Основные требования к оформлению документов на поставку продукции. Модули корпоративных информационных систем, поддерживающие логистику снабжения.

Основные требования к оформлению документов на поставку продукции.

Основной документ, регламентирующий закупки – контракт. Любой контракт состоит из:

• Преамбула, в которой указывается:

1. полное наименование юр лиц или предпринимателей, заключающих контракт;

2. фамилии лиц, уполномоченных подписывать контракт;

3. основание, в силу которого данные лица уполномочены подписывать контракт.

• Существующие условия контракта, включающие:

1. предмет контракта (наименование, количество и краткое описание товара, базисные условия поставки INCOTERMS, спецификация в приложении);

2. Цена и общая сумма контракта (используются виды цен: твердая фиксированная цена , плавающая, скользящая – указываются цена и всевозможные скидки и надбавки).

3. Условия платежа (нал, безнал). Оговариваются: вид валюты, способ и порядок оплаты за товар, сроки и место платежа, перечень документов, представленный к оплате, возможные санкции при задержке платежей.

4. Сроки доставки

5. Транспортные условия контракта

6. Страхование

7. Срок действия контракта, форс-мажор, различные штрафные санкции, некоторые другие условия

Помимо контракта: уведомление об отгрузке – номер заказа и время поставки, акт приемки – передачи (акт приемки) – номер заказа, подтверждение получения поставки – внутренний документ, используется для информации, подразделения, что товар отгружен и находится на складе, сопроводительное письмо – для отправляющей фирмы, копия заказа, спецификация

на предприятии – покупателе должна быть книга регистрации товара, в которой по графам указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, перечень товаров,способ транспортировки

при международных закупках используется, как правило, 4 экземпляра заказа, бланки которых окрашены в различные цвета:

1й-белый – заказ на поставку, отправляется к поставщику.

2й – розовый – основание для оплаты счета, подтверждает передачу заказа и отправляется в финансовый отдел.

3й – голубой – отправляется в отдел снабжения, по этому экземпляру проверяется количество и качество поставленного товара, происходит сверка транспортных накладных.

4й – зеленый – хранится в архиве для контроля, используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций.

Модули корпоративных информационных систем, поддерживающие логистику снабжения

Ядром комплекса Галактика Business Suite является система Галактика ERP. Возможности системы дополняются и расширяются с помощью решений «Галактики» на плат-форме Галактика Ranet - Галактика Business Intelligence и Галактика Financial Management, которые представляют собой готовые продукты и могут быть легко адаптированы под потребности конкретного заказчика. Возможности системы Галактика ERP могут быть расширены и за счет создания заказчиком на платформе Галактика Ranet собственных компонент информационной системы предприятия, которые дополнят/заменят модули системы Галактика ERP. Концепция построения и развития системы Галактика ERP базируется на следующих принципах: •В системе реализована поддержка полного цикла управления (прогноз — планирование — контроль — анализ результатов — коррекция прогнозов и планов) для всех сфер деятельности предприятия.

Использование технологий интерактивной аналитической обработки данных (OLAP) позволяет раскрывать различные уровни аналитики.

•В функциональном, технологическом плане система соответствует современным концепциям управления: ERP (Enterprise Resource Planinng), MRP-II (Manafacturing Resource Planning), а также стандартам открытых систем. Поддержка сервис-ориентированной архитектуры (SOA) позволяет использовать систему Галактика ERP для построения B2B (бизнес-бизнес) ориентированных систем и web-ориентированных приложений. Архитектура web-сервисов открывает широчайшие возможности по интеграции Галактики ERP с продуктами сторонних производителей и построению глобальных распределенных систем.

•Используется модульный принцип построения - система представляет собой набор взаимосвязанных, но относительно независимых компонент, которые могут поставляться заказчику в любом удобном для него составе и порядке.

•Система обладает высокой степенью масштабируемости и гибкости, сохраняет эффективность и бесперебойность работы при увеличении количества пользователей.

•Параметры и возможности системы легко настраиваются на отраслевые и региональные особенности, специфику сферы деятельности предприятия.

