы управления в случае, если акционеры не предлагают достаточного числа кандидатов. Целесообразно, чтобы совет директоров включал в списки кандидатов для избрания в органы управления достаточное число лиц.

д) Дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров

Дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании (далее — список акционеров), должна быть установлена советом директоров до проведения годового собрания. При этом такая дата не может быть установлена[68]:

· ранее даты принятия решения советом директоров о проведении годового собрания;

· более чем за 50 дней до проведения годового собрания;

· менее чем за 45 дней до проведения годового собрания, если до проведения собрания должны быть разосланы бюллетени для голосования.

3. Составление списка акционеров

Следующим этапом подготовки к проведению годового собрания является составление списка акционеров. Список акционеров основывается на данных реестра акционеров (по состоянию на дату составления такого списка)[69].

После того как совет директоров установит дату составления списка акционеров, генеральный директор должен поручить держателю реестра акционеров составить список акционеров[70]. Список акционеров составляется для того, чтобы совет директоров:

· определил, какие акционеры имеют право участвовать в годовом собрании;

· сообщил акционерам о проведении годового собрания;

· определил, какие акционеры имеют право получать объявленные дивиденды;

· предоставил акционерам возможность убедиться в том, что их права надлежащим образом зарегистрированы.

Только лица, включенные в список акционеров, имеют право участвовать в годовом собрании[71].

а) Номинальные держатели и список акционеров

Для обеспечения того, чтобы все акционеры были включены в список акционеров, номинальные держатели (например, брокеры, банки и инвестиционные фонды, которые управляют акциями от имени акционеров) должны предоставить обществу данные о владельцах акций общества, которых они представляют[72].

б) Данные, содержащиеся в списке акционеров

Список акционеров должен содержать информацию о каждом физическом и юридическом лице, в том числе[73]:

· имена или наименования таких лиц;

· данные, необходимые для идентификации лиц;

· данные о количестве и категории (типе) акций, по которым они обладают правом голоса;

· почтовый адрес в Российской Федерации.

в) Предоставление информации из списка акционеров

Здесь могут возникать две различные ситуации[74]:

· раскрытие информации крупным акционерам;

· проверка акционерами сведений о принадлежащих им акциях.

В первом случае список акционеров предоставляется акционерам, владеющим не менее чем 1% голосов. Однако информация о физических лицах, в том числе об их почтовых адресах, может сообщаться только с их согласия[75].

Во втором случае акционеры имеют право проверить правильность содержащейся в реестре информации о них и принадлежащих им акциях. В случае если лицо, запрашивающее информацию, не включено в список акционеров, общество должно выдать справку о том, что такое лицо не включено в список акционеров. Данная информация должна быть предоставлена в течение трех дней с момента запроса.

Изменения в список акционеров могут вноситься советом директоров после даты составления списка акционеров только с целью восстановления нарушенных прав лиц, не включенных в список акционеров, а также для исправления ошибок, допущенных при его составлении[76].

г) Обязанности акционеров в случае продажи ими акций после даты составления списка акционеров, но до проведения собрания

В случае продажи акций акционеры теряют право голоса. Это право автоматически переходит к новым собственникам. Однако список акционеров не обновляется после даты его составления. Это возлагает на продающего акционера обязанность обеспечить новому акционеру возможность голосовать на годовом собрании. Продающий акционер может выполнить эту обязанность двумя путями[77]:

· выдать доверенность на голосование приобретателю акций или

· участвовать в годовом собрании и голосовать в соответствии с указаниями приобретателя акций.

На практике эти две возможности могут быть реализованы только в том случае, если акционер знает:

· кто приобрел его акции. В Российской Федерации, как и в других странах мира, акции обычно продаются анонимно, через посредников, что лишает продавца возможности связаться с покупателем. Задача еще больше усложняется в том случае, если акции продаются нескольким акционерам или путем нескольких последовательных сделок;

· дату составления списка акционеров. На практике акционеров не уведомляют о дате составления списка акционеров до получения сообщения о проведении общего собрания. В этой связи продавцу сложно узнать, должен ли он принять соответствующие меры, чтобы предоставить новому акционеру право участвовать в годовом собрании.

Законодательство о ценных бумагах также регулирует этот вопрос. В частности, предусматривается, что в случае, если акционер продает свои акции после даты составления списка акционеров двум или более приобретателям, он должен 1) голосовать в соответствии с указаниями приобретателей и (или) 2) выдать доверенность на голосование каждому приобретателю, указав число акций, по которым разрешено голосовать приобретателю. При этом должны соблюдаться следующие условия[78]:

· если указания приобретателей совпадают, то их голоса суммируются;

· если указания приобретателей не совпадают, то продавец должен голосовать в соответствии с указаниями приобретателей тем количеством голосов, которое предоставляется акциями, принадлежащими каждому приобретателю;

· если приобретатели получают доверенности от продавца, то такие новые акционеры подлежат регистрации для участия в годовом собрании и им должны быть выданы новые бюллетени для голосования;

· если голосующие акции обращаются на иностранных рынках в форме депозитарных ценных бумаг, то голосование по таким акциям должно осуществляться в соответствии с указаниями владельцев депозитарных ценных бумаг.