Договоры и контракты являются важными юридическими документами, регулирующими взаимоотношения между субъектами хозяйствования и влияющими на их деятельность. Не нужно лишний раз доказывать необходимость тщательного составления договора, а затем точного исполнения обязательств. Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Все просто, если организация состоит из двух человек и есть только пара краткосрочных договоров. Но что делать, если у компании десятки и сотни постоянных клиентов, с каждым из которых заключены сложные долгосрочные контракты? Как скоординировать действия менеджеров всех служб предприятия и иметь возможность получения оперативной информации о состоянии любого из договоров? Как не запутаться в многочисленных изменениях и дополнениях договоров?

Модуль Управление договорами предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов. Он может использоваться для автоматизации договорной деятельности во многих отраслях промышленности, транспорта, торговли и т.д. Даже если работа предприятия реализована не по договорной схеме, «условный» договор по контрагенту может служить в качестве отправной точки при планировании хозяйственной деятельности в сфере закупок, поставок и платежей, для контроля их исполнения.

При этом упрощается решение следующих задач:

•Заключение договоров (конкретных и рамочных), связанных, в первую очередь, со снабжением и сбытом. Учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами.

•Конкретизация рамочных договоров путем периодического заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период.

Управление снабжением

Стандартные функции подразделения, отвечающего за закупки необходимых предприятию товаров и материалов, получение услуг, обычно предполагают: •ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков;

•отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение; •составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами;

•выбор конкретного поставщика и формирование заказа на поставку;

•регистрацию документов, на основании которых производится закупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма); •оформление доверенностей на получение; •распределение материальных ценностей по складам;

•контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено/не оплачено/ просрочено);

•получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.

Модуль Управление снабжением предназначен для ведения операций по работе с конкретными документами на приобретение: документами-основаниями, накладными, доверенностями. К отличительными особенностям использования модуля можно отнести следующие:

•использование в документах на закупку как товарных, так и нематериальных позиций (услуг);

•учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;

•наличие средств поддержки различных валют и международных закупок; регистрация грузовых таможенных деклараций и сведение баланса расчетов с таможенными органами;

учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной цены закупаемых материальных ценностей;

•учет возвратов по рекламации;

•автоматизированное распределение материальных ценностей по складам; •автоматическое формирование приходных складских ордеров по группе накладных; •формирование платежных документов на оплату по документам-основаниям и авизо по сопроводительным документам; •формирование доверенностей на получение материальных ценностей; •формирование документов-оснований по сопроводительным документам;

•отражение в Контуре бухгалтерского учета системы Галактика ERP всех операций по закупкам материальных ценностей и услуг с помощью механизма типовых хозяйственных операций;

•автоматизированное создание финансовых обязательств по документам-основаниям на закупку, используемых при формировании и ведении Платежного календаря предприятия.

В системе Галактика ERP функции по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок, выбору поставщика выполняются вне модуля Управление снабжением. В зависимости от состава используемых модулей системы и степени ее внедрения входные данные для модуля Управление снабжением могут формироваться разными способами:

•План закупок формируется в модуле Материально-техническое обеспечение Контура планирования и управления производством, на его основе создаются заявки поставщикам, а по ним — документы-основания на закупку.

•План закупок вводится непосредственно в модуле Управление снабжением, его выполнение контролируется путем автоматического расчета фактических поставок согласно введенным в систему документам.

•Документы-основания на закупку формируются автоматически на основании выполняемого в модуле Управление сбытом Контура логистики прогноза дефицитов.

•Поступающие заявки на закупку вводятся как документы-основания, находящиеся в состоянии «Оформляемый» и по мере необходимости переводятся в состояние «Исполняемый».

Для контроля взаиморасчетов с поставщиками служит модуль Поставщики, получатели Контура логистики.

Использование модуля Управление снабжением подразумевает формирование следующих отчетов: •отчеты о закупаемых матценностях и услугах в разрезе номенклатуры продукции/услуг, поставщиков, групп, партий, внешней классификации; •аналитические отчеты по закупкам;

•иерархические отчеты по исполнению групп документов-оснований; •отчет о платежах по группам документов-оснований;

•иерархические реестры документов-оснований и сопроводительных документов; •отчет о несоответствиях в документах на закупку.