4. Сообщение о проведении собрания

После завершения действий, включенным в список акционерам должно быть сообщено о проведении собрания[79]:

• не позднее чем за 20 дней до даты проведения годового собрания или

• не позднее чем за 30 дней до даты проведения годового собрания, если повестка дня включает вопрос о реорганизации общества.

а) Каким образом делается сообщение

Сообщение акционерам о проведении годового собрания должно быть[80]:

· направлено заказным письмом, если уставом общества не предусмотрен иной способ, или

· вручено под роспись, или

· опубликовано в доступном для всех акционеров печатном издании, если это предусмотрено уставом.

Общество может также уведомлять акционеров через телевидение, радио или иные средства, такие как Интернет[81]. Другие методы уведомления акционеров не могут заменять методы, предусмотренные Законом об АО или уставом.

б) Информация, которая должна содержаться в сообщении

Сообщение о проведении годового собрания должно содержать информацию, предусмотренную требованиями Закона об АО и ФКЦБ[82]. Кроме того, согласно рекомендациям Кодекса ФКЦБ сообщение должно содержать достаточно информации для того, чтобы акционеры могли принять решение об участии в собрании и о способе такого участия.

в) Информация и материалы для годового собрания

Законом об АО и законодательством о ценных бумагах установлен перечень информации и материалов, которые должны предоставляться акционерам для ознакомления при подготовке к проведению годового собрания[83].

г) Где и когда должны предоставляться материалы

Материалы к годовому собранию акционеров должны быть доступны для ознакомления в помещении исполнительного органа общества и иных местах, адреса которых указаны в сообщении о проведении общего собрания акционеров[84]:

· за 20 дней до проведения годового собрания или

· за 30 дней до проведения годового собрания, если повестка дня содержит вопрос о реорганизации общества.

Указанная информация также может предоставляться для ознакомления и других местах - в тех населенных пунктах, где акционеры общества преимущественно проживают (и адреса которых указаны в сообщении о проведении годового собрания акционеров)[85].

Включенный в список акционер имеет право получить копии материалов к годовому собранию. Общество может взимать плату с акционеров для покрытия фактических затрат на изготовление таких копий[86]. Копии должны быть предоставлены в течение пяти дней с даты запроса, если более короткий рок не предусмотрен уставом или внутренним документом общества[87].

д) Когда и каким образом бюллетени для голосования направляются акционерам

Закон об АО описывает ситуации, когда общество обязано использовать бюллетени для голосования и когда общество обязано их направлять акционерам.

Общества с числом акционеров — владельцев голосующих акций более 100 должны всегда использовать бюллетени для голосования[88]. Общества с меньшим числом акционеров могут использовать бюллетени для голосования, если это предусмотрено уставом.

Общество обязано направлять бюллетени для голосования, если число его акционеров - владельцев голосующих акций 1000 и более или если это предусмотрено уставом[89].

Бюллетени для голосования должны быть предоставлены всем лицам, включенным в список акционеров[90], не позднее чем за 20 дней до проведения годового собрания:

· заказным письмом, если уставом не предусмотрен иной способ направления, или

· вручены под роспись.

Уставом общества с числом акционеров - владельцев голосующих акций более 500 тысяч может быть предусмотрено опубликование бланков бюллетеней для голосования в печатном издании[91].

е) Информация, содержащаяся в бюллетенях для голосования

Бюллетени для голосования должны содержать определенную информацию[92].

ж) Номинальные держатели и уведомление акционеров

Сообщение о проведении годового собрания направляется по адресу номинального держателя, если в списке акционеров не указан почтовый адрес собственника акций.

В случае если сообщение о проведении годового собрания направлено номинальному держателю, последний обязан довести его до сведения собственника акций. Номинальный держатель должен сообщить об этом в порядке и в сроки, которые установлены правовыми актами Российской Федерации или договором с клиентом[93].

5. Предварительное утверждение годового отчета

Последним этапом подготовки к проведению годового собрания является предварительное утверждение годового отчета советом директоров не позднее, чем за 30 дней до даты проведения годового собрания[94]. Прежде чем годовой отчет может быть утвержден советом директоров, достоверность данных годового отчета должна быть подтверждена ревизионной комиссией[95]. Годовое собрание утверждает окончательный вариант годового отчета